Dankesmail an Kunden: 9 Vorlagen für echte Anlässe
Vorlagen für die Dankesmail an Kunden, fertig zum Kopieren, für 9 Anlässe von der ersten Bestellung bis zum abgeschlossenen Supportfall. Jede mit Kurzversion, Sendefrist und einer Regel, wann ein nächster Schritt dazugehört. Mit Word-Datei und Excel-Dankesprotokoll.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. Danke für Ihre Bestellung: die E-Mail zum ersten Kauf
Hier beginnenSenden, wenn
- Am selben Tag, an dem die erste Bestellung bezahlt oder geliefert wird. Spätestens nach 48 Stunden.
- Die automatische Bestellbestätigung ist nicht der Dank. Diese E-Mail kommt von einem Menschen, mit Namen und einer Antwortadresse, die diesen Menschen auch erreicht.
BetreffDanke für Ihre erste Bestellung, Vorname
E-MailHallo Vorname,
vielen Dank für Ihre Bestellung von Produkt oder Leistung und dass Sie sich für Firma entschieden haben. Ein konkretes Detail, zum Beispiel: Ich weiß, dass die Speisekarten vor Ihrer Wiedereröffnung am Samstag fertig sein mussten, und freue mich, dass sie früher rausgegangen sind.
Wenn mit der Bestellung etwas nicht stimmt, antworten Sie einfach auf diese E-Mail oder rufen Sie mich unter Telefon an. Ich kümmere mich persönlich darum.
Nochmals vielen Dank
Ihr Name
Firma
Kurzversion, Chat oder NachrichtDanke für Ihre erste Bestellung, Vorname! Ein konkretes Detail. Wenn etwas nicht stimmt, antworten Sie einfach hier, dann kümmere ich mich darum. Ihr Name, Firma
Nur dankenKein Rabattcode und kein „Das könnte Ihnen auch gefallen“. Eine E-Mail, die für ein Angebot wirbt, kann als Werbe-E-Mail gelten: Nach dem US-Gesetz CAN-SPAM braucht sie dann eine Abmeldemöglichkeit und Ihre Postanschrift1. Lassen Sie das Angebot weg, dann bleibt der Dank ein Dank.
2. Danke für Ihre Unterstützung: Stammkunden und Jubiläum
Senden, wenn
- Stammkunde: nach der zweiten Bestellung, dann bei echten Meilensteinen wie der zehnten Bestellung oder einem Jahr monatlicher Bestellungen. Nicht nach jeder Bestellung.
- Jubiläum: am Jahrestag, ein Jahr nach der ersten Bestellung oder dem Vertragsbeginn.
Stammkunde, BetreffDanke, dass Sie wiederkommen, Vorname
Stammkunde, E-MailHallo Vorname,
das ist Ihre zweite, zehnte Bestellung bei uns seit Monat. Vielen Dank dafür. Ein konkretes Detail, zum Beispiel: Die Regaletiketten aus dem März hängen immer noch an jedem Gang, wenn ich vorbeigehe.
Sie müssen hier nichts tun oder kaufen. Ich wollte Ihnen nur sagen, dass wir es bemerken und sehr zu schätzen wissen.
Ihr Name, Firma
Jubiläum, BetreffEin Jahr seit Ihrer ersten Bestellung, Vorname
Jubiläum, E-MailHallo Vorname,
heute vor einem Jahr hat Firma des Kunden die erste Bestellung bei uns aufgegeben: was es war. Seitdem haben wir ein Fakt, der stimmt, zum Beispiel: Ihre Speisekarten viermal und Ihre Treuekarten zweimal gedruckt.
Danke für Ihre Unterstützung in diesem Jahr. Wenn es eine Sache gibt, die wir besser machen könnten, würde ich sie gern hören.
Ihr Name, Firma
Kurzversion, Chat oder NachrichtDanke für Ihre zehnte Bestellung, Vorname. Wir bemerken das und wissen es sehr zu schätzen. Ihr Name, Firma
TippZählen Sie anhand Ihrer Unterlagen, nicht aus dem Gedächtnis. Eine falsche Zahl in einer Jubiläumsmail schadet mehr als gar keine E-Mail.
3. Dankesmail nach einem Kundentermin
Senden, wenn
- Am selben Tag wie der Termin oder das Telefonat, solange Sie sich beide noch gut daran erinnern.
- Das ist die einzige Dankesnachricht, in die ein nächster Schritt gehört: was als Nächstes passiert, wer es macht und bis wann.
