Скрипт обробки заявок на бронювання для готелів, заходів, турів і чартерів яхт
Скрипт обробки заявок на бронювання для чату, WhatsApp і телефону з обов’язковими питаннями для проживання в готелі, майданчика для заходів, туру й чартеру яхти. Він охоплює зайняті дати, неповні дані та зміну мови. Ваш AI збирає заявку, а наявність і ціну підтверджує людина. Безкоштовні файли Word і Excel.
Автор Anatolii Ulitovskyi 
Факти перевірив RH Fardin Оновлено 1. Проживання в готелі: номери для гостей, пар і сімей
Для одного гостя, пари чи сім’ї, до 4 номерів. Ставте одне питання в повідомленні й пропускайте все, що гість уже сказав.
Обов’язкові поля, у такому порядку
- Дати заїзду й виїзду
- Дорослі й діти та вік дітей
- Кількість і тип номерів
- Бюджет за ніч, діапазоном
- Особливі побажання
- Ім’я та email або телефон
1.1Дати й ночі
НавіщоЦіни й наявність різні для кожної ночі.
Якщо кажуть «десь у травні»Запропонуйте два варіанти, наприклад з п’ятниці, 7, по неділю, 9 травня або з п’ятниці, 14, по неділю, 16 травня.
ЗапитайтеНа які дати ви плануєте заїзд і виїзд?
1.2Дорослі, діти та вік
НавіщоВід віку залежать ліжка, а часто й ціна.
Якщо кажуть «ми сім’єю»Запитайте кількість людей, а не загальне слово.
ЗапитайтеСкільки буде дорослих і скільки дітей? Скільки років дітям?
1.3Номери й тип номера
НавіщоВаріант обирає гість. Підтверджує його людина.
Якщо питають, що у вас єНазвіть 2 або 3 типи номерів із початковими цінами. Ніколи не називайте загальну суму.
ЗапитайтеВам більше підходить тип номера А чи тип номера Б? Ціни від ціна за ніч.
1.4Бюджет за ніч
НавіщоНа відкрите питання про бюджет відповідають небагато гостей, а діапазон обирає більшість.
Якщо не хочуть казатиНапишіть «не вказано» і продовжуйте.
ЗапитайтеВаш бюджет за ніч — до 150 $, 150–250 $ чи понад 250 $?
1.5Особливі побажання
НавіщоОдне відкрите питання виявляє все важливе.
Якщо просять ранній заїздЗапишіть це як побажання. Відповідає на нього людина.
ЗапитайтеЧи є щось, що нам варто знати: потреби щодо доступності, дитяче ліжечко, паркування чи пізній заїзд?
1.6Контакти
НавіщоБез контакту немає пропозиції.
Якщо вагаютьсяСкажіть, що пропозиція прийде на email або телефоном, і дайте гостю вибрати.
ЗапитайтеНа який email або номер телефону вам краще надіслати пропозицію? Її підготує ім’я.
ЗавершенняДякуємо, ім’я. Ваша заявка: з дата заїзду по дата виїзду, дорослих: кількість, дітей: кількість, тип номера, бюджет близько бюджет за ніч. Це заявка, а не бронювання. Ім’я перевірить наявність і надішле пропозицію до час.
Нотатка передачіЗаявка на проживання для менеджер. Статус: заявка, не підтверджено. Дати: з дата заїзду по дата виїзду, ночей: кількість. Гості: дорослих кількість, дітей кількість (вік: вік). Номер: кількість × тип номера. Бюджет: діапазон за ніч. Побажання: побажання. Бракує: поля або нічого. Мова: мова. Контакт: email або телефон.
ПорадаНіколи не пишіть, що номер вільний чи заброньований. Бізнес відповідає за те, що його чат-бот каже клієнтам1.
2. Групи й заходи: весілля, ділові зустрічі та блоки номерів
Для весіль, вечірок, ділових зустрічей, ретритів і проживання від 10 номерів.
Обов’язкові поля, у такому порядку
- Тип заходу, дата й запасна дата
- Гості, а також номери на ніч, якщо вони залишаються
- Час і розсадка
- Харчування, напої й додаткові послуги
- Бюджет загалом або на особу
- Хто вирішує і до якого терміну
- Ім’я, компанія та email або телефон
2.1Захід і дата
НавіщоМайданчики продають дати. Запасна дата — це другий шанс.
Якщо дата ще не визначенаЗапитайте місяць і бажаний день тижня.
ЗапитайтеЩо ви плануєте і на яку дату? Чи є запасна дата?
