KI-Prompts für den Kundenservice mit Prüfung vor dem Senden

KI-Prompts für den Kundenservice: 20 kopierfertige Prompts für ChatGPT, Claude, Gemini oder Microsoft Copilot, mit denen Ihr Team Antworten entwirft, lange Verläufe zusammenfasst, Hilfeartikel schreibt und die Qualität prüft. Jeder nennt, was Sie einfügen und was Sie vor dem Senden prüfen.

Erstellt von Anatolii Ulitovskyi

Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 14. Oktober 2026

Word-Vorlage (.docx) Excel-Bibliothek und Testprotokoll (.xlsx)

1. KI-Prompts für den Kundenservice: der Prompt in 5 Teilen

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Diese KI-Prompts für den Kundenservice funktionieren in jedem allgemeinen KI-Assistenten: ChatGPT, Claude, Gemini oder Microsoft Copilot. Der Prompt-Leitfaden von Google nennt vier Teile eines Prompts: Persona, Aufgabe, Kontext und Format¹. Wir ergänzen einen fünften, Regeln, damit die KI keine Erstattungen und Termine erfindet. Sie entscheiden; ein Mensch prüft und sendet.

Der Prompt in 5 Teilen (einmal ausfüllen, immer wieder nutzen)ROLLE: Du arbeitest im Kundensupport von Unternehmen (Art des Unternehmens). Schreibe auf Sprache, in einem herzlichen und schlichten Ton, und unterschreibe mit Ihr Vorname.
AUFGABE: was zu schreiben ist, für wen.
FAKTEN (nur diese verwenden): die Nachricht des Kunden nur mit Vornamen, die Fakten, die passende Zeile aus der Regelung, meine Entscheidung.
REGELN: Füge nichts hinzu, was nicht in den Fakten steht. Keine Preise, Datumsangaben, Erstattungen, Rabatte oder Zusagen, außer sie stehen in den Fakten. Fehlt ein Fakt, schreibe FEHLT und sag mir, was du brauchst.
FORMAT: E-Mail oder Chat, unter 80 Wörtern, ein nächster Schritt am Schluss.

Nie in ein KI-Tool einfügen

Kartennummern, Bankdaten, Passwörter oder Einmalcodes.
Einen Nachnamen zusammen mit E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Wohnadresse. Nehmen Sie den Vornamen oder „Kunde A“.
Gesundheitsdaten, Ausweisnummern, Nachrichten anderer Kunden, interne Notizen über eine Person.

Vor dem Senden prüfen (bei jedem Prompt)

Fakten: Jede Angabe steht in der Bestellung, im Ticket oder in der Regelung.
Zahlen: Datum, Beträge und Uhrzeiten genau übernommen.
Zusagen: keine Erstattung, keine Gutschrift, kein Rabatt und kein Termin, den Sie nicht entschieden haben.
Ton: keine Schuldzuweisung, kein Sarkasmus, höchstens eine Entschuldigung.
Datenschutz: nichts über andere Kunden, keine internen Notizen.

Warum ein Mensch prüftKI kann falsche Antworten geben, die überzeugt klingen; OpenAI rät, ChatGPT als ersten Entwurf zu nutzen, nicht als endgültige Quelle². Und das Unternehmen ist für das verantwortlich, was es sendet: Ein kanadisches Gericht hat eine Fluggesellschaft für falsche Auskünfte ihres Chatbots verantwortlich gemacht³.

Für Ihren KI-Agenten auf der Website gibt es den Persona-Leitfaden für KI-Agenten und die Fallback- und Sicherheitsskripte für KI. Für den Vertrieb: die KI-Prompts für den Vertrieb.

2. Kundenantwort aus Fakten und Ihrer Entscheidung entwerfen

Meistgenutzt

Fügen Sie die Fakten und Ihre Entscheidung ein, nicht nur die Frage. Die KI formuliert nur.

2.1Antwort aus den Fakten

EinfügenDie Nachricht (nur Vorname), die Fakten, Ihre Entscheidung.

