Follow-up листи після комерційної пропозиції

Готові follow-up листи після комерційної пропозиції чи кошторису на 14 днів: п’ять листів, у кожного дві теми, день надсилання, правила зупинки й завдання в CRM, щоб кожен лист пішов вчасно. Плюс відповіді на заперечення, підсумок зустрічі, файл Word і безкоштовний трекер Excel, без реєстрації.

1. День 0: лист із комерційною пропозицією, підсумком і одним наступним кроком

Надсилайте разом із КП

Перед надсиланням

  • Обсяг робіт погоджено на дзвінку чи під час візиту.
  • У пропозиції є ціна, що входить у роботу, дата початку й термін дії.
  • Ви знаєте, хто ухвалює рішення і коли клієнт хоче вирішити.

ТемаКомерційна пропозиція щодо проєкту і наступний крок

АбоПропозиція від вашої компанії: головний результат з дати початку

ЛистДобрий день, ім’я!

Дякую, що знайшли час у день. Комерційна пропозиція щодо проєкту у вкладенні.

Коротко: що входить, початок дата початку, вартість ціна. Ціна діє до дати закінчення.

Наступний крок — 15-хвилинний дзвінок, щоб разом пройтися пропозицією і відповісти на ваші запитання. Вам зручно день о час або день о час? Якщо особа, що ухвалює рішення захоче приєднатися, будемо раді.

З повагою,
ваше ім’я
телефон

ПорадаПишіть наступний крок у самому листі й пропонуйте два конкретні варіанти часу. Саме пропозиція без наступної дати зависає без відповіді.

Завдання в CRM, пов’язане з угодою

ПолеЩо ввести
Назва завданняНадіслати КП: угода
Виконавець, дедлайнВідповідальний за угоду, 1 робочий день після дзвінка чи візиту
Після виконанняПідсумок статусу: надіслано дата, сума, діє до дата. Створіть завдання на день 2.

Для невеликих команд продажів і підтримки

Кожне нагадування після КП — з відповідальним і вчасно.

У CRMsoftware.pro кожна пропозиція — це угода з відповідальним, а кожне нагадування — завдання з виконавцем, дедлайном і пов’язаною угодою. Листи ви надсилаєте зі своєї пошти.

  • Угоди на Kanban-дошці із завданнями, пов’язаними з кожною угодою
  • Комерційні пропозиції, електронний підпис і посилання для оплати, щоб закрити угоду
  • Безкоштовний тариф з 1 воронкою й базовими завданнями. Комерційні пропозиції та електронний підпис з тарифу Launch, 19 $ на місяць при оплаті за рік

Безкоштовний тариф: 3 користувачі, без кредитної картки.

Заповнений приклад

Одна пропозиція, два нагадування, підпис на 13-й день

Вигадана клінінгова компанія Brightway Office Cleaning готує кошторис на нічне прибирання двох стоматологічних клінік і веде цю послідовність follow-up листів. Клієнтка відповідає на лист дня 5 двома запереченнями, далі відбувається дзвінок, і угоду підписують через 13 днів після КП. Листи дня 9 і дня 14 не знадобилися.