BetreffDanke für Ihre Zeit heute, Vorname
E-MailHallo Vorname,
danke, dass Sie sich heute Zeit für das Gespräch über Thema genommen haben. Besonders geholfen hat mir eine konkrete Aussage des Kunden, in seinen Worten.
Nächster Schritt: Ich werde bis Tag was Sie tun. Wenn Sie vorher etwas brauchen, rufen Sie mich unter Telefon an.
Wenn ich etwas falsch verstanden habe, antworten Sie einfach und korrigieren Sie mich.
Ihr Name, Firma
Kurzversion, nach einem TelefonatDanke für das Telefonat heute, Vorname. Wie besprochen werde ich bis Tag nächster Schritt. Ihr Name, Firma
TippBleiben Sie bei einem nächsten Schritt. Für eine Zusammenfassung mit mehreren Punkten oder wenn der Kunde danach nicht mehr antwortet, nutzen Sie die Vorlagen für Nachfass-E-Mails.
4. Danke nach einem abgeschlossenen Projekt: E-Mail und Karte
Senden, wenn
- Innerhalb von 48 Stunden nach der Übergabe, sobald der Kunde bestätigt hat, dass alles so ist, wie er es wollte.
- Bei einem großen oder langen Projekt schicken Sie in derselben Woche zusätzlich eine handschriftliche Karte per Post.
BetreffDanke für Projekt, Vorname
E-MailHallo Vorname,
danke, dass Sie uns Projekt anvertraut haben. Ein konkreter Moment aus dem Projekt, zum Beispiel: Dass das neue Logo beim dritten Entwurf genau gepasst hat, war das Warten wert.
Falls mit was Sie geliefert haben etwas sein sollte, antworten Sie einfach hier oder rufen Sie mich unter Telefon an.
Es war mir eine Freude, mit Ihnen zu arbeiten.
Ihr Name, Firma
Kurzversion, Chat oder NachrichtDanke für Projekt, Vorname. Ein konkretes Detail. Wenn etwas ist, schreiben Sie einfach hier. Ihr Name
Handschriftliche Karte, 3 ZeilenLiebe/Lieber Vorname,
vielen Dank für Projekt. Ein konkretes Detail, das Ihnen gefallen hat.
Es war mir eine Freude. Ihr Name
Karte oder E-MailSenden Sie zuerst die E-Mail, damit der Dank innerhalb von 48 Stunden ankommt. Die Karte folgt in derselben Woche. Legen Sie nie ein Angebot oder eine Bitte um eine Bewertung in den Umschlag.
5. Dankesmail für eine Empfehlung, am selben Tag gesendet
Senden, wenn
- Am selben Tag, an dem sich die empfohlene Person meldet, egal, wie sie sich entscheidet.
- Sagen Sie dem Kunden nie, was die empfohlene Person gekauft oder bezahlt hat.
- Um eine Empfehlung zu bitten oder eine Belohnung dafür einzurichten, nutzen Sie die Vorlagen für Empfehlungs- und Bewertungsanfragen. Dieser Tab ist nur der Dank.
BetreffDanke für die Vermittlung, Vorname
E-MailHallo Vorname,
Vorname der empfohlenen Person von deren Firma hat sich heute gemeldet und Sie erwähnt. Vielen Dank für die Vermittlung. Wie auch immer die Entscheidung ausfällt: Ich weiß es sehr zu schätzen, dass Sie mit Ihrem Namen für uns einstehen.
Bei uns ist Vorname der empfohlenen Person in guten Händen.
Ihr Name, Firma
Kurzversion, Chat oder NachrichtDanke, dass Sie uns Vorname der empfohlenen Person empfohlen haben, Vorname. Bei uns ist er oder sie in guten Händen. Ihr Name
Warum es wirktIn Experimenten von Adam Grant und Francesca Gino machte ein kurzes schriftliches Dankeschön Helfer bereiter, wieder zu helfen, sowohl der Person, die sich bedankt hatte, als auch jemand Neuem2. Eine Empfehlung ist Hilfe. Bedanken Sie sich, bevor Sie das Ergebnis kennen.
6. Danke für eine Bewertung oder ein Feedback, ohne Belohnung
Keine AnreizeSenden, wenn
- Bewertung: innerhalb von 48 Stunden öffentlich antworten, ob gut oder schlecht.
- Feedback per E-Mail, Chat oder Umfrage: innerhalb von 48 Stunden danken und sagen, was Sie damit machen.