Vor dem Senden prüfenDatum und Beträge stimmen mit der Bestellung überein. Nichts, was Sie nicht entschieden haben.

PromptDu arbeitest im Support von Unternehmen. Schreibe eine Antwort auf diese Kundennachricht:
Kundennachricht
Fakten (nur diese verwenden): Fakten zu Bestellung oder Konto, Datum, Status
Unsere Entscheidung: was wir tun und wann
Beantworte die Frage im ersten Satz. Entschuldige dich einmal, und zwar für das konkrete Problem. Füge keine Datumsangaben, Beträge, Erstattungen, Gutschriften oder Rabatte hinzu, die nicht oben stehen. Fehlt ein Fakt, schreibe FEHLT.
E-Mail oder Chat, unter 80 Wörtern, ein nächster Schritt am Schluss.

2.2Ablehnen laut Regelung

EinfügenDie Anfrage, den Text der Regelung, Ihre Entscheidung, eine echte Alternative.

Vor dem Senden prüfenDas Nein kommt zuerst. Die Regelung ist richtig zitiert. Keine Ausnahme, die Sie nicht gewähren können.

PromptSchreibe eine Antwort an einen Kunden, der um Anliegen gebeten hat. Unsere Antwort ist Nein.
Regelung (nur das zitieren): Text der Regelung
Was wir stattdessen anbieten können: Alternative oder nichts
Nenne die Entscheidung in den ersten 2 Sätzen, erkläre den einen Grund aus der Regelung in einfachen Worten und biete dann einmal die Alternative an. Entschuldige dich nicht für die Regelung, deute nicht an, dass sie sich ändern könnte, und erfinde keine Ausnahmen. Unter 100 Wörtern, Ton: herzlich und schlicht.

2.3Fehlende Angabe erfragen

EinfügenDie Nachricht und die eine Angabe, die Sie brauchen.

Vor dem Senden prüfenGenau eine Frage. Nie eine Frage nach Kartennummern, Passwörtern oder Ausweisnummern.

PromptSchreibe eine kurze Antwort auf diese Nachricht:
Kundennachricht
Bevor wir helfen können, brauchen wir eine Angabe: Angabe, etwa die Bestellnummer. Frag in einer einzigen Frage danach, sag, warum wir sie brauchen und wie es weitergeht: nächster Schritt und Zeitpunkt. Frag nie nach Kartennummern, Passwörtern oder Ausweisnummern. Unter 40 Wörtern.

3. Support-Antwort: Ton verbessern, kürzen oder übersetzen

Schreiben Sie die Fakten selbst und lassen Sie dann die KI an der Formulierung feilen. Ihre Fakten bleiben Wort für Wort erhalten.

3.1Ton entschärfen

EinfügenDie Nachricht des Kunden und Ihren Entwurf.

Vor dem Senden prüfenVergleichen Sie jedes Datum und jeden Betrag mit Ihrem Entwurf. Keine neue Zusage.

PromptÜberarbeite meine Antwort an einen verärgerten Kunden.
Seine Nachricht: Kundennachricht
Mein Entwurf: Ihr Entwurf
Behalte jeden Fakt, jedes Datum und jeden Betrag exakt bei. Benenne zuerst das Problem mit den Worten des Kunden. Übernimm Verantwortung für unseren Teil. Streiche abwehrende Floskeln wie „gemäß unseren Richtlinien“. Schließe damit, was als Nächstes passiert und wann. Gleich lang oder kürzer.

3.2Kürzen und vereinfachen

EinfügenIhre Antwort und die Fakten, die bleiben müssen.

Vor dem Senden prüfenDie aufgelisteten Fakten und der Link sind noch da und stimmen.

PromptKürze diese Antwort auf unter 60 Wörter für den Chat oder einen Handybildschirm:
Ihre Antwort
Behalte diese Angaben exakt bei: Fakten, die bleiben müssen. Verwende kurze Sätze und Alltagswörter, keinen Fachjargon, höchstens eine Entschuldigung. Gib nur die neue Antwort zurück.

3.3Übersetzen und rückübersetzen

EinfügenIhre geprüfte Antwort.