Brightway Office CleaningВигадана компанія та клієнтка
КлієнткаДобрий день, нам потрібен кошторис на нічне прибирання двох наших стоматологічних клінік, загалом близько 6 500 кв. футів.
AI-агентДякуємо, Елено. Кім із нашої команди сьогодні напише вам на email, щоб домовитися про огляд обох клінік.
Огляд 21 вересня · КП надіслано 22 вересня
Кім, продажіДень 0, вт, 22 вересня: Дякую, що показали обидві клініки. Комерційна пропозиція у вкладенні: 5 ночей на тиждень з 2 листопада, 2 150 $ на місяць, діє до 22 жовтня. Вам зручно поговорити 15 хвилин у четвер о 10:00 чи в п’ятницю о 14:00?
Кім, продажіДень 2, чт, 24 вересня: Добрий день, Елено! Хочу переконатися, що пропозиція до вас дійшла. Може, знайдемо 15 хвилин у п’ятницю о 14:00 чи в понеділок о 10:00?
Кім, продажіДень 5, пн, 28 вересня (з неділі перенесено на понеділок): Надсилаю чекліст на одну сторінку, яким ми користуємося для стоматологічних клінік. Якщо якась частина пропозиції вам не підходить, скажіть, яка саме.
КлієнткаДякую, це корисно. Але це більше за наш бюджет, а все, що понад 2 000 $ на місяць, має погодити доктор Пател.
Кім, продажіРозумію. Є такий варіант: 5 ночей в основній клініці й 3 у меншій, за 1 890 $ на місяць. Можемо поговорити 20 хвилин із доктором Пателом у середу о 12:30?
КлієнткаСереда, 12:30, підходить нам обом.
Кім, продажіПідсумок, ср, 30 вересня: Як домовилися, 5 ночей в основній клініці й 3 у другій, 1 890 $ на місяць з 2 листопада. Оновлена пропозиція у вкладенні для електронного підпису. Доктор Пател ухвалює рішення до п’ятниці, 9 жовтня.
КлієнткаПн, 5 жовтня: Підписано. До зустрічі 2 листопада.

Угода в CRM на 5 жовтня

УгодаНічне прибирання · Harbor Dental
Основний контактЕлена Руїс, менеджерка клініки
ВідповідальнийКім
КП надісланоВт, 22 вересня, 2 150 $ на місяць
Відповідь післяЛиста дня 5: ціна, хто вирішує
Фінальна сума22 680 $ на рік (1 890 $ на місяць)
СтатусВиграно 5 жовтня, 13-й день

Завдання-нагадування

ДедлайнЗавданняРезультат
Чт, 24 вересняДень 2, нагадуванняНадіслано, відповіді немає
Пн, 28 вересняДень 5, корисний листНадіслано, відповідь того ж дня
Пн, 28 вересняВідповісти на запереченняДзвінок призначено
Ср, 30 вересняНадіслати підсумок зустрічіНадіслано, нова КП
Пт, 9 жовтняПеревірити рішенняПідписано 5 жовтня

Навіщо нагадувати

Чому коротка послідовність працює: відповідають швидко або після нагадування

Мовчання після комерційної пропозиції рідко означає рішення. У дослідженні користувачів Yahoo Mail, які регулярно листуються між собою (2 мільйони людей і 187 мільйонів листів), понад 90% відповідей надійшли протягом доби після отримання листа, а половина — протягом 47 хвилин1. Якщо клієнт не відповів за два дні, пропозиція, найімовірніше, загубилася у вхідних, і коротке нагадування поверне її нагору.

Нагадування також приносять велику частку відповідей. За даними Belkins за 2025 рік про 7,5 мільйона холодних B2B-листів, кроки з 2-го по 6-й кожної послідовності дали 58,6% усіх відповідей, а практичний діапазон, за висновком дослідження, становить від 3 до 5 кроків2. Клієнт сам попросив пропозицію, тож чотири короткі нагадування за 14 днів — це наполегливість, а не тиск, якщо в кожного листа є своє завдання, а послідовність зупиняється після першої відповіді.

Найважче — не забути про наступний лист. Тому до кожного листа тут є завдання в CRM, відповідальний і дедлайн.

90%+

відповідей на листи надійшли протягом доби

58,6%

відповідей на холодні B2B-листи дали нагадування

4

нагадування за 14 днів, у кожного відповідальний і дедлайн

Графік листів

Скільки нагадувань надсилати і коли

П’ять листів за 14 днів: комерційна пропозиція й чотири нагадування, у кожного своє завдання. Рахуйте дні від дати КП; якщо день припадає на вихідний, лист переноситься на понеділок. Відповіді на заперечення й підсумок зустрічі надсилайте тоді, коли вони потрібні.

