Шаблоны приветственных писем для гостиничного бизнеса
Шесть приветственных писем для гостиничного бизнеса: подтверждение брони, советы перед приездом, детали в день заезда, постоянные гости, групповые бронирования и просьбы об отзыве после проживания. Используйте варианты как есть, измените заполнители или скачайте редактируемый документ Word.
Автор Anatolii Ulitovskyi 
Факты проверил RH Fardin Обновлено 1. Приветствие с подтверждением брони
Когда использоватьОтправьте сразу после бронирования, пока гость ещё в предвкушении поездки.
Тема
Вы забронированы — до встречи в название объекта на дата заезда
Письмо
Здравствуйте, имя гостя,
Ваше пребывание подтверждено. Вы размещены в тип номера из дата заезда до дата выезда, по номеру брони номер бронирования.
Мы искренне рады, что вы выбрали именно нас. До вашего приезда мы отправим два коротких письма: одно — о том, что стоит знать перед дорогой, и одно — утром в день заезда, с маршрутом и деталями входа. Больше ничего, обещаем.
Нужно изменить даты, добавить ночь или сказать нам, что это день рождения? Всё здесь: ссылка для управления, или просто ответьте на это письмо — и живой человек всё уладит.
До встречи,
ваше имя и команда название объекта
2. Что стоит знать перед приездом
Когда использоватьОтправьте за три-пять дней до приезда, пока ещё есть время всё спланировать.
Тема
Несколько полезных вещей перед дата заезда
Письмо
Здравствуйте, имя гостя,
Уже совсем скоро. Вот то, о чём гости чаще всего жалеют, что не узнали днём раньше.
Как добраться: совет по транспорту. Парковка: информация о парковке. Заезд проходит время заезда — приехать вне этого времени обычно не проблема, просто скажите нам, и мы что-нибудь придумаем, а не оставим вас стоять на улице.
Что взять с собой: заметка о погоде. Звучит как мелочь, но именно за это нас благодарят чаще всего — обычно одалживая зонт на ресепшене.
На это письмо не нужно отвечать или что-то подтверждать. Оно здесь для того, чтобы день вашего приезда был скучным в лучшем смысле.
Если в дороге что-то случится, позвоните нам по номеру контактный номер. Отвечает живой человек, в том числе и поздно вечером, и нам лучше ответить на вопрос, чем чтобы вы час из-за этого волновались.
Хорошей дороги,
Команда название объекта
3. Детали заезда в день прибытия
Когда использоватьОтправьте утром в день приезда, ещё до того, как большинство гостей отправится в дорогу.
Тема
Сегодня: как попасть внутрь в название объекта
Письмо
Здравствуйте, имя гостя,
Всё, что нужно на сегодня, — сразу наверху:
Адрес: полный адрес. Как войти: инструкции по доступу. Ваш номер готов с время заезда, а если приедете раньше, мы с радостью оставим ваши чемоданы у себя.
Wi-Fi, чтобы не пришлось спрашивать потом: данные Wi-Fi. Он работает по всему зданию, в том числе и в саду.
Это всё письмо — никаких вложений, никакого приложения для скачивания, ничего печатать. Сделайте скриншот, если едете туда, где слабый сигнал.
Если поезд опаздывает, рейс переносят или вы просто не можете найти дверь — звоните контактный номер — нам гораздо лучше услышать вас, чем представлять, как вы стоите на тротуаре и гадаете. Поздний заезд — это совершенно нормально и никогда не проблема.
До скорой встречи,
Команда название объекта
4. Приветствие для постоянного гостя
Когда использоватьОтправьте при бронировании, когда история гостя показывает предыдущее проживание.
Тема
С возвращением, имя гостя -- дата заезда уже в календаре
Письмо
Здравствуйте, имя гостя,
Приятно снова увидеть ваше имя. Прошло уже с последнее проживание, а это, на наш взгляд, означает, что вы давно должны были приехать.
У нас до сих пор записано, что вы предпочитаете сохранённое пожелание, так что, если вы не скажете иначе, мы просто тихо об этом позаботимся до вашего приезда. В этот раз просить дважды не придётся.
Ваше пребывание с дата заезда также включает бонус лояльности — уже применено, ничего запрашивать не нужно.
Если в прошлый раз что-то было не так, как должно было быть, ответьте и скажите честно. Для нас это полезнее вежливого отзыва.
С нетерпением ждём,
ваше имя, название объекта
5. Приветствие для мероприятия или групповой брони
Когда использоватьОтправьте, как только групповая бронь подтверждена, — организатору, а не каждому гостю.
