SaaS-Kostenersparnis-Rechner
Finden Sie das Sparpotenzial in Ihrem Software-Stack: ungenutzte Lizenzen, doppelte Apps, monatliche Abrechnung und Verträge kurz vor der automatischen Verlängerung. Prüfen Sie App für App oder vergleichen Sie Ihre Support- und CRM-Tools mit einer einzigen Plattform. Kostenlos, ohne Anmeldung, keine Daten verlassen Ihren Browser.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am Ein Tool statt fünf
Ersetzen Sie Live-Chat, Helpdesk, KI-Chatbot, CRM und Terminplanung durch einen monatlichen Pauschalpreis.
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Kostenloser Plan, keine Kreditkarte. Bezahlpläne ab 19 $/Monat bei jährlicher Abrechnung.
Die Methode
So werden die Einsparungen berechnet
Die Einsparungen stammen aus drei Quellen, die nacheinander angewendet werden, damit nichts doppelt gezählt wird.
Zuerst nimmt der Rechner den Anteil der Ausgaben für Lizenzen, die niemand nutzt, und behält nur den Teil, den Sie realistisch kündigen können. Dann wendet er Ihren Verlängerungsrabatt auf die verbleibenden Ausgaben an und zuletzt die Einsparung durch das Entfernen doppelter Apps. Jeder Schritt rechnet mit dem, was nach dem vorherigen übrig bleibt.
Für die folgenden Jahre wachsen die Einsparungen mit Ihren Ausgaben. Bei 8 % jährlichem Wachstum ist eine Einsparung von 100 im ersten Jahr im zweiten Jahr 108 und im dritten Jahr 116,64 wert.
54.000 $ verschwendet
$180,000 × 30% × 70% = $37,800
Ein Unternehmen mit 50 Personen, das 70 % seiner ungenutzten Lizenzen kündigt.
10 % auf den Rest
$142,200 × 10% = $14,220
Ein Rabatt auf die Ausgaben, die nach den Kündigungen bleiben.
58.419 $ pro Jahr
+ 127.980 $ × 5 % = 6.399 $ durch doppelte Apps
32,5 % des Budgets. Rund 189.651 $ über drei Jahre bei 8 % Wachstum.
Richtwerte
SaaS-Ausgaben und Verschwendung 2026
Nutzen Sie diese Werte als Ausgangspunkt und ersetzen Sie sie dann durch Ihre eigenen Zahlen.
$9,455
Median der SaaS-Ausgaben pro Mitarbeitendem im Zylo 2026 SaaS Management Index. Die Daten stammen überwiegend von mittelgroßen und großen Unternehmen.
36 % der Lizenzen
Der durchschnittliche Anteil ungenutzter SaaS-Lizenzen laut demselben Index.
79 % erlebten Preiserhöhungen
Anteil der IT-Verantwortlichen, die in den letzten 12 Monaten bei einer Verlängerung mit einer Preiserhöhung konfrontiert waren. Die Ausgaben stiegen um 8 %, während die Zahl der Apps gleich blieb.
Schritt für Schritt
So prüfen Sie Ihren SaaS-Stack
Ein erstes Audit schaffen Sie an einem Nachmittag mit einer Tabelle und Admin-Zugang.
- Erfassen Sie jede bezahlte App. Exportieren Sie Kreditkarten- und Spesenabrechnungen sowie Buchungen der letzten 12 Monate. Viele Apps werden über private Karten oder Teamkarten gekauft, nicht über die IT.
- Notieren Sie bezahlte Lizenzen und Preis. Entnehmen Sie sie der letzten Rechnung, inklusive Abrechnungszeitraum und Verlängerungsdatum.
- Zählen Sie aktive Nutzer. Nutzen Sie den Admin-Bereich oder die Protokolle Ihres Single Sign-on (SSO). Eine gängige Regel: keine Anmeldung in 90 Tagen bedeutet ungenutzt.
- Gruppieren Sie Apps nach Aufgabe. Zwei Video-Tools oder zwei Projekt-Tools sind Kandidaten für eine Konsolidierung.
- Handeln Sie vor der Verlängerung. Entfernen Sie Lizenzen, wechseln Sie zur jährlichen Abrechnung, wo Sie sicher sind, und verhandeln Sie 60 bis 90 Tage vor dem Verlängerungsdatum.
Der Tab „Stack prüfen“ übernimmt die Berechnung für jeden Schritt. Laden Sie das Ergebnis als CSV-Datei herunter, um es mit der Finanzabteilung zu teilen.
Konsolidierung
So werden doppelte Apps gezählt
Teilen sich zwei Apps eine Kategorie, behält der Rechner die mit den meisten aktiven Nutzern und verlagert die übrigen.