ДеньЛистЙого завданняЗупинити чи змінити, якщо
День 0КП надісланоКоротко викласти пропозицію й попросити 15-хвилинний дзвінокКлієнт призначив дзвінок: після нього надішліть підсумок
День 2Коротке нагадуванняПереконатися, що КП дійшла, і знову запропонувати дзвінокБудь-яка відповідь, призначений дзвінок чи «ні»
День 5Корисний листНадіслати одну річ, яка допоможе вирішитиБудь-яка відповідь, призначений дзвінок чи «ні»
День 9Немає відповідіЗапропонувати чотири прості відповіді, зокрема «ні»Будь-яка відповідь, зокрема «не зараз»
День 14Завершальний листВвічливо завершити й залишити двері відчиненимиНемає відповіді 3 робочі дні: «Програно»

Чому зупинятися після чотирьох нагадувань? Більше листів додають тиску, але рідко дають нову інформацію. У даних Belkins про холодні листи практичний діапазон становив від 3 до 5 кроків2, а ваш клієнт вас уже знає. Після дня 14 закрийте угоду або, якщо клієнт вам добре підходить, заплануйте одне нагадування через 3–6 місяців.

Правила зупинки

Коли зупинити послідовність і що робити замість цього

Заплановані листи потрібні лише тоді, коли клієнт мовчить. Щойно клієнт хоч якось відреагував, зупиніть послідовність і ведіть звичайну розмову. Закрийте відкрите завдання з підсумком статусу, щоб в угоді було видно, що сталося.

Клієнт відповідає запитанням

Зупиніть заплановані листи. Відповідайте протягом одного робочого дня й завершуйте одним наступним кроком. Замініть відкрите завдання завданням на цей крок.

Клієнт призначає дзвінок

Позначте завдання-нагадування виконаним і створіть завдання на надсилання підсумку зустрічі в день дзвінка. Додайте пропозицію до запрошення в календарі.

Клієнт каже «не зараз»

Запитайте, що має статися спочатку і коли повернутися до розмови. Створіть завдання на цю дату. Угода залишається відкритою.

ВідповідьДякую, що повідомили. Нагадати про себе дата?

Клієнт відмовляє

Подякуйте, поставте одне запитання про причину й закрийте угоду як «Програно» з причиною в нотатках. Ніколи не сперечайтеся.

ВідповідьДякую, що повідомили. Можна запитати, що стало вирішальним? Це допоможе нам стати кращими, і, сподіваюся, колись ми ще попрацюємо разом.

Автовідповідь про відсутність

Це не відповідь. Перенесіть відкрите завдання на наступний день після повернення людини й продовжуйте звідти.

Відповідає інша людина

Додайте нову людину до угоди як контакт, надішліть їй пропозицію з коротким вступом у два рядки й почніть знову з дня 2.

Ніколи не вигадуйте дедлайнів, не додавайте клієнта до розсилки лише тому, що він не відповів, і не пишіть «просто нагадую про себе», якщо не маєте нічого нового.

Трекер Excel

Що є в трекері нагадувань Excel

Три аркуші: «Нагадування» з одним рядком на пропозицію, «Підсумок» із загальними цифрами та «Списки» з відповідальними, значеннями випадних списків і графіком листів. Стовпці з позначкою «Авто» заповнюються самі.

СтовпецьЩо в ньому
Угода, контакт, відповідальний, сумаОдин рядок на пропозицію. Відповідального вибирайте зі списку.
КП надісланоДата, коли ви надіслали пропозицію. Вводиться один раз.
День 2, 5, 9 і 14: термін АвтоДата КП плюс 2, 5, 9 і 14 днів. Дати на вихідних переносяться на понеділок.
НадісланоДата, коли ви надіслали кожне нагадування.
Дата відповіді й відповідь«Відповіли», «Дзвінок призначено», «Не зараз» або «Відмовили». Будь-яка відповідь зупиняє заплановані листи.
Відповідь після АвтоОстанній лист, надісланий перед відповіддю.
Результат і наступна дія«Відкрито», «Виграно» або «Програно» і що відбувається далі.
Наступний лист і термін наступного АвтоНаступне нагадування, яке треба надіслати, і його дата.
Статус Авто«Прострочено», «На сьогодні», «За планом», «Зупинено» (клієнт відповів) або «Готово» (виграно, програно або всі листи надіслано).