Vor dem Senden prüfenDie Rückübersetzung stimmt. Datumsangaben stehen im landesüblichen Format. Formulierungen zur Regelung prüft jemand, der die Sprache fließend spricht.

PromptÜbersetze diese Antwort auf Sprache für einen Kunden in Land:
Ihre Antwort
Lass Namen, Bestellnummern, Beträge, Datumsangaben und Links genau so, wie sie dastehen. Verwende die förmliche oder vertraute Anrede. Übersetze deine Fassung danach Satz für Satz zurück ins Deutsche, damit ich sie prüfen kann.

Übersetzen in CRMsoftware.proMit Growth übersetzt „Automatisch übersetzen“ im „Live-Support“ Chats für Ihr Team, und der KI-Agent auf Ihrer Website antwortet in über 95 Sprachen. Nutzen Sie 3.3 für E-Mails und Hilfeartikel.

5. Gelöste Tickets als Hilfeartikel und gespeicherte Antworten

Kommt dieselbe Frage 3-mal, schreiben Sie die Antwort einmal und nutzen Sie sie wieder.

5.1Hilfeartikel aus gelösten Chats

Einfügen3 bis 5 gelöste Chats ohne Namen und die Antwort, die funktioniert hat.

Vor dem Veröffentlichen prüfenGehen Sie jeden Schritt selbst durch. Bezeichnungen und Screenshots passen zum heutigen Produkt.

PromptSchreibe einen Hilfeartikel zu Thema aus diesen gelösten Chats:
3 bis 5 Chats
Die Antwort, die funktioniert hat: Schritte
Titel: die Frage so, wie ein Kunde sie eintippen würde. Dann eine Antwort in einem Satz, nummerierte Schritte mit je einer Aktion, was der Kunde sieht, wenn es geklappt hat, und wann er uns kontaktieren sollte. Verwende nur die Antwort, die funktioniert hat. Liste danach die Fragen aus den Chats auf, die der Artikel nicht beantwortet.

5.2FAQ-Eintrag für die Wissensdatenbank

EinfügenDie Frage in den Worten des Kunden und die freigegebene Antwort.

Vor dem Veröffentlichen prüfenDer Eintrag stimmt mit Ihrer Seite zu den Regelungen überein. Preise und Datumsangaben sind aktuell oder fehlen ganz.

PromptSchreibe einen FAQ-Eintrag.
Frage, in den Worten des Kunden: Frage
Freigegebene Antwort: Antwort
Bedingung oder Ausnahme, falls vorhanden: Bedingung
Beginne die Antwort mit Ja, Nein oder der Zahl. Höchstens 3 Sätze. Verwende nur die freigegebene Antwort.

5.3Gespeicherte Antwort mit Platzhaltern

EinfügenEine Antwort, die Sie geprüft und gesendet haben.

Vor dem Speichern prüfenKein echter Name, kein Datum und kein Betrag ist übrig. Die Antwort folgt der heutigen Regelung.

PromptMach aus dieser Antwort eine wiederverwendbare gespeicherte Antwort zu Thema:
gesendete Antwort
Ersetze jede Angabe, die sich von Kunde zu Kunde ändert, etwa Namen, Bestellnummern, Datumsangaben und Beträge, durch einen kurzen Platzhalter in eckigen Klammern. Lass alles andere Wort für Wort stehen. Schlag einen Titel und ein Kürzel in Kleinbuchstaben ohne Leerzeichen vor, das mit einem Schrägstrich beginnt.

Wohin damitHilfeartikel und FAQ-Einträge kommen in die „Wissensdatenbank“ Ihres KI-Agenten (siehe die Vorlage für die FAQ-Wissensdatenbank), gespeicherte Antworten mit Growth unter „Einstellungen“ > „Gespeicherte Antworten“.

6. Antwort gegen die Regelung prüfen, Kontaktgründe finden

Für Teamleitungen

Für die Teamleitung: ein zweiter Blick vor einer wichtigen Antwort und einmal pro Woche ein Blick darauf, warum Kunden schreiben.