Viele Personen nutzen bereits beide Tools, daher braucht nicht jeder eine neue Lizenz. Legen Sie diesen Anteil im Feld unter der App-Liste fest. Bei 50 % ist die Hälfte der Nutzer der zweiten App bereits durch die Haupt-App abgedeckt.
Ist die Haupt-App pro Lizenz deutlich teurer, kann die Einsparung null sein. Der Rechner zählt nie eine negative Einsparung.
Zeitpunkt
Verlängerungen und jährliche Abrechnung
Die meisten Einsparungen sind nur bei der Verlängerung möglich, daher zählt der Kalender genauso wie der Betrag.
Anstehende Verlängerungen
Tragen Sie bei jeder App den Verlängerungsmonat ein. Das Ergebnis listet die Apps, die sich in den nächsten drei Monaten verlängern, damit Sie diese zuerst prüfen können.
15–20 % günstiger
Viele Anbieter verlangen bei Jahresplänen weniger pro Monat. Wechseln Sie nur bei Apps, die Sie sicher behalten, denn Sie binden sich für das ganze Jahr.
Nutzungsdaten mitbringen
Zeigen Sie dem Anbieter Ihre aktiven Nutzer. Mit Zahlen fällt es leichter, ungenutzte Lizenzen zu streichen oder den Vorjahrespreis zu halten.
Support- und Vertriebstools
Was ein Support- und CRM-Stack kostet
Kleine Teams zahlen oft separat für Live-Chat, Helpdesk, KI-Chatbot, CRM und ein Terminplanungstool, jeweils pro Nutzer.
KI-Chatbots bringen einen zweiten Zähler mit: Viele berechnen jedes gelöste Gespräch, sodass die Rechnung mit Ihrem Traffic wächst. Der Tab „Support- und CRM-Stack“ addiert Lizenzen und KI-Gebühren und vergleicht sie mit einem CRMsoftware.pro-Plan, der nach Teamgröße und KI-Nachrichtenvolumen gewählt wird.
Wählen Sie „Behalten“ für Tools, die Sie weiterhin brauchen. Sie bleiben in beiden Summen, sodass die Einsparung nur zählt, was Sie wirklich ersetzen.
Ein Wechsel verursacht auch einmalige Kosten: die Stunden, die Ihr Team für Einrichtung, Datenimport und Schulung aufwendet, sowie Zahlungen, die Sie für vorzeitig verlassene Verträge noch schulden. Der Tab zieht sie von der Einsparung im ersten Jahr ab und zeigt, nach wie vielen Monaten sich der Wechsel amortisiert.
| Kategorie | Standardpreis | Beispiel-Listenpreise bei jährlicher Abrechnung |
|---|---|---|
| Live-Chat | 19 $ pro Nutzer | LiveChat Starter 19 $, Intercom Essential 29 $ |
| Helpdesk und Ticketing | 55 $ pro Nutzer | Zendesk Suite Team 55 $ |
| KI-Chatbot | 0,99 $ pro Lösung | Intercom Fin 0,99 $ pro Ergebnis |
| CRM und Pipeline | 15 $ pro Nutzer | HubSpot Starter 20 $ (Aktionen ab 7 $), Pipedrive Lite 14 € |
| Terminplanung | 10 $ pro Nutzer | Calendly Standard 10 $ |
| Angebote und E-Signatur | 19 $ pro Nutzer | PandaDoc Starter 19 $ |
| Projekte und Aufgaben | 10,99 $ pro Nutzer | Asana Starter 10,99 $ |
| Team-Chat | 7,25 $ pro Nutzer | Slack Pro 7,25 $ |
| Telefonanlage | 30 $ pro Nutzer | Aircall Essentials 30 $ (mindestens 3 Nutzer) |
Tabellen
SaaS-Sparformeln für Excel und Google Sheets
A1 = jährliche SaaS-Ausgaben, B1 = ungenutzter Anteil, C1 = kündbarer Anteil, D1 = Verlängerungsrabatt, E1 = Einsparung durch doppelte Apps.
Gekündigte ungenutzte Lizenzen
Jährliche Gesamteinsparung
Kosten ungenutzter Lizenzen einer App (F = bezahlte Lizenzen, G = genutzte Lizenzen, H = Preis pro Lizenz und Monat)
Einsparung über 3 Jahre bei 8 % Wachstum
Häufige Fragen
Fragen zu SaaS-Kosten
Wie berechne ich SaaS-Kosteneinsparungen?
Multiplizieren Sie Ihre jährlichen SaaS-Ausgaben mit dem Anteil für ungenutzte Lizenzen und mit dem Anteil, den Sie kündigen können. Addieren Sie den Verlängerungsrabatt auf die verbleibenden Ausgaben und die Einsparung durch das Entfernen doppelter Apps. Bei 180.000 $, 30 % ungenutzt, 70 % kündbar, 10 % Rabatt und 5 % Einsparung durch doppelte Apps beträgt die Einsparung 58.419 $ pro Jahr.