2.2Гості й номери
НавіщоВід кількості гостей залежить зал. Гості з ночівлею додають блок номерів.
Якщо кажуть «60–80»Запишіть обидва числа. Команда планує на більше.
ЗапитайтеСкільки гостей ви очікуєте і чи залишиться хтось на ніч? Приблизно скільки номерів на ніч?
2.3Час і розсадка
НавіщоБанкету на 80 гостей потрібен інший зал, ніж фуршету на 80.
Якщо не впевненіЗапропонуйте 2 формати, які у вас замовляють найчастіше.
ЗапитайтеО котрій початок і завершення? Як ви це бачите: банкет за столами, фуршет чи стільці рядами?
2.4Харчування, напої й додаткові послуги
НавіщоКейтеринг сильно змінює ціну.
Якщо привозять свій кейтерингЗапишіть це. Вирішує команда із заходів.
ЗапитайтеНам подбати про харчування й напої? Чи потрібно ще щось, наприклад екран чи мікрофони?
2.5Бюджет
НавіщоОдин діапазон — це одна пропозиція замість трьох.
Якщо не хочуть казатиСпершу назвіть свій діапазон: «Такі заходи зазвичай коштують діапазон. Це близько до ваших очікувань?»
ЗапитайтеВи орієнтуєтеся на загальний бюджет чи на суму на особу? Достатньо приблизного діапазону.
2.6Рішення й терміни
НавіщоТой, хто пише, часто не той, хто підписує.
Якщо вирішує хтось іншийЗапитайте, чи надіслати пропозицію і цій людині.
ЗапитайтеХто ще бере участь у рішенні і до якого числа вам треба обрати майданчик?
ЗавершенняДякуємо, ім’я. Ваша заявка: захід, дата, запасна дата дата, гостей: кількість, розсадка, бюджет діапазон. Це заявка, і дата ще не закріплена за вами. Ім’я, наш менеджер із заходів, надішле інформацію про наявність і першу пропозицію до час. Який email або номер телефону для вас найзручніший?
Запропонуйте оглядХочете спершу подивитися зал? Оберіть зручний час тут: посилання для запису. Вас зустріне ім’я.
Нотатка передачіЗаявка на захід для менеджер. Статус: заявка, не підтверджено. Захід: тип, дата, запасна дата дата. Гості: кількість. Номери: кількість на ніч, ночей: кількість. Час і розсадка: час, розсадка. Харчування й додатково: деталі. Бюджет: діапазон. Вирішує: хто, до дата. Бракує: поля або нічого. Мова: мова. Контакт: дані.
3. Тур або активність: одноденні тури, морські прогулянки й заняття
Для турів, морських прогулянок і занять із фіксованим часом початку. Тут важливі вік, трансфер і безпека, а не номери.
Обов’язкові поля, у такому порядку
- Тур, дата й час початку
- Кількість людей і вік дітей
- Трансфер або місце зустрічі
- Груповий чи приватний
- Нотатки щодо безпеки
- Ім’я та мобільний номер на день туру
3.1Тур, дата й час
НавіщоТури стартують у фіксований час, і місць обмаль.
Якщо кажуть «цими вихідними»Уточніть повну дату: «У суботу, 10 жовтня, о 10:00 чи о 16:00?»
ЗапитайтеЯкий тур вас цікавить і на яку дату? Ми стартуємо о час.
3.2Учасники й вік
НавіщоУ багатьох активностей є мінімальний вік або дитяча ціна.
Якщо дитина молодша за ваш мінімальний вікСкажіть про це й запропонуйте тур для будь-якого віку: інший тур.
ЗапитайтеСкільки людей буде і скільки років дітям, якщо вони є?
3.3Трансфер або місце зустрічі
НавіщоБез цього гід дзвонить уранці в день туру, і старт затримується.
Якщо гості ще не знають свого готелюНазвіть місце зустрічі, а назву готелю попросіть пізніше.
ЗапитайтеЗвідки вас забрати? Також можна зустрітися з нами тут: місце зустрічі.
3.4Груповий чи приватний
НавіщоДля турів це і є питання про бюджет.
Якщо питають цінуНазвіть ціну групового туру на особу. Приватні тури прораховує команда.
ЗапитайтеВи хочете приєднатися до групи чи вам потрібен приватний тур лише для вашої компанії?
3.5Нотатки щодо безпеки
НавіщоОбмежена рухливість, алергії чи невміння плавати визначають, який тур безпечний.
Якщо згадують про стан здоров’яНе давайте порад. Запишіть це, а рішення ухвалить менеджер.