У зразку є угода з прикладу й ще 7 пропозицій: 3 відповіді, 1 виграна, 2 програні, а в будній день 1 нагадування на сьогодні й 1 прострочене. Аркуш «Підсумок» показує відкриті угоди, відповіді, виграні й програні угоди, прострочені нагадування, відповіді за листами та підсумки за кожним відповідальним. Файл відкривається в Excel, LibreOffice і Google Таблицях (Файл, потім Імпорт).

Як налаштувати

Налаштуйте нагадування після КП за 5 кроків

  1. 1

    Підготуйте свої версії один раз

    Заповніть дужки й збережіть кожен лист як чернетку чи шаблон у своїй пошті.

  2. 2

    Один відповідальний на пропозицію

    Хто надіслав КП, той надсилає й усі нагадування. На час відсутності його підміняє призначений колега.

  3. 3

    Одне завдання за раз

    Надішліть лист, позначте завдання виконаним, запишіть, що сталося, і створіть наступне.

  4. 4

    Зупиніться після першої відповіді

    Відповідь, призначений дзвінок чи «ні» завершують заплановані листи.

  5. 5

    Зафіксуйте результат

    «Виграно» чи «Програно» в той день, коли це стало відомо, з причиною.

Налаштування в CRMsoftware.pro

  1. Відкрийте «Угоди» в меню зліва. Відкрийте угоду або натисніть «Нова угода» й заповніть назву, суму, етап, очікувану дату закриття, основний контакт і поле «Відповідальний».
  2. На тарифі Launch підготуйте ціну кнопкою «Нова пропозиція» в розділі «Комерційні пропозиції», прив’яжіть її до угоди й заповніть поле «Дійсно до». Коли надішлете її листом, змініть «Статус» на «Надіслано».
  3. Відкрийте «Задачі» в меню зліва й натисніть «Нове завдання». Заповніть поле «Назва завдання», виберіть людину в полі «Виконавець», укажіть «Дедлайн» і виберіть угоду в полі «Пов’язана угода». На сторінці угоди завдання з’явиться в розділі «Пов’язані завдання».
  4. Надішліть лист зі своєї пошти. Потім запишіть, що сталося, у полі «Підсумок статусу» завдання, натисніть «Позначити виконаним» і створіть наступне завдання.
  5. Щоранку відкривайте «Мої задачі» і насамперед розбирайте «На сьогодні» та «Прострочені».
  6. Коли клієнт погоджується, скористайтеся кнопкою «Надіслати на підпис» на сторінці угоди та «Створити посилання для оплати» в рахунку. Потім змініть «Статус» угоди на «Виграно» або на «Програно» з причиною в полі «Нотатки».

CRMsoftware.pro не надсилає ці листи за вас: ви надсилаєте їх зі своєї пошти, а завдання стежать за термінами. Угоди з 1 воронкою й базові завдання безкоштовні. Комерційні пропозиції, рахунки, електронний підпис і посилання для оплати є з тарифу Launch, 19 $ на місяць при оплаті за рік.

Щотижневий перегляд нагадувань, 10 хвилин

  • У кожної відкритої пропозиції є одне відкрите завдання-нагадування.
  • Прострочені завдання: надішліть сьогодні або перенесіть дату з причиною.
  • Немає відповіді через 3 робочі дні після дня 14: закрийте угоду як «Програно».
  • У зупинених угод є наступна дія і дата.
  • У закритих угод є результат і причина.

Питання й відповіді

Питання про follow-up листи після комерційної пропозиції

Що таке follow-up листи після комерційної пропозиції?

Це заздалегідь спланована послідовність листів, які ви надсилаєте після комерційної пропозиції, кошторису чи зустрічі, доки клієнт не відповість. У цій послідовності їх п’ять: на день 0, 2, 5, 9 і 14, і її зупиняє будь-яка відповідь, призначений дзвінок чи «ні».