Öffentliche Antwort auf eine positive BewertungDanke, Vorname. Ein Detail aus der Bewertung, zum Beispiel: Schön, dass die Speisekarten ein ganzes Eröffnungswochenende durchgehalten haben. Die Arbeit daran hat uns Freude gemacht. Ihr Name, Firma
Öffentliche Antwort auf eine kritische BewertungDanke, dass Sie sich die Zeit für diese Bewertung genommen haben, Vorname. Sie haben recht: der berechtigte Punkt. Wir haben was Sie geändert haben. Wenn Sie möchten, rufen Sie mich unter Telefon an, dann bringe ich das in Ordnung. Ihr Name, Firma
Feedback, E-MailHallo Vorname,
danke, dass Sie uns auf den Punkt des Kunden hingewiesen haben. Was Sie tun werden, zum Beispiel: Ab nächster Woche schicken wir jeden Entwurf per SMS und per E-Mail.
Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben. Feedback wie Ihres hilft uns, besser zu werden.
Ihr Name, Firma
Regeln für Bewertungen
- Antworten Sie auf jede Bewertung, nicht nur auf die guten. Googles eigener Rat: ein konkretes Detail nennen statt allen dasselbe „Danke“ zu schreiben, und Antworten frei von Angeboten und Werbeaktionen halten3.
- Danken Sie für eine Bewertung nie mit einem Rabatt, einem Geschenk oder einer Gutschrift. Google erlaubt für keine Bewertung Anreize und verbietet, nur zufriedene Kunden zu fragen4. In den USA rät die FTC, nicht nur die Kunden um Bewertungen zu bitten, von denen Sie eine positive erwarten5, und ihre Regel von 2024 verbietet Anreize, die an eine positive oder negative Bewertung geknüpft sind6.
- Um eine Bewertung zu bitten, senden Sie an einem anderen Tag eine eigene Nachricht, an jeden Kunden dieselbe. Formulierung und Regeln finden Sie in den Vorlagen für Empfehlungs- und Bewertungsanfragen.
7. Danke für Ihre Geduld, nachdem das Problem behoben ist
Senden, wenn
- Am selben Tag, an dem das Problem behoben ist: eine verspätete Lieferung, ein Fehldruck, eine falsche Rechnung, ein Ausfall.
- Erst beheben. Solange eine Beschwerde noch offen ist, nutzen Sie stattdessen die Vorlagen für Antworten auf Kundenbeschwerden.
BetreffDanke für Ihre Geduld, Vorname
E-MailHallo Vorname,
das Problem ist behoben: was Sie getan haben, zum Beispiel: Die 500 neu gedruckten Karten wurden heute Morgen geliefert. Danke für Ihre Geduld, während wir es in Ordnung gebracht haben, und für eine konkrete Sache, die der Kunde getan hat, zum Beispiel: das Foto, auf dem wir das Problem gesehen haben.
Wenn noch etwas nicht stimmt, antworten Sie hier, dann kümmere ich mich persönlich darum.
Ihr Name, Firma
Kurzversion, Chat oder NachrichtAlles behoben, Vorname: was Sie getan haben. Danke für Ihre Geduld und für eine konkrete Sache, die der Kunde getan hat. Ihr Name
Keine EntschuldigungEntschuldigen Sie sich einmal, in der Antwort, die das Problem löst. Diese Nachricht dankt für die Geduld. Eine zweite lange Entschuldigung macht daraus wieder eine Beschwerde.
8. Nach einem Supportfall: für den Beitrag des Kunden danken
Senden, wenn
- Wenn der Fall gelöst ist und der Kunde es bestätigt hat. Im Chat, bevor der Chat endet.
- Danken Sie für etwas, das der Kunde getan hat: eine klare Beschreibung, einen Screenshot, einen schnellen Test.
Chat oder NachrichtSchön, dass das geklärt ist, Vorname. Danke für die konkrete Hilfe, zum Beispiel: das Foto der Fehlermeldung, das hat uns viel Zeit gespart. Wenn es wieder auftritt, schreiben Sie einfach hier, dann kümmern wir uns darum.
E-Mail, BetreffGelöst: Betreff des Falls. Danke, Vorname
E-MailHallo Vorname,
danke für Ihre Hilfe bei Fall. Die konkrete Hilfe, zum Beispiel: Auf Ihrem Screenshot haben wir das Problem in einer Minute gesehen.
Der Fall ist jetzt geschlossen. Wenn das Problem wieder auftritt, antworten Sie auf diese E-Mail, dann machen wir dort weiter, wo wir aufgehört haben.