6.1QA-Prüfung gegen die Regelung

EinfügenDie Nachricht des Kunden, den Entwurf, die Fakten und die Regelung.

Vor dem Senden prüfenLesen Sie den Entwurf trotzdem selbst: Auch eine prüfende KI übersieht etwas.

PromptDu bist ein strenger Qualitätsprüfer. Prüfe diesen Antwortentwurf, bevor er gesendet wird; schreib ihn nicht um.
Kundennachricht: Kundennachricht
Entwurf: Antwortentwurf
Fakten und Regelung: Fakten und Text der Regelung
Erstelle eine Tabelle: jede Aussage im Entwurf (Datumsangaben, Beträge, Zusagen, Produktfakten), Belegt (Ja, Nein oder Nicht in den Fakten) und die Korrektur. Markiere danach Schuldzuweisungen oder Sarkasmus, einen fehlenden nächsten Schritt und personenbezogene Daten, die dort nicht hingehören.

6.2Häufigste Kontaktgründe

EinfügenDie ersten Nachrichten der letzten Woche, ohne Namen und Bestellnummern. Umfragekommentare und Bewertungen gehen auch.

Vor dem Umsetzen prüfenZählen Sie die 2 häufigsten Gründe von Hand nach. KI-Zählungen können danebenliegen.

PromptHier sind Anzahl Kundennachrichten aus der letzten Woche, eine pro Zeile, ohne Namen und Bestellnummern:
Nachrichten
Ordne sie höchstens 8 Gründen zu. Für jeden Grund: ein kurzer Name, die Anzahl, ein Beispiel in den Worten des Kunden und was ihn verhindern würde: ein Hilfeartikel, eine gespeicherte Antwort oder eine Korrektur am Produkt, im Shop oder an der Regelung. Zähle jede Nachricht nur einmal. Sortiere nach Anzahl.

Nächste WocheMachen Sie aus den häufigsten Gründen Tags unter „Einstellungen“ > „Konversations-Tags“ („Neues Tag“), um die Chats der nächsten Woche einzuordnen.

7. KI-Prompts für den Kundenservice in E-Commerce und SaaS

Shops bekommen Fragen zu Bestellungen und Retouren, Softwarefirmen Fragen zur Bedienung und zu Fehlern. Kopieren Sie die Fakten aus der Quelle; lassen Sie die KI nie raten.

7.1Antwort zum Bestellstatus (E-Commerce)

EinfügenBestelldatum, Versandstatus und die Prognose des Paketdiensts, heute kopiert.

Vor dem Senden prüfenDer Status stimmt in diesem Moment mit der Seite des Paketdiensts überein. Kein „kommt morgen an“, außer der Paketdienst sagt das.

PromptSchreibe eine Antwort an einen Kunden, der fragt, wo seine Bestellung ist.
Fakten: bestellt am Datum, versendet am Datum oder noch nicht, Status beim Paketdienst Status und Datum, voraussichtliche Zustellung Datum oder keine.
Unser nächster Schritt: was wir tun und wann.
Rate kein Lieferdatum. Unter 70 Wörtern, Chat oder E-Mail.

7.2Antwort zu Retoure oder Erstattung (E-Commerce)

EinfügenDie Anfrage, die Regelung und was Sie in Ihrem Shop oder Ihrer Zahlungsplattform freigegeben haben.

Vor dem Senden prüfenBetrag, Zahlungsweg und Zeitpunkt stimmen mit Ihrer Freigabe überein. Die Erstattung erfolgt auf dieser Plattform.

PromptSchreibe eine Antwort zu einer Retoure.
Anfrage: Anfrage
Rückgaberegelung: Text der Regelung
Entscheidung: genehmigt oder nicht, Betrag, Erstattungsweg, Zeitpunkt
Was der Kunde als Nächstes tut: Etikett, Verpackung, Abgabe, Frist
Nenne zuerst die Entscheidung. Gib Betrag und Zeitpunkt genau wie oben an. Unter 100 Wörtern.

7.3Fehlerbericht für Entwickler (SaaS)

EinfügenDas Gespräch ohne Namen und E-Mail-Adressen, dazu Tarif und Browser.

