Antwortvorlagen für falsch versandte Artikel
Antwortvorlagen für falsch versendete Artikel, um sich zu entschuldigen, das richtige Produkt erneut zu versenden, Rücksendeetiketten zu schicken und Größen- oder Variantenfehler schnell zu beheben. Nutzen Sie die Varianten unverändert, bearbeiten Sie die Platzhalter oder laden Sie das bearbeitbare Word-Dokument herunter.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. Entschuldigung plus erneuter Versand
Wann verwendenVerwenden Sie dies, wenn der Kunde den falschen Artikel erhalten hat und Sie den richtigen sofort versenden.
Betreff
Entschuldigung – der richtige Artikel für Bestellung Bestellnummer ist unterwegs
Hallo Kundenname,
Es tut mir leid – wir haben Ihnen den falschen Artikel in Bestellung geschickt Bestellnummer. Das ist unser Fehler, und ich möchte Ihnen den richtigen so schnell wie möglich zukommen lassen.
Gute Nachricht: richtiger Artikel wird bereits versendet und sollte Sie erreichen innerhalb von Zeitrahmen. Sie müssen dafür Ihrerseits auf nichts warten.
Ich melde mich separat wegen des Artikels, den Sie versehentlich erhalten haben, damit die Rücksendung mühelos verläuft. Vorrang hat jetzt, Ihnen das zu bringen, was Sie tatsächlich bestellt haben. Nochmals Entschuldigung für die Verwechslung.
Beste Grüße,
Ihr Name, Firmenname
2. Falscher Artikel, behalten Sie ihn (keine Rücksendung nötig)
Wann verwendenVerwenden Sie dies, wenn die Rücksendung des falschen Artikels mehr kostet, als er wert ist, und Sie ihn dem Kunden lieber überlassen.
Betreff
Der richtige Artikel kommt – und behalten Sie den anderen
Hallo Kundenname,
Es tut mir leid, dass wir den falschen Artikel in Bestellung geschickt haben Bestellnummer. Lassen Sie es mich Ihnen einfach machen.
Ihr richtiger richtiger Artikel ist unterwegs und sollte ankommen innerhalb von Zeitrahmen. Was den Artikel angeht, den wir versehentlich geschickt haben – behalten Sie ihn bitte, eine Rücksendung ist nicht nötig. Nutzen Sie ihn, verschenken Sie ihn oder spenden Sie ihn, ganz wie es Ihnen am leichtesten fällt.
Sie sollten wegen unseres Fehlers nicht Ihren Nachmittag an einer Abgabestelle verbringen. Falls der Ersatz nicht wie erwartet ankommt, antworten Sie einfach, und ich kläre das sofort.
Beste Grüße,
Ihr Name, Firmenname
3. Rücksendeetikett plus Ersatz
Wann verwendenVerwenden Sie dies, wenn der falsch versendete Artikel zurückgeschickt werden muss und Sie ein kostenloses Rücksendeetikett bereitstellen.
Betreff
Bestellung wird behoben Bestellnummer – Ersatz plus kostenloses Rücksendeetikett
Hallo Kundenname,
Es tut mir leid, dass wir den falschen Artikel in Bestellung geschickt haben Bestellnummer. So genau werden wir es beheben – ohne Kosten oder Aufwand für Sie.
Ihr richtiger richtiger Artikel wird jetzt versendet und sollte ankommen innerhalb von Zeitrahmen. Für den falschen Artikel , den Sie versehentlich erhalten haben, habe ich ein vorfrankiertes Rücksendeetikett beigefügt – kleben Sie es einfach auf den Karton und geben Sie ihn an einem beliebigen Ort ab.
Sie müssen den falschen Artikel nicht zurücksenden, bevor der Ersatz verschickt wird; beides wird getrennt bearbeitet. Falls mit dem Etikett etwas nicht klappt, antworten Sie einfach, und ich schicke ein neues.
Beste Grüße,
Ihr Name, Firmenname
4. Teil der Bestellung falsch
Wann verwendenVerwenden Sie dies, wenn der Kunde den Großteil seiner Bestellung richtig erhalten hat, aber ein oder mehrere Artikel falsch waren.
Betreff
Ein Artikel in Bestellung Bestellnummer war falsch – so wird es behoben
Hallo Kundenname,
Danke, dass Sie darauf hingewiesen haben, und Entschuldigung für das Versehen. Der Großteil der Bestellung Bestellnummer war korrekt, aber wir haben falschen Artikel geschickt, obwohl Sie erhalten sollten richtiger Artikel.
Den Rest Ihrer Bestellung können Sie behalten und wie gewohnt nutzen. Für den Artikel, den wir vertauscht haben, ist Ihr richtiger richtiger Artikel wird jetzt versendet und sollte ankommen innerhalb von Zeitrahmen.
Ich schicke eine separate Nachricht zur Rücksendung des falschen Teils, damit es einfach ist. Entschuldigung für den zusätzlichen Schritt bei einer eigentlich reibungslosen Lieferung – antworten Sie jederzeit, falls ich etwas übersehen habe.
Beste Grüße,
Ihr Name, Firmenname
5. Falsche Größe oder Variante
Wann verwendenVerwenden Sie dies, wenn das richtige Produkt angekommen ist, aber in der falschen Größe, Farbe oder Variante.