Ihr Name, Firma
TippDanken Sie für den Beitrag des Kunden, nicht dafür, „dass Sie den Support kontaktiert haben“. Wenn Ihr Chat am Ende nach einer Sternebewertung fragt, senden Sie zuerst den Dank.
Für kleine Vertriebs- und Supportteams
Danken Sie dem richtigen Kunden im richtigen Moment.
In CRMsoftware.pro schreiben Sie jede Dankesnachricht selbst. Die „Anmerkungen“ beim Kontakt halten fest, wofür Sie gedankt haben, eine Aufgabe mit „Deadline“ sorgt dafür, dass der Dank innerhalb von 48 Stunden rausgeht, und eine Sternebewertung am Ende eines Chats zeigt, wie der Kunde den Supportfall erlebt hat.
- „Anmerkungen“ und „Tags“ bei jedem Kontakt, mit dem vollständigen Chat-Verlauf
- „Aufgaben“ mit „Abtretungsinhaber“ (so heißt in der App die zuständige Person) und „Deadline“; „Meine Aufgaben“ zeigt „Fällig heute“ und „Überfällig“
- Kostenlos für 3 Nutzer mit KI-Chat und einfachen Aufgaben. Gespeicherte Antworten für Dankesnachrichten im Chat ab Growth, 49 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung
Free-Plan: 3 Nutzer, keine Kreditkarte.
Ausgefülltes Beispiel
Eine erste Bestellung, ein Neudruck und eine Empfehlung in neun Tagen
Wexford Print Studio, eine fiktive Druckerei für lokale Unternehmen, schickt Carmen Ruiz in neun Tagen vier Dankesnachrichten. Jede Dankesmail an Kunden nennt eine konkrete Sache, geht innerhalb von 48 Stunden raus und verkauft nichts. Carmens erste Nachricht kommt über den Website-Chat, wo zuerst der KI-Agent antwortet.
Dankesprotokoll: Carmen Ruiz, Lantern Street Cafe
| Anlass | Gesendet | Innerhalb von 48 Stunden |
|---|---|---|
| Erste Bestellung | Di., 29. Sept., E-Mail, am selben Tag | Ja |
| Geduld bei einem Problem | Fr., 2. Okt., E-Mail, am selben Tag | Ja |
| Empfehlung | Mo., 5. Okt., E-Mail, am selben Tag | Ja |
| Bewertung oder Feedback | Mi., 7. Okt., öffentliche Antwort, am nächsten Tag | Ja |
In CRMsoftware.pro am 7. Oktober
| Kontakt | Carmen Ruiz vom Lantern Street Cafe |
| Anmerkungen | Wiedereröffnung am 3. Okt. Karten am 2. Okt. neu gedruckt, unser Schneidefehler. |
| Gedankt für | Erste Bestellung, Geduld, Leos Vermittlung, Bewertung |
| Aufgaben | 4 Aufgaben für Dankesnachrichten, alle vor der „Deadline“ erledigt |
| Neuer Lead | Leo Marchetti, Marchetti Barbers, Preisliste |
| Nicht gesendet | Kein Rabatt, keine Bewertungsanfrage, kein Zusatzangebot |
Warum danken
Warum sich ein konkreter Dank fünf Minuten lohnt
Wer sich bedankt, schätzt die Reaktion falsch ein. In Experimenten von Amit Kumar und Nicholas Epley schrieben Menschen Dankesbriefe und sagten voraus, wie sich die Empfänger fühlen würden. Sie unterschätzten, wie positiv sich die Empfänger fühlen würden, und überschätzten, wie unangenehm es ihnen sein würde7. Die Schreibenden sorgten sich um die richtigen Worte, während sich die Empfänger über die Herzlichkeit der Geste freuten8. Schlicht und konkret genügt.
Dank weckt außerdem den Wunsch, wieder zu helfen. In Experimenten von Adam Grant und Francesca Gino machte ein kurzes schriftliches Dankeschön Helfer bereiter, sowohl der Person zu helfen, die sich bedankt hatte, als auch jemand Neuem, weil sie sich wertgeschätzt fühlten2. Kunden, die Sie empfehlen, Feedback geben oder warten, während Sie einen Fehler beheben, helfen Ihnen.
Aber ein Dank ist kein Verkaufstrick. In Feldexperimenten mit 500.000 neuen Spendern bei öffentlichen Fernsehsendern und einer landesweiten gemeinnützigen Organisation sagten Fundraising-Profis voraus, dass standardisierte Dankesanrufe die Spenderbindung um 80 % erhöhen würden. Die Studie fand keinen Effekt auf die Bindung9. Danken Sie Menschen, weil sie etwas getan haben, das Dank verdient, und lassen Sie die Werbung weg.