ЗапитайтеЧи має гід щось знати, наприклад про обмежену рухливість, алергії чи когось, хто не вміє плавати?
3.6Мобільний номер
НавіщоУ день туру плани швидко змінюються.
Якщо дають лише emailПопросіть номер ще раз, а потім погодьтеся на email.
ЗапитайтеЗа яким мобільним номером гід зможе зв’язатися з вами під час туру? Можна WhatsApp.
ЗавершенняДякуємо, ім’я. Ваша заявка: тур, дата, о час, дорослих: кількість, дітей: кількість (вік: вік), трансфер: місце. Це заявка, а не підтверджене місце. Ім’я підтвердить місця й ціну до час.
Тур сьогодні або завтраЯкщо тур уже так скоро, зателефонуйте, будь ласка, за номером телефон. Вашу заявку також передано менеджеру ім’я.
Нотатка передачіЗаявка на тур для менеджер. Статус: заявка, не підтверджено. Терміново: так або ні. Тур: тур, груповий або приватний, дата, час. Учасники: дорослих кількість, дітей кількість (вік: вік). Трансфер: місце. Безпека: нотатки або немає. Бракує: поля або нічого. Мова: мова. Мобільний: номер.
4. Чартер яхти: на день чи тиждень, з екіпажем або без
Для чартерів на день чи тиждень, з екіпажем або без екіпажу. Для чартеру потрібні порт, кількість гостей на борту і те, хто керуватиме яхтою.
Обов’язкові поля, у такому порядку
- Дати, на день чи з ночівлею
- Порт відправлення, а також порт прибуття, якщо маршрут в один бік
- Гості на борту: дорослі й діти
- З екіпажем чи без, і посвідчення шкіпера
- Яхта або тип
- Бюджет на вартість чартеру
- Ім’я та email або телефон
4.1Дати й тип чартеру
НавіщоТижневі чартери часто тривають із суботи по суботу. На денні чартери інші ціни.
Якщо хочуть коротший тижденьЗапишіть це. Вирішує менеджер із чартерів.
ЗапитайтеЯкі дати ви розглядаєте? Це прогулянка на день чи ви залишатиметеся на борту на ніч?
4.2Порти
НавіщоМаршрут в один бік означає, що яхта має повернутися, а це може змінити ціну.
Якщо називають порт, з яким ви не працюєтеЗапропонуйте ваш найближчий порт: порт.
ЗапитайтеВи хочете почати й завершити в домашній порт чи фінішувати деінде?
4.3Гості на борту
НавіщоУ кожної яхти є сертифікований ліміт гостей, часто нижчий для ночівлі.
Якщо група більша за лімітНічого не обіцяйте. Запропонуйте дві яхти або денний чартер, і нехай людина перевірить.
ЗапитайтеСкільки гостей буде на борту і скільки з них дітей?
4.4З екіпажем чи без
НавіщоБез екіпажу гості керують яхтою самі, тож спершу перевіряють шкіпера.
Якщо обирають чартер без екіпажуПопросіть посвідчення шкіпера й розпитайте про досвід. Вирішує менеджер із чартерів.
ЗапитайтеВам потрібен чартер з екіпажем, тобто зі шкіпером і командою, чи без екіпажу, коли ваша група керує яхтою сама?
4.5Яхта або тип
НавіщоДля першої пропозиції достатньо назви яхти або типу.
Якщо називають конкретну яхтуЗапишіть «або подібна» на випадок, якщо вона зайнята.
ЗапитайтеВи маєте на увазі конкретну яхту чи тип, який вам більше подобається: вітрильник, катамаран чи моторна яхта?
4.6Вартість чартеру
НавіщоВартість залежить від яхти й сезону, а додаткові витрати вказують у пропозиції.
Якщо бюджет нижчий за ваш мінімальний тарифЗапропонуйте меншу яхту, менше днів або прогулянку на день.
ЗапитайтеНа який бюджет за чартер ви розраховуєте? Додаткові витрати, як-от харчування, пальне й портові збори, вказуються в пропозиції окремо.
ЗавершенняДякуємо, ім’я. Ваша заявка: яхта або тип, з екіпажем або без, з дата початку по дата завершення, відправлення з порт, дорослих: кількість, дітей: кількість, вартість чартеру близько бюджет. Це заявка, а не бронювання. Ім’я перевірить наявність і надішле пропозицію з ціною та умовами до час.