Скільки нагадувань надсилати після комерційної пропозиції?

Чотири після листа з КП, приблизно за два тижні, і останнє з них — завершальний лист. У великому дослідженні холодних листів нагадування дали 58,6% усіх відповідей, а практичний діапазон становив від 3 до 5 кроків2.

Скільки чекати, перш ніж нагадати про пропозицію?

Два дні до першого нагадування, потім 5, 9 і 14 днів після КП. У дослідженні Yahoo Mail понад 90% відповідей надійшли протягом доби після листа1, тож два дні тиші зазвичай означають, що лист загубився, а не що вам відмовили. Якщо день припадає на вихідний, надсилайте в понеділок.

Що написати в листі, якщо клієнт не відповідає?

Дайте клієнту простий спосіб відповісти. Лист дня 9 пропонує чотири пронумеровані варіанти: досі цікаво, потрібні зміни, не зараз або ні. Достатньо відповіді в одне слово.

Як написати нагадування про кошторис?

Назвіть кошторис і проєкт, повторіть ціну й термін дії та попросіть про один наступний крок, наприклад 15-хвилинний дзвінок в один із двох запропонованих часів. Відповідайте в тому самому ланцюжку листів, щоб кошторис знову був у листі.

Що таке завершальний лист?

Це останній лист послідовності: ви поки закриваєте пропозицію, пояснюєте клієнту, як відновити розмову, і дякуєте, без докорів і знижок в останню хвилину. Якщо відповіді немає протягом 3 робочих днів, угода отримує статус «Програно» з причиною «Немає відповіді».

Чи правда, що 80% продажів потребують п’яти нагадувань?

Ми не знайшли дослідження, яке б це підтверджувало. SMEI, асоціація фахівців із продажів, якій зазвичай приписують цю цифру, пише, що вона походить з опитування 1942 року в її відділенні на Лонг-Айленді, де було менше ніж 40 членів3. Краще відстежуйте власні відповіді: трекер Excel показує, після якого листа надійшла кожна відповідь.

Чи може CRMsoftware.pro надсилати ці нагадування автоматично?

Ні. Кожен лист ви надсилаєте самі зі своєї пошти. CRMsoftware.pro стежить за термінами: кожне нагадування — це завдання з виконавцем, дедлайном і пов’язаною угодою, а в «Мої задачі» видно, що на сьогодні, а що прострочено.

Як відстежувати нагадування після КП у CRMsoftware.pro?

Створіть завдання в розділі «Задачі» з назвою та полями «Виконавець», «Дедлайн» і «Пов’язана угода». Коли надішлете лист, запишіть результат у «Підсумок статусу», позначте завдання виконаним і створіть наступне. Угоди й базові завдання безкоштовні; комерційні пропозиції, електронний підпис і посилання для оплати є з тарифу Launch.

Схожі шаблони

Безкоштовні інструменти

Джерела

  1. Час відповіді в дослідженні користувачів Yahoo Mail, конференція WWW 2015: Farshad Kooti, Luca Maria Aiello, Mihajlo Grbovic, Kristina Lerman and Amin Mantrach, Evolution of Conversations in the Age of Email Overload
  2. Дані про нагадування з 7 530 489 холодних B2B-листів, надісланих у 2025 році, оновлено 26 червня 2026: Belkins, Sales Follow-Up Statistics in B2B (2026 Study)
  3. Походження статистики «80% продажів», 4 серпня 2021: SMEI, Sales Statistics: How many calls to close a sale?
  4. Тарифи, ціни та функції, перевірено 7 жовтня 2026: Ціни CRMsoftware.pro

Дайте кожній пропозиції відповідального й наступну дату.

Почніть безкоштовно з 3 користувачами, 1 воронкою й базовими завданнями. Тариф Launch (19 $ на місяць при оплаті за рік, 8 користувачів) додає комерційні пропозиції, рахунки, електронний підпис і посилання для оплати. Growth на 20 користувачів додає необмежену кількість воронок, а Scale розрахований на 50 користувачів.