48 Stunden
nach dem Anlass geht eine Dankesnachricht spätestens raus
9
Anlässe, jeder mit E-Mail und Kurzversion
500.000
neue Spender in Tests, in denen standardisierte Dankesanrufe die Bindung nicht verbesserten
Zeitpunkt
Wann Sie danken und wann ein nächster Schritt passt
Am selben Tag ist das Ziel, 48 Stunden sind die Grenze. Ein nächster Schritt gehört nur dann in eine Dankesnachricht, wenn der Kunde ihn braucht: um zu wissen, was als Nächstes passiert oder wie er Sie erreicht.
| Anlass | Senden | Kanal | Nächster Schritt | Karte von Hand |
|---|---|---|---|---|
| Erste Bestellung | Am selben Tag wie Zahlung oder Lieferung | E-Mail von einem Menschen | Wen anrufen, wenn etwas nicht stimmt | Nur bei einer großen ersten Bestellung |
| Stammkunde | Innerhalb von 48 Stunden nach Bestellung 2 oder einem Meilenstein | E-Mail oder Chat | Keiner | Nein |
| Nach einem Termin | Am selben Tag | Ja: was, wer und bis wann | Nein | |
| Abgeschlossenes Projekt | Innerhalb von 48 Stunden nach der Übergabe | E-Mail, dann eine Karte | Wen anrufen, wenn etwas ist | Ja, in derselben Woche |
| Empfehlung | Am selben Tag, an dem sich der Kontakt meldet | E-Mail oder Nachricht | Keiner | Passt gut |
| Bewertung oder Feedback | Innerhalb von 48 Stunden | Öffentliche Antwort oder E-Mail | Bei Feedback: was Sie ändern | Nein |
| Geduld bei einem Problem | Am Tag der Lösung | Der Kanal des Problems | Wie man Sie erreicht, wenn etwas nicht stimmt | Nein |
| Nach einem Supportfall | Wenn er gelöst ist, bevor der Chat endet | Derselbe Kanal | Wie man den Fall wieder öffnet | Nein |
| Kundenjubiläum | Am Jahrestag | E-Mail oder Karte | Keiner | Passt gut |
48 Stunden verpasst? Senden Sie die Nachricht trotzdem innerhalb der Woche, ohne sich für die Verspätung zu entschuldigen. Nach einer Woche warten Sie stattdessen auf den nächsten Anlass. Eine Dankesnachricht pro Anlass: Notieren Sie, wer sie sendet, damit sich nicht zwei Personen bei demselben Kunden für dasselbe bedanken.
Regeln
Sechs Regeln für eine professionelle Dankesmail an Kunden
Sie gelten für E-Mail, Chat, Karte und öffentliche Antworten auf Bewertungen. Legen Sie sie einmal für das ganze Team fest.
Eine konkrete Sache nennen
Was der Kunde gekauft, gesagt oder getan hat, mit einem Detail, das nur Sie kennen können. „Vielen Dank für Ihr Vertrauen“ passt auf jeden Kunden und bedeutet diesem deshalb nichts.
SatzDanke für das Foto der Karten: Darauf haben wir genau gesehen, welcher Schnitt falsch war.
Am selben Tag, spätestens nach 48 Stunden
Schnelligkeit zeigt, dass Sie es bemerkt haben. Legen Sie die Aufgabe an, wenn der Anlass passiert, nicht erst, wenn Sie daran denken. Ein Dank eine Woche später wirkt wie Routine.
Keine versteckte Werbung
Kein Rabatt, kein Zusatzangebot, kein „Das könnte Ihnen auch gefallen“, kein Umfragelink. Eine Dankesnachricht, die für ein Angebot wirbt, kann als Werbe-E-Mail gelten und braucht in den USA dann eine Abmeldemöglichkeit und Ihre Postanschrift1.
Ein nächster Schritt nur, wenn er hilft
Sagen Sie nach einem Termin, was als Nächstes passiert. Sagen Sie nach einer Bestellung oder einem Projekt, wen der Kunde anrufen kann, wenn etwas nicht stimmt. Überall sonst endet die Nachricht mit dem Dank.
Handschriftlich für die großen Anlässe
E-Mail für alltägliche Anlässe. Eine handschriftliche Karte, in derselben Woche per Post, für ein abgeschlossenes Projekt, eine Empfehlung oder ein Jubiläum. Drei Zeilen genügen, und die E-Mail geht trotzdem zuerst raus.