Нотатка передачіЗаявка на чартер для менеджер. Статус: заявка, не підтверджено. Яхта: яхта або тип, з екіпажем або без. Дати: з початок по завершення, ночей: кількість. Порти: порт відправлення – порт прибуття. Гості: дорослих кількість, дітей кількість (вік: вік). Посвідчення шкіпера: посвідчення або не потрібне. Вартість чартеру: діапазон. Бракує: поля або нічого. Мова: мова. Контакт: email або телефон.
ПорадаКомерційні яхти завдовжки від 24 метрів, на які поширюється Red Ensign Group Yacht Code, перевозять не більше 12 пасажирів2, а тим, хто бере яхту в чартер за кордоном, зазвичай потрібне підтвердження кваліфікації3. Вкажіть ліміт кожної яхти в базі знань.
5. Коли дати, номер, тур чи яхта недоступні
Ваш AI не бачить актуальної наявності. Він знає лише те, що є в базі знань: закриті сезони, ліміти гостей і дати, які ви позначили як зайняті. Решту перевіряє людина. Ніколи не пишіть «мабуть, вільно».
Що запропонувати, у такому порядку
- Інші датиНайближчі вільні дати або на тиждень раніше чи пізніше.
- Інший варіантІнший номер, зал, час туру чи яхту за схожою ціною.
- Список очікуванняЛише з датою, до якої ви відповісте, і ніколи не як бронювання.
- ПартнерПартнер, якому ви довіряєте, якщо самі допомогти не можете.
AI: дата закрита або зайнятаНа дати у компанія закрито або все зайнято. Найближчі вільні дати: дати. Надіслати заявку на ці дати менеджеру ім’я?
AI: гостей більше за лімітВаріант розрахований максимум на 12 гостей. Для 14 гостей ім’я може перевірити альтернатива. Додати це до вашої заявки?
AI: питають, чи вільноЯ не бачу актуальної наявності, але можу просто зараз передати вашу заявку менеджеру ім’я. Ім’я відповість до час.
Менеджер: дві альтернативиДякую за очікування, ім’я. Варіант на дати недоступний. Можу запропонувати альтернатива 1 або альтернатива 2. Надіслати пропозицію на один із них?
Менеджер: список очікуванняВи в списку очікування на варіант на дати. Це не бронювання. Якщо звільниться, я одразу напишу. Якщо ні, повідомлю вас до дата.
Якщо від усього відмовляютьсяДякуємо, що розглядали нас. Якщо ваші плани зміняться, напишіть нам тут. У партнер можуть бути вільні місця на ваші дати: посилання.
6. Неповні дані та зміна мови
Гості часто надсилають лише половину даних. Збережіть те, що є, і запитайте лише про перше поле, якого бракує.
Коли бракує даних
- Зберігайте те, що вже єНіколи не питайте вдруге про поле, яке гість уже назвав.
- Питайте про одну прогалинуОдне поле, якого бракує, на одне питання. Дорослих і дітей можна запитати разом.
- Уточнюйте розмиті відповідіПеретворіть «наступних вихідних» на «з п’ятниці, 16, по неділю, 18 жовтня» і попросіть гостя підтвердити.
- Зупиніться після двох спробПотім передайте заявку з поміткою «Бракує: поле» і статусом «Бракує даних». Не можна пропустити лише контакти.
AI: дані надано частковоДякую, ім’я. Записую: дати, гостей: кількість. Ще одне питання, і ім’я зможе підготувати вашу пропозицію: питання про поле, якого бракує
AI: бюджет не вказаноГаразд. Він ближчий до діапазон А, діапазон Б чи діапазон В? Якщо не хочете казати, залишимо це поле відкритим.
AI: досі немає контактуЩоб передати вашу заявку менеджеру ім’я, мені потрібен email або номер телефону. Що вам зручніше?
Коли гість змінює мову
- Відповідайте мовою останнього повідомлення гостя. Якщо гість перейшов на іншу мову, переходьте й ви, не питаючи.
- Пишіть дати з назвою місяця: 07/10 у США означає 10 липня, а в більшості країн Європи — 7 жовтня.
- Пишіть ціни з кодом валюти, наприклад USD 180.
- Залишайте імена й адреси точно так, як їх написав гість.
- Пишіть нотатку передачі мовою вашої команди з полем «Мова: мова».
ПорадаВ опитуванні 8709 споживачів 76% віддали перевагу покупкам, коли інформація подана їхньою мовою4. З тарифу Growth вхідні CRMsoftware.pro автоматично перекладають розмову для менеджера.
7. Заявка чи підтвердження: що AI може казати, а що ні
Для всіх вкладокПідтвердити бронювання може лише людина, після перевірки наявності, ціни й умов. До того AI збирає заявку. Трибунал визнав Air Canada відповідальною за те, що чат-бот на її сайті сказав клієнту1.