Wie viel geben Unternehmen pro Mitarbeitendem für SaaS aus?
Der Zylo 2026 SaaS Management Index nennt einen Median von 9.455 $ pro Mitarbeitendem. Die Daten stammen überwiegend von mittelgroßen und großen Unternehmen, daher geben kleine Teams oft weniger aus. Teilen Sie Ihre eigenen jährlichen SaaS-Ausgaben durch Ihre Mitarbeitendenzahl, um den echten Wert zu erhalten.
Welcher Anteil der SaaS-Lizenzen bleibt ungenutzt?
Laut Zylo-Index 2026 lassen Unternehmen im Schnitt 36 % ihrer SaaS-Lizenzen ungenutzt. Ihr Anteil hängt davon ab, wie oft Sie Lizenzen überprüfen; suchen Sie im Admin-Bereich jeder App nach Nutzern ohne Anmeldung in 90 Tagen.
Wie finde ich ungenutzte SaaS-Lizenzen?
Vergleichen Sie die bezahlten Lizenzen auf der Rechnung mit den aktiven Nutzern im Admin-Bereich jeder App oder in Ihren Single-Sign-on-Protokollen. Nutzer ohne Anmeldung in den letzten 90 Tagen sind die üblichen Kandidaten zum Entfernen. Geben Sie beide Zahlen im Tab „Stack prüfen“ ein, um die Kosten zu sehen.
Lohnt sich die jährliche Abrechnung?
Für Tools, die Sie behalten, meist ja: Viele Anbieter verlangen bei Jahresplänen 15 bis 20 % weniger pro Monat. Sie binden sich für das ganze Jahr, also bleiben Sie bei Apps, die Sie noch testen oder vielleicht ersetzen, bei monatlicher Abrechnung.
Wann sollte ich eine SaaS-Verlängerung verhandeln?
Beginnen Sie 60 bis 90 Tage vor dem Verlängerungsdatum und prüfen Sie die Kündigungsfrist im Vertrag, denn viele Pläne verlängern sich automatisch. Bringen Sie Ihre Zahlen zu aktiven Nutzern mit und bitten Sie darum, ungenutzte Lizenzen zu streichen oder den Vorjahrespreis zu halten.
Kann ich mehrere Support-Tools durch eine Plattform ersetzen?
Oft ja. CRMsoftware.pro vereint KI-Chat, Team-Posteingang, CRM und Pipeline, Buchungen, Angebote und Aufgaben zu einem monatlichen Pauschalpreis. Vergleichen Sie im Tab „Support- und CRM-Stack“ Ihre aktuellen Tools mit dem Plan, der zu Ihrem Team und Ihrem KI-Volumen passt.
Welche Wechselkosten sollte ich berücksichtigen?
Berücksichtigen Sie die Zeit für Einrichtung und Datenimport, die Schulung sowie Zahlungen, die Sie für vorzeitig gekündigte Verträge noch schulden. Zählen Sie ein Tool nicht doppelt: Wenn Sie während der Vertragslaufzeit weiter dafür zahlen, tragen Sie diese Zahlungen als Ausstiegskosten ein und markieren das Tool als ersetzt, oder belassen Sie es mit „Behalten“ in den monatlichen Summen.
Kann ich die Ergebnisse nach Excel herunterladen?
Ja. Klicken Sie auf „Für Excel herunterladen“, um eine CSV-Datei mit Ihren Eingaben, jeder App und den Einsparungen zu erhalten. Sie öffnet sich in Excel und Google Sheets. Der Abschnitt zu Excel-Formeln weiter oben zeigt, wie Sie die Berechnung in einer Tabelle nachbauen.
Speichert der Rechner meine Daten?
Nein. Alles läuft in Ihrem Browser. Der Teilen-Link speichert Ihre Zahlen in der Adresse nach dem #-Zeichen, und dieser Teil wird nicht an unseren Server gesendet.
Quellenangaben
Quellen
- Ausgaben pro Mitarbeitendem, ungenutzte Lizenzen und KI-Ausgaben: Zylo, 2026 SaaS Management Index
- Ausgabenwachstum, Preiserhöhungen bei Verlängerungen und Lizenzauslastung: Zylo, SaaS-Statistiken
- Listenpreise, geprüft am 4. Oktober 2026 auf den Preisseiten der Anbieter: Intercom, Zendesk, LiveChat, HubSpot, Calendly, PandaDoc, Asana, Slack, Aircall
Weitere kostenlose Vertriebstools
Zahlen Sie für ein Tool, nicht für fünf.
CRMsoftware.pro vereint KI-Chat, Ihren Team-Posteingang, CRM, Buchungen und Angebote zu einem monatlichen Pauschalpreis. Kostenloser Plan, keine Kreditkarte.