Erst danken, später um eine Bewertung bitten
Nie in derselben Nachricht. Fragen Sie jeden Kunden auf dieselbe Weise, ohne Anreiz und ohne Formulierungsvorschlag. Google verbietet Anreize und gezieltes Fragen4, und die FTC rät, nicht nur die Kunden zu fragen, von denen Sie eine positive Bewertung erwarten5.
Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Die Regeln für E-Mails und Bewertungen unterscheiden sich je nach Land. Prüfen Sie deshalb die offiziellen Regeln dort, wo Ihre Kunden leben.
Excel-Protokoll
Was im Excel-Dankesprotokoll steckt
Drei Tabellenblätter: Dankesprotokoll mit dem ausgefüllten Beispiel und 8 weiteren Beispielzeilen, Übersicht, und Listen mit den Anlässen, Kanälen, Zuständigen und der 48-Stunden-Einstellung. Mit Auto markierte Spalten füllen sich selbst.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Kunde, Firma, Zuständig | Eine Zeile je Dankesnachricht. Zuständig ist die Person, die sie sendet. |
| Anlass, Datum des Anlasses | Einer der 9 Anlässe und der Tag, an dem er passiert ist. |
| Senden bis Auto | Datum des Anlasses plus 2 Tage: die 48-Stunden-Grenze. |
| Wofür Sie danken | Das eine konkrete Detail. Wenn Sie es nicht ausfüllen können, ist die Dankesnachricht nicht fertig. |
| Nächster Schritt | Wen anrufen, was als Nächstes passiert, oder Keiner. |
| Kanal, Gesendet am | E-Mail, Handschriftliche Karte, Chat oder Nachricht, Öffentliche Antwort oder Telefon, und der Tag, an dem Sie gesendet haben. |
| Innerhalb von 48 Stunden Auto | Ja oder Nein, sobald das Sendedatum eingetragen ist. |
| Status Auto | Zu senden, Heute fällig, Überfällig, Pünktlich gesendet oder Verspätet gesendet. |
| Dubletten-Prüfung Auto | Doppelt erfasst, wenn derselbe Kunde, derselbe Anlass und dasselbe Datum des Anlasses in zwei Zeilen stehen. |
Im Beispiel wurden 9 von 12 Dankesnachrichten gesendet, 8 davon innerhalb von 48 Stunden und 1 verspätet. An jedem Tag, an dem Sie die Datei öffnen, ist 1 heute fällig, 1 überfällig und 1 noch zu senden, und 2 Zeilen sind als Doppelt erfasst markiert. Das Blatt Übersicht zeigt zusätzlich den Anteil, der innerhalb von 48 Stunden gesendet wurde, Summen je Anlass und Kanal und die offene Arbeit je zuständiger Person. Funktioniert in Excel, LibreOffice und Google Tabellen.
Anleitung
So nutzen Sie diese Vorlagen für Dankesmails
- 1
Anlass wählen
Öffnen Sie den Tab zu dem, was passiert ist. Nutzen Sie die E-Mail oder die Kurzversion für Chat und Nachrichten.
- 2
Das eine Detail ausfüllen
Ersetzen Sie jedes Wort in Klammern. Am wichtigsten ist das konkrete Detail: Wenn Sie es nicht ausfüllen können, fragen Sie die Person, die den Kunden betreut hat.
- 3
Innerhalb von 48 Stunden senden
Am selben Tag, wenn möglich. Tragen Sie Datum des Anlasses und Sendedatum im Excel-Dankesprotokoll oder in einer CRM-Aufgabe ein.
- 4
Werbung streichen
Lesen Sie die Nachricht noch einmal und löschen Sie jedes Angebot, jeden Link und jede Umfrage. Eine Bewertungsanfrage gehört in eine eigene Nachricht, an einem anderen Tag.
- 5
Protokoll wöchentlich prüfen
Senden Sie, was überfällig ist, legen Sie für alles doppelt Erfasste eine zuständige Person fest und sehen Sie nach, welche Anlässe Sie am häufigsten verpassen.
Einrichtung in CRMsoftware.pro
- Wenn der Anlass passiert, öffnen Sie „Aufgaben“ und klicken auf „Neue Aufgabe“: ein „Aufgabentitel“ wie „Dank: Carmen Ruiz, Empfehlung“, als „Abtretungsinhaber“ (die zuständige Person) die Person, die sendet, und eine „Deadline“ höchstens 2 Tage später. „Meine Aufgaben“ zeigt „Fällig heute“ und „Überfällig“.