Чого ніколи не казати і що казати натомість
| Ніколи не кажіть | Кажіть натомість |
|---|---|
| Ваш номер заброньовано. | Вашу заявку записано. Ім’я підтвердить наявність до час. |
| Так, вільно. | Я не бачу актуальної наявності. Ім’я це перевірить. |
| Разом 2 400 $. | Ціни від ціна за ніч. Точну ціну ви отримаєте в пропозиції. |
| Я притримаю його для вас. | Ім’я підкаже, чи можна його притримати. |
| Безкоштовне скасування, без проблем. | Умови скасування є в пропозиції та на сторінка з умовами. |
Вставте в інструкції AIТи збираєш заявки на бронювання для компанія. Ти не бачиш наявності й не можеш підтверджувати бронювання, ціни, знижки чи повернення коштів або притримувати місця. Ніколи не кажи, що щось заброньовано, підтверджено, зарезервовано, гарантовано чи притримано. Називай це заявкою, кажи, хто її підтвердить і до якого часу. Називай лише початкові ціни з бази знань.
Хто підтверджує і коли
- Менеджер перевіряєНаявність, ціну й умови у вашій системі чи календарі.
- Менеджер надсилає пропозиціюЦіна, умови й спосіб оплати. Статус: «Пропозицію надіслано».
- Гість погоджуєтьсяПередоплата, оплата або підписаний договір, як передбачають ваші умови.
- Менеджер підтверджуєЛише тепер: «Ваше бронювання підтверджено». Статус: «Підтверджено менеджером».
8. Нотатка передачі: кожна заявка — потрібному менеджеру
Нотатку менеджер читає першою. З нею він може перевірити наявність і надіслати пропозицію, не перепитуючи гостя.
Хто отримує яку заявку
| Заявка | Менеджер | Час відповіді |
|---|---|---|
| Проживання в готелі | Відділ бронювання | 2 робочі години |
| Група або захід | Менеджер із заходів | У той самий робочий день |
| Тур або активність | Бюро турів | 2 години, 15 хвилин, якщо сьогодні |
| Чартер яхти | Менеджер із чартерів | 24 години |
| Незрозуміло | Рецепція або власник | 2 робочі години |
Формат нотаткиЗаявка на тип для менеджер. Статус: заявка, не підтверджено. Дати: дати, ночей: кількість. Гості: дорослих кількість, дітей кількість (вік: вік). Варіант: номер, зал, тур або яхта. Місце: трансфер або порт. Бюджет: діапазон. Побажання: нотатки. Бракує: поля або нічого. Мова: мова. Контакт: email або телефон. Обіцяна відповідь: до час.
AI каже гостюДякую. Вашу заявку передано: ім’я відповідає за проживання, заходи, тури або чартери і напише вам до час. До того часу це заявка, а не бронювання.
Якщо нікого немає онлайнНаша команда зараз не на зв’язку. Вашу заявку збережено, і ім’я відповість завтра до час. Якщо терміново, телефонуйте за номером телефон.
ПорадаПризначте заступника для кожного менеджера. Заявка, яка чекає у вхідних, куди ніхто не заглядає, — це втрачене бронювання.
Для невеликих команд продажів і підтримки
Збирайте заявки на бронювання 24/7 і передавайте їх потрібній людині.
AI-агент CRMsoftware.pro ставить ваші обов’язкові питання мовою гостя, зберігає відповіді й передає заявку вашій команді, яка підтверджує бронювання.
- AI відповідає понад 95 мовами вдень і вночі
- Вхідні ліди й 1 воронка на безкоштовному тарифі
- Передача людині зі сповіщеннями email і push від 19 $ на місяць при оплаті за рік
Безкоштовний тариф: 3 користувачі, без кредитної картки.
Заповнений приклад
Заявку на чартер передано потрібному менеджеру за 4 хвилини
Скрипт обробки заявок на бронювання в Tidewell Harbor, вигаданому готелі в гавані з терасою для заходів, морськими прогулянками й трьома чартерними яхтами. Гостя надсилає половину даних о 21:14; AI запитує лише те, чого бракує, і передає повну заявку Марті, менеджерці з чартерів.