Betreff
Wir senden den richtigen für Bestellung Bestellnummer
Hallo Kundenname,
Es tut mir leid – wir haben das richtige Produkt in Bestellung geschickt Bestellnummer aber in der falschen Variante. Lassen Sie mich Ihnen den richtigen zukommen lassen und dafür sorgen, dass diesmal alles passt.
Zur schriftlichen Bestätigung versende ich nun richtige Variante. Bitte prüfen Sie noch einmal, ob das dem Gewünschten entspricht, und es sollte ankommen innerhalb von Zeitrahmen.
Sie können den bereits angekommenen behalten, bis Ihr Ersatz eintrifft; ich sende die Rücksendedetails separat, damit Sie nie ohne dastehen. Antworten Sie, falls richtige Variante nicht ganz stimmt, und ich behebe es vor dem Versand.
Beste Grüße,
Ihr Name, Firmenname
6. Eskalation bei wiederholtem Fehler
Wann verwendenVerwenden Sie dies, wenn derselbe Kunde zweimal den falschen Artikel erhalten hat und die Geduld zu Recht am Ende ist.
Betreff
Das geht auf mich – ich bringe Bestellung Bestellnummer endgültig in Ordnung
Hallo Kundenname,
Einmal den falschen Artikel zu bekommen ist schlimm. Zweimal ist inakzeptabel, und ich werde das nicht beschönigen. Es tut mir leid, und ich übernehme Ihre Bestellung Bestellnummer persönlich, damit hier Schluss ist.
Ich habe von Hand geprüft, dass Ihr richtiger Artikel korrekt ist, und er wird heute versendet, mit Ankunft innerhalb von Zeitrahmen. Ich habe außerdem Geste für die Umstände hinzugefügt, die wir Ihnen bereitet haben. Behalten Sie alles, was bereits versehentlich versendet wurde – verschwenden Sie keine Minute mit Rücksendungen.
Antworten Sie direkt mir, falls etwas nicht stimmt. Sie sollten dem nicht noch einmal hinterherlaufen müssen, und solange ich mich darum kümmere, werden Sie es nicht.
Beste Grüße,
Ihr Name, Firmenname
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Anleitung
So verwenden Sie diese Vorlage
- 1
Wählen Sie die passendste Variante. Entscheiden Sie nach der Situation, nicht nur nach dem Kanal.
- 2
Ersetzen Sie jeden Platzhalter. Wenn Sie ein Feld nicht ausfüllen können, stellen Sie zuerst eine klärende Frage.
- 3
Speichern Sie die endgültige Version in CRMsoftware.pro, Ihrem CRM oder Helpdesk, damit das Team einheitlich bleibt.
- 4
Überprüfen Sie die Ergebnisse wöchentlich. Verwerfen Sie Varianten, die für Verwirrung sorgen, und verbessern Sie die funktionierenden.
Häufige Fragen
Häufig gestellte Fragen
Darf ich diese Vorlagen kommerziell nutzen?
Ja. Kopieren, bearbeiten und nutzen Sie sie in Ihrem Unternehmen, in der Kundenarbeit, im CRM, Helpdesk oder CRMsoftware.pro-Workspace.
Was soll ich sagen, wenn wir den falschen Artikel verschickt haben?
Entschuldigen Sie sich klar, bestätigen Sie mit einem Zeitrahmen, dass der richtige Artikel bereits unterwegs ist, und machen Sie die Rücksendung des falschen mühelos – mit einem vorfrankierten Etikett oder dem Angebot, ihn zu behalten. Beginnen Sie mit der Lösung, nicht mit Fragen oder Nachweisforderungen, damit der Kunde sieht, dass Sie das Problem lösen und ihn nicht überprüfen.
Sollte ich den Kunden den falschen Artikel zurücksenden lassen?
Nur wenn es die Versand- und Bearbeitungskosten wert ist. Bei geringwertigen Artikeln ist es schneller und schafft Wohlwollen, den Kunden das falsche Produkt behalten, verschenken oder spenden zu lassen. Wenn Sie es wirklich zurückbrauchen, legen Sie immer ein vorfrankiertes Etikett bei, damit der Kunde nie für die Korrektur Ihres Fehlers zahlt.
Wie gehe ich mit einer falsch versendeten Größe oder Farbe um?
Bestätigen Sie schriftlich die genaue Variante, die Sie nun senden, damit sich der Tausch nicht wiederholt, geben Sie einen Ankunftszeitraum an und lassen Sie den Kunden den falschen behalten, bis der Ersatz eintrifft. Größe oder Farbe ausdrücklich zu wiederholen ist der beste Schutz davor, denselben Variantenfehler ein zweites Mal zu machen.
Was, wenn wir demselben Kunden zweimal den falschen Artikel senden?
Eskalieren Sie es. Lassen Sie den vorformulierten Ton fallen, übernehmen Sie persönlich Verantwortung und prüfen Sie den Ersatz von Hand, bevor er versendet wird. Bieten Sie eine echte Wiedergutmachung für die wiederholten Umstände an, verzichten Sie auf jede Rücksendung und geben Sie dem Kunden eine direkte Kontaktmöglichkeit, damit er demselben Problem nie ein drittes Mal hinterherlaufen muss.
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