- Schreiben Sie in die „Anmerkungen“ des Kontakts, wofür Sie gedankt haben, mit Datum, damit sich niemand zweimal für denselben Anlass bedankt.
- Senden Sie die E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach. Tragen Sie Datum und Kanal in die „Statusübersicht“ ein und klicken Sie auf „Markiert erledigt“ (als erledigt markieren).
- Mit Growth speichern Sie die kurzen Chat-Versionen unter „Einstellungen“ > „Gespeicherte Antworten“ > „Neue Antwort“: ein „Kürzel“ wie /thanks, ein „Titel“ und der „Antworttext“, dann „Mit Team teilen“. Tippen Sie im Antwortfeld des Chats das Kürzel ein und ersetzen Sie die Klammern.
- Öffnen Sie unter „Meine Bots“ Ihren Bot und schalten Sie auf dem Tab „Verhalten“ die „Zufriedenheitsbewertungen“ ein: Kunden sehen am Ende eines Gesprächs eine Sternebewertung, und die Bewertungen erscheinen unter „Analysen“ bei „Zufriedenheit“. Senden Sie den Dank für den Supportfall, bevor der Chat endet.
CRMsoftware.pro sendet keine Dankesmails für Sie: Es gibt keine automatischen Dankes- oder Nachfass-E-Mails. Sie schreiben jede Nachricht selbst, und Aufgaben halten die 48-Stunden-Grenze ein. KI-Chat und einfache Aufgaben sind für 3 Nutzer kostenlos; gespeicherte Antworten gibt es mit Growth, 49 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung.
Wöchentliche Prüfung des Protokolls, 10 Minuten
- Überfällig: heute senden oder auslassen, wenn mehr als eine Woche vergangen ist.
- Doppelt erfasst: eine zuständige Person für diesen Kunden festlegen.
- Jede gesendete Dankesnachricht nennt eine konkrete Sache.
- Kein Angebot, kein Rabatt und kein Bewertungslink in einer Dankesnachricht.
- Der Anlass, den Sie am häufigsten verpassen: Legen Sie die Aufgabe am Tag des Anlasses an.
Häufige Fragen
Fragen zur Dankesmail an Kunden
Was gehört in eine Dankesmail an Kunden?
Drei Dinge: wofür Sie danken, ein konkretes Detail, das zeigt, dass Sie es bemerkt haben, und wie der Kunde Sie erreicht, wenn er etwas braucht. Bleiben Sie unter 120 Wörtern, senden Sie die E-Mail innerhalb von 48 Stunden und lassen Sie Angebote, Zusatzangebote und Bewertungslinks weg.
Wie bedanke ich mich professionell bei einem Kunden?
Schreiben Sie als Person, nicht von einer No-Reply-Adresse, sprechen Sie den Kunden mit Namen an und nennen Sie die konkrete Sache, die er getan hat. Ein kurzer Absatz genügt. Eine professionelle Dankesnachricht enthält keinen Rabatt und keine Werbung, und nur nach einem Termin einen nächsten Schritt, der über die Frage hinausgeht, wen der Kunde anrufen kann.
Wie sieht eine kurze Dankesnachricht an Kunden aus?
Ein oder zwei Sätze mit einem Detail, zum Beispiel: „Danke für Ihre erste Bestellung, Carmen! Ich weiß, dass die Speisekarten vor Samstag fertig sein mussten. Wenn etwas nicht stimmt, antworten Sie einfach hier.“ Jeder Tab hat eine Kurzversion für Chat und Nachrichten.
Was gehört in eine E-Mail „Danke für Ihre Bestellung“?
Senden Sie sie von einer Person, am selben Tag, an dem die Bestellung bezahlt oder geliefert wird: Danken Sie mit Namen, nennen Sie, was bestellt wurde, und ein Detail, und sagen Sie, wen der Kunde anrufen kann, wenn etwas nicht stimmt. Sie ersetzt nicht die automatische Bestellbestätigung. Lassen Sie Rabattcodes weg: Eine E-Mail, die für ein Angebot wirbt, kann nach US-Recht als Werbe-E-Mail gelten1.
Wie schnell sollte eine Dankesmail an einen Kunden rausgehen?
Am selben Tag, wenn möglich, und spätestens nach 48 Stunden. Nach einem Termin oder einem Supportfall immer am selben Tag. Wenn Sie die 48 Stunden verpasst haben, senden Sie sie innerhalb der Woche, ohne sich für die Verspätung zu entschuldigen; nach einer Woche warten Sie auf den nächsten Anlass.