Тема
Ваша группа в название объекта, даты события — подтверждено
Письмо
Здравствуйте, имя организатора,
Мы держим для вас количество номеров в течение даты события по номеру брони номер бронирования. Считайте, что это зафиксировано.
Ваше контактное лицо здесь — имя координатора, и я имею в виду настоящего человека, а не общий почтовый ящик. Всё, что вам понадобится — тайминг, списки пищевых предпочтений, замена номера в последнюю минуту — идёт к нему и только к нему.
Единственная дата, которую стоит запомнить: окончательный список размещения нужен до срок бронирования номеров. После этого мы всё равно сможем пойти навстречу, просто это будет телефонный звонок, а не один клик.
Вы сейчас, вероятно, управляете десятком поставщиков. Мы хотели бы быть тем, с кем легко.
С уважением,
имя координатора, название объекта
6. Благодарность после проживания и просьба об отзыве
Когда использоватьОтправьте через один-два дня после выезда, когда поездка уже улеглась, но ещё свежа.
Тема
Спасибо, что остановились у нас, имя гостя
Письмо
Здравствуйте, имя гостя,
Спасибо, что выбрали нас на даты проживания. Небольшие места живут тем, что люди решают вернуться, и мы не относимся к этому легкомысленно.
Если проживание было удачным, несколько строк здесь по-настоящему нам помогут: ссылка на отзыв. Это займёт минуту и это самое полезное, что гость может сделать для такого места, как наше.
Если было не очень, я бы гораздо охотнее услышал об этом сначала приватно — напишите на контакт для отзывов — и это попадёт напрямую ко мне, не в очередь и не в форму. Я прочитаю сам и отвечу.
В любом случае предложение для возвращения ваша, как только захотите вернуться. Никаких игр со сроками действия, никаких кодов, которые надо искать.
Ещё раз спасибо, что позволили нам быть вашими хозяевами.
С теплотой,
ваше имя, название объекта
Для небольших команд продаж и поддержки
Отвечайте на эти вопросы с AI круглосуточно.
Добавьте утверждённые ответы в базу знаний CRMsoftware.pro. AI-агент отвечает на вашем сайте 24/7 и передаёт сложные случаи команде.
- AI-чат и базовая база знаний на бесплатном тарифе
- Передача человеку и единый inbox с тарифа Launch
- Сохранённые ответы и автоперевод во входящих с тарифа Growth
Бесплатный тариф: 3 пользователя, без кредитной карты.
Как использовать
Как использовать этот шаблон
- 1
Выберите ближайший вариант. Ориентируйтесь на ситуацию, а не только на канал.
- 2
Замените каждый заполнитель. Если поле нечем заполнить, сначала задайте один уточняющий вопрос.
- 3
Сохраните финальную версию в CRMsoftware.pro, вашу CRM или службу поддержки, чтобы команда отвечала единообразно.
- 4
Просматривайте результаты еженедельно. Убирайте варианты, которые создают путаницу, и улучшайте те, что работают.
Вопросы и ответы
Частые вопросы
Можно ли использовать эти шаблоны в коммерческих целях?
Да. Копируйте, редактируйте и используйте их в своём бизнесе, клиентских проектах, CRM, службе поддержки или рабочем пространстве CRMsoftware.pro.
Сколько писем должен получить гость до приезда?
Для большинства поездок оптимально три: подтверждение при бронировании, «что стоит знать» за несколько дней до приезда и письмо с деталями заезда утром в день прибытия. У каждого должна быть своя отдельная задача. Больше — и гости перестанут открывать именно то письмо, которое действительно важно.
Что должно быть в письме перед приездом?
Те вопросы, которые на самом деле получает ваша стойка регистрации: парковка, транспорт, время заезда и что взять с собой. Не меню спа. Письмо перед приездом, которое предотвращает три телефонных звонка, стоит больше того, что рекламирует допуслугу, которую никто не читает в поезде.
Когда лучше всего просить отзыв?
Через один-два дня после выезда, после искренней благодарности, а не перед ней. В том же письме предложите приватный канал для жалоб. Гости, которых выслушали приватно, часто оставляют лучшие публичные отзывы, чем те, кому лишь показали звёздочки.
Должны ли постоянные гости получать другое приветственное письмо?
Всегда. Шаблонное подтверждение, отправленное гостю, который приезжает в четвёртый раз, тихо говорит, что вы не заметили. Упомяните одну настоящую деталь из его истории — предпочтение по номеру, примерные даты — и сообщение о лояльности сработает без необходимости подпирать его бейджем уровня.
Используйте этот шаблон в CRMsoftware.pro
Начните бесплатно: 3 пользователя и AI-агент, который отвечает на вашем сайте 24/7. Платные тарифы от 19 $ в месяц при оплате за год.