Нотатка передачі, надіслана Марті
| Заявка | Чартер яхти, для Марти (чартери) |
| Статус | Заявка, не підтверджено |
| Яхта | Aurora, з екіпажем |
| Дати | Сб 10 – сб 17 липня 2027, 7 ночей |
| Порти | Tidewell Harbor, з поверненням |
| Гості | 8 дорослих, 2 дитини (9 і 12 років) |
| Бюджет | 20 000–25 000 $ за чартер |
| Бракує | Нічого |
| Мова | Англійська |
| Контакт | Анна В., anna.w@example.com |
| Обіцяна відповідь | До полудня, середа, 7 жовтня |
Від заявки до бронювання
| Коли | Крок | Статус |
|---|---|---|
| Вт 21:14 | Перше повідомлення в чаті на сайті | Нова |
| Вт 21:18 | Нотатку передано Марті | Передано менеджеру |
| Ср 9:05 | Наявність перевірено, пропозицію надіслано на email | Пропозицію надіслано |
| До пт 16 жовтня | Підписаний договір і передоплата | Підтверджено менеджером |
Чому це працює
Чому AI приймає заявку, а підтверджує людина
У лютому 2024 року канадський трибунал зобов’язав Air Canada виплатити клієнту близько 650 C$ компенсації, а також відсотки й збори, після того як чат-бот на її сайті описав знижку у зв’язку зі смертю близької людини так, як не дозволяли правила самої авіакомпанії. Трибунал визнав, що авіакомпанія відповідає за всю інформацію на своєму сайті, незалежно від того, звідки вона: зі статичної сторінки чи від чат-бота1. Тому цей скрипт збирає заявку, а наявність і ціну підтверджує людина.
Для кожного типу бронювання потрібні свої факти: ночі й номери для готелю, вік і трансфер для туру, порт, екіпаж і гості на борту для чартеру. Комерційні яхти завдовжки від 24 метрів, на які поширюється Red Ensign Group Yacht Code, перевозять не більше 12 пасажирів2, а тим, хто бере яхту в чартер за кордоном, зазвичай потрібне підтвердження кваліфікації3. Стандартні питання BANT теж не підходять для гостей на відпочинку: бюджет краще питати діапазоном, а рішення ухвалює той, хто подорожує або платить.
Мова теж важлива. В опитуванні CSA Research серед 8709 споживачів у 29 країнах 76% віддали перевагу купівлі товарів, коли інформація подана їхньою мовою, а 40% ніколи не купують на сайтах іншими мовами4. Тому скрипт відповідає мовою гостя, а нотатку передачі пише мовою вашої команди.
650 C$
компенсації мусила виплатити Air Canada через відповідь свого чат-бота, плюс відсотки й збори
76%
онлайн-покупців воліють купувати, коли інформація подана їхньою мовою
0
разів AI може написати «заброньовано» чи «підтверджено»
Поля за типом
Обов’язкові поля для заявок на готель, захід, тур і чартер
Ті самі теми, але для кожного типу бронювання питання звучать по-різному. За цією таблицею налаштуйте інструкції AI і журнал Excel.
| Поле | Проживання в готелі | Група або захід | Тур або активність | Чартер яхти |
|---|---|---|---|---|
| Дати | Заїзд і виїзд | Дата заходу й запасна дата | Дата й час початку | Дати початку й завершення, на день чи з ночівлею |
| Люди | Дорослі, діти та вік дітей | Гості й номери на ніч | Учасники й вік дітей | Гості на борту в межах ліміту яхти |
| Варіант | Кількість і тип номерів | Розсадка, кейтеринг і додаткові послуги | Груповий чи приватний | Яхта або тип, з екіпажем чи без |
| Місце | Не потрібно | Не потрібно | Трансфер або місце зустрічі | Порт відправлення й прибуття |
| Бюджет | За ніч, діапазоном | Загалом або на особу | Прайс-лист, приватні тури прораховують окремо | Вартість чартеру, додаткові витрати окремо |
| Додаткова перевірка | Особливі побажання | Хто вирішує і до якого терміну | Нотатки щодо безпеки | Посвідчення шкіпера для чартеру без екіпажу |
Бюджет ніколи не є причиною зупинитися: якщо гість не каже, напишіть «не вказано» і передавайте заявку. Контакти — єдине поле, яке не можна пропустити.
Складні випадки
Заявки на бронювання, які потребують іншої відповіді
Ситуації, у яких простий скрипт не спрацьовує, і що в них каже AI.
Гість хоче спершу знати ціну
Не відмовляйте й не вгадуйте загальну суму. Назвіть початкову ціну й скажіть, від чого вона залежить.
AI кажеНомери від ціна за ніч. Точна ціна залежить від ваших дат, тож уточню дві деталі, і ім’я надішле вам розрахунок.