Wie bedanke ich mich per E-Mail bei einem Kunden für seine Unterstützung?
Nennen Sie bei einem treuen Kunden, was er getan hat, etwa „Ihre zehnte Bestellung seit März“ oder „ein Jahr seit Ihrer ersten Bestellung“, und verkaufen Sie nichts. Danken Sie nach einem Supportfall für den Beitrag des Kunden, etwa einen klaren Screenshot, und sagen Sie, wie er den Fall wieder öffnet. Die Tabs 2 und 8 sind fertig zum Kopieren.
Darf ich in einer Dankesmail um eine Bewertung bitten?
Besser nicht. Danken Sie zuerst und fragen Sie in einer eigenen Nachricht an einem anderen Tag, bei jedem Kunden auf dieselbe Weise, ohne Anreiz und ohne Formulierungsvorschlag. Google erlaubt keine Anreize für Bewertungen und verbietet, nur zufriedene Kunden zu fragen4, und die FTC rät, nicht nur die Kunden zu fragen, von denen Sie eine positive Bewertung erwarten5.
Ist eine handschriftliche Dankeskarte besser als eine E-Mail?
Bei großen Anlässen bringt eine Karte etwas, das eine E-Mail nicht kann: nach einem abgeschlossenen Projekt, einer Empfehlung oder zu einem Jubiläum. Senden Sie zuerst die E-Mail, innerhalb von 48 Stunden, und schicken Sie die Karte in derselben Woche per Post. Bei alltäglichen Anlässen genügt eine E-Mail oder eine Chat-Nachricht.
Kann CRMsoftware.pro Dankesmails automatisch senden?
Nein. Es gibt keine automatischen Dankesmails: Sie schreiben und senden jede selbst aus Ihrem eigenen Postfach. CRMsoftware.pro hält den Zeitplan mit einer Aufgabe je Dankesnachricht, mit „Abtretungsinhaber“ (zuständige Person) und „Deadline“, hält in den „Anmerkungen“ fest, wofür Sie gedankt haben, und speichert mit Growth (49 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung) die Chat-Versionen als „Gespeicherte Antworten“10.
Ähnliche Vorlagen
Kostenlose Tools
Quellen
- US-Regeln für Werbe-E-Mails, auch dazu, was als transaktionale E-Mail gilt, geprüft am 12. Oktober 2026: Federal Trade Commission, CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business
- Experimente zu Dank und Hilfsbereitschaft, Journal of Personality and Social Psychology, Juni 2010: Adam M. Grant and Francesca Gino, A little thanks goes a long way: Explaining why gratitude expressions motivate prosocial behavior
- Antworten auf Bewertungen und Bewertungslinks, geprüft am 12. Oktober 2026: Google Business Profile Help, Tips to get more reviews
- Anreize und gezieltes Fragen nach Bewertungen, geprüft am 12. Oktober 2026: Google, Prohibited & restricted content (Maps user generated content policy)
- US-Leitfaden zum Einholen von Bewertungen, Januar 2022: Federal Trade Commission, Soliciting and Paying for Online Reviews: A Guide for Marketers
- Pressemitteilung der FTC vom 14. August 2024: Federal Trade Commission Announces Final Rule Banning Fake Reviews and Testimonials
- Experimente mit Dankesbriefen, Psychological Science, September 2018: Amit Kumar and Nicholas Epley, Undervaluing Gratitude: Expressers Misunderstand the Consequences of Showing Appreciation
- Pressemitteilung zur selben Studie, University of Chicago Booth School of Business, 4. September 2018: Expressing your gratitude is more powerful than you think
- Feldexperimente mit 500.000 neuen Spendern, American Economic Journal: Applied Economics, April 2023: Anya Samek and Chuck Longfield, Do Thank-You Calls Increase Charitable Giving? Expert Forecasts and Field Experimental Evidence
- Pläne und Preise: Preise von CRMsoftware.pro
Danken Sie dem richtigen Kunden, für das Richtige, rechtzeitig.
Starten Sie kostenlos mit 3 Nutzern, KI-Chat und einfachen Aufgaben. Launch (19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung, 8 Nutzer) ergänzt WhatsApp, Instagram, die Übergabe an Menschen und den zentralen Posteingang. Growth (49 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung, 20 Nutzer) ergänzt gespeicherte Antworten für die Kurzversionen.