Гість хоче заплатити зараз
Оплата — лише після підтвердження людиною. З тарифу Launch менеджер може надіслати з CRMsoftware.pro комерційну пропозицію, договір з електронним підписом або посилання для оплати.
AI кажеДякую. Щойно ваші дати підтвердять, ім’я надішле пропозицію з безпечним способом оплати.
Пише організатор або агент від імені клієнта
Той, хто пише, може не бути тим, хто подорожує чи платить.
AI кажеБронювання буде на ваше ім’я чи на ім’я клієнта? І кому надіслати пропозицію?
Заявка надходить уночі
Зберіть усе одразу й пообіцяйте час відповіді. Гостю не доведеться писати вдруге.
AI кажеНаша команда повернеться о 9:00. Вашу заявку збережено, і ім’я відповість до 11:00.
З тарифу Launch розділ «Бронювання» із синхронізацією календаря дає гостям змогу обрати час для дзвінка чи огляду на місці. Номери, місця й яхти, як і раніше, підтверджує ваша команда.
Журнал Excel
Що є в журналі заявок Excel
Три аркуші: «Журнал заявок» для кожної заявки, «Правила» з обов’язковими полями й менеджером для кожного типу бронювання та «Підсумок» із загальними цифрами. Стовпці з позначкою «Авто» заповнюються самі. Файл відкривається в Excel, LibreOffice і Google Таблицях.
| Стовпець | Що в ньому |
|---|---|
| Тип | «Проживання в готелі», «Група або захід», «Тур або активність» чи «Чартер яхти», вибір зі списку. |
| Дати, гості, варіант, місце, бюджет, контакт | Те, що сказав гість. Залиште клітинку порожньою, якщо гість цього не сказав. |
| Ночі й гості Авто | Дата завершення мінус дата початку, а також дорослі плюс діти. |
| Бракує полів і повнота Авто | Рахує порожні обов’язкові поля для цього типу, потім показує «Заповнено» або «Бракує даних». |
| Статус і відповідальний | «Нова», «Бракує даних», «Передано менеджеру», «Пропозицію надіслано», «Підтверджено менеджером» або «Втрачено», а також хто взяв заявку. |
| Потрібний менеджер Авто | «Так», якщо відповідальний — саме той менеджер, якого аркуш «Правила» вказує для цього типу. |
| Хвилин до передачі Авто | Від першого повідомлення до нотатки передачі. |
У прикладі журналу 8 заявок: 6 заповнених, із них 5 передано потрібному менеджеру (63%) — це і є показник успіху для цього скрипту. Одна заявка на весілля потрапила до відділу бронювання замість менеджера із заходів. Середній час до передачі: 6,9 хвилини.
Як налаштувати
Налаштуйте скрипт обробки заявок на бронювання за 4 кроки
- 1
Оберіть типи бронювання
Залиште вкладки для того, що ви продаєте, а також вкладки 5–8.
- 2
Заповніть дужки
Номери й ціни, зали, час турів і вікові обмеження, яхти, порти та імена всіх менеджерів. Закриті дати й ліміти гостей додайте в базу знань.
- 3
Додайте правило про заявку
Вставте формулювання з вкладки 7 в інструкції AI.
- 4
Протестуйте й переглядайте щотижня
Надішліть п’ять тестових заявок, зокрема одну з прогалинами й одну іншою мовою. Переглядайте журнал щотижня.
Налаштування в CRMsoftware.pro
- Відкрийте «Мої боти», виберіть бота й на вкладці «Основи» вставте в поле «Інструкції» свої питання, правило про заявку й менеджерів. Ціни, закриті дати й ліміти гостей додайте в поле «База знань».
- На вкладці «Поведінка» увімкніть «Збирати дані користувачів», щоб запитувати ім’я та контакт до початку чату.
- На вкладці «Підключення» увімкніть «Надсилати сповіщення поштою» і додайте менеджерів у «Призначені користувачі». Також увімкніть push-сповіщення.
- Натисніть «Зберегти зміни» й надішліть тестову заявку в попередньому перегляді «Спробуйте Bot». Підхопіть її в розділі «Онлайн-підтримка», де статус зміниться з «Очікує агента» на «Завершена».
- У вхідних лідах одним кліком перетворіть заявку на захід чи чартер на контакт, компанію й угоду.
Тариф Free включає AI-чат, базову версію бази знань, обмежені вхідні ліди й 1 воронку. Передача людині зі сповіщеннями email і push — з тарифу Launch, 19 $ на місяць при оплаті за рік, 8 користувачів. CRMsoftware.pro не підключається до систем бронювання готелів і не перевіряє наявність: кожне бронювання підтверджує ваша команда.
Щотижневий перегляд заявок, 15 хвилин
- Бракує даних: яке питання гості пропускають?
- Не той менеджер: чи називає нотатка передачі потрібну людину?
- Будь-який чат, де AI написав «заброньовано» чи «підтверджено»: виправте інструкції того ж дня.
Питання й відповіді
Питання про обробку заявок на бронювання
Що таке скрипт обробки заявок на бронювання?
Це короткий упорядкований набір питань, які ваша команда чи AI-чат ставить у новій заявці на бронювання, щоб людина могла перевірити наявність і надіслати пропозицію, не перепитуючи. Цей скрипт охоплює проживання в готелі, майданчики для заходів, тури й чартер яхт, а також має файл Word і журнал Excel.
Що запитувати в заявці на бронювання готелю?
Дати заїзду й виїзду, кількість дорослих і дітей та вік дітей, кількість і тип номерів, бюджет за ніч діапазоном, а також email або номер телефону. Наприкінці поставте одне відкрите питання про особливі побажання.
Як кваліфікувати заявку на груповий захід чи майданчик?
Запитайте про захід і дату разом із запасною датою, кількість гостей і номерів на ніч, час і розсадку, кейтеринг, діапазон бюджету, а також хто вирішує і до якого терміну. Передайте заявку менеджеру із заходів у той самий робочий день.
Які питання має поставити туроператор перед бронюванням?
Який тур і дата, скільки людей і скільки років дітям, звідки забрати, груповий чи приватний тур, нотатки щодо безпеки, як-от рухливість чи вміння плавати, і мобільний номер на день туру.
Що має містити заявка на чартер яхти?
Дати, на день чи з ночівлею, порт відправлення й прибуття, кількість гостей, з екіпажем чи без, яхту або тип, бюджет на вартість чартеру й контакти. Для чартеру без екіпажу попросіть посвідчення шкіпера: тим, хто бере яхту в чартер за кордоном, зазвичай потрібне підтвердження кваліфікації3.
Чи може чат-бот підтвердити бронювання готелю чи чартеру?
Лише якщо він підключений до вашої системи бронювання в реальному часі і ваші умови це дозволяють. Інакше він збирає заявку й каже, хто її підтвердить і до якого часу. Канадський трибунал визнав Air Canada відповідальною за те, що чат-бот на її сайті сказав клієнту1.
Що казати, коли дати зайняті?
Скажіть про це прямо й запропонуйте не більше двох альтернатив: інші дати або інший варіант. Якщо гість хоче почекати, запропонуйте список очікування з датою відповіді й скажіть, що це не бронювання.
Чи може AI обробляти заявки на бронювання іншими мовами?
Так. Відповідайте мовою останнього повідомлення гостя, пишіть дати з назвою місяця, а нотатку передачі ведіть мовою вашої команди. CRMsoftware.pro відповідає понад 95 мовами, а з тарифу Growth вхідні автоматично перекладають розмову для того, хто її підхоплює.
Чи може CRMsoftware.pro перевіряти наявність або підтверджувати бронювання?
Ні. Він не підключається до систем бронювання готелів чи обліку номерів. AI збирає заявку й зберігає її у вхідних лідах, а з тарифу Launch передає чат вашій команді зі сповіщеннями email і push. Розділ «Бронювання» із синхронізацією календаря в тарифі Launch призначений для часових слотів, як-от дзвінок чи огляд на місці.
Схожі шаблони
Безкоштовні інструменти
Джерела
- Moffatt v. Air Canada, 2024 BCCRT 149, рішення від 14 лютого 2024: BC Tribunal Confirms Companies Remain Liable for Information Provided by AI Chatbot, Business Law Today, American Bar Association, February 29, 2024
- Сфера дії частини A, комерційні яхти завдовжки від 24 метрів: Maritime and Coastguard Agency, MSN 1895 (M): The Red Ensign Group (REG) Yacht Code Part A
- Чартер за кордоном: Royal Yachting Association, Evidence of Competence Abroad
- Опитування 8709 споживачів у 29 країнах, 7 липня 2020: CSA Research, Consumers Prefer their Own Language
- Тарифи, ціни та функції, перевірено 7 жовтня 2026: Ціни CRMsoftware.pro
Спробуйте обробку заявок на бронювання на власному сайті.
Почніть безкоштовно з 3 користувачами: вставте скрипт у свого AI-агента й протестуйте його в «Спробуйте Bot». Передача людині є в тарифі Launch: 19 $ на місяць при оплаті за рік, 8 користувачів.