Vor dem Senden prüfenReproduzieren Sie den Fehler selbst. Kein Screenshot, der Kundendaten zeigt.

PromptMach aus diesem Support-Gespräch einen Fehlerbericht für unsere Entwickler:
Gespräch
Schreibe: einen Titel mit höchstens 10 Wörtern, Schritte zum Reproduzieren, erwartetes Ergebnis, tatsächliches Ergebnis, Tarif, Gerät und Browser, wie viele Kunden den Fehler gemeldet haben, und die Übergangslösung, die wir genannt haben. Schreibe UNBEKANNT für alles, was nicht im Gespräch steht. Rate nicht, was die Ursache ist.

Unternehmen mit Terminbuchungen: siehe die KI-Prompt-Vorlagen für Terminbuchungen. Versicherungen: siehe die KI-Prompt-Vorlagen für Versicherungen.

8. KI-Prompts für Kunden-Onboarding und Kundenbindung

Ein Ziel pro Nachricht: ein erster Schritt für neue Kunden, ein Grund zur Rückkehr für inaktive, ein klarer Weg hinaus für alle, die gehen.

8.1Willkommensnachricht

EinfügenWas gewählt wurde, der erste Schritt, der am meisten hilft, wo es Hilfe gibt.

Vor dem Senden prüfenDer Link funktioniert und der Schritt passt zum Tarif. Keine versprochenen Ergebnisse.

PromptSchreibe eine Willkommensnachricht als E-Mail oder Chatnachricht von Unternehmen an einen neuen Kunden, der gerade was abgeschlossen oder gekauft hat.
Fakten: was gewählt wurde. Erster Schritt, der am meisten hilft: erster Schritt. Hilfe: Link oder Antwort auf diese E-Mail.
Bedanke dich in einem Satz. Ein Ziel: Der Kunde soll den ersten Schritt machen. Keine Funktionsliste, kein Rabatt. Unter 90 Wörtern.

8.2Nachfassen bei Stillstand

EinfügenWas der Kunde bisher getan hat und wo er aufgehört hat.

Vor dem Senden prüfenPrüfen Sie zuerst das Konto: Der Kunde steckt wirklich fest. Gesendet von einem Menschen.

PromptSchreibe eine kurze Nachfrage an einen Kunden, der bei welchem Schritt hängt oder seit wann nicht mehr bestellt oder sich einloggt.
Was er bisher getan hat: Fakten
Wahrscheinliches Hindernis: Hindernis
Biete eine Sache an, die es beseitigt: Anleitung, Hilfe bei der Einrichtung oder ein 15-Minuten-Gespräch.
Hilfsbereit, nicht aufdringlich. Deute nie an, dass er etwas falsch gemacht hat. Unter 70 Wörtern, eine Frage am Schluss.

8.3Antwort auf Kündigungswunsch

EinfügenDen Grund des Kunden, wie man kündigt, die eine Alternative, die Sie anbieten.

Vor dem Senden prüfenDie Schritte zur Kündigung funktionieren. Das Angebot ist freigegeben und kommt nur einmal.

PromptSchreibe eine Antwort an einen Kunden, der kündigen möchte: Tarif, Abo oder Bestellung.
Sein Grund: Grund, in seinen Worten
So kündigt er: Schritte oder Link
Was danach passiert: Zugang, Daten, letzte Abbuchung
Eine Alternative, die wir anbieten können: Pause, kleinerer Tarif, Lösung oder nichts
Bestätige zuerst, wie er kündigt, und biete dann einmal die Alternative an. Keine Schuldgefühle, kein Druck. Unter 90 Wörtern.

Rückgewinnung und FeedbackFür Umfragekommentare, NPS-Antworten oder Bewertungen nutzen Sie 6.2. Für eine Rückgewinnungsnachricht nutzen Sie 8.2 mit dem Kündigungsgrund als Hindernis.

Für kleine Vertriebs- und Supportteams

Der KI-Agent antwortet Besuchern. Ihr Team sendet die geprüften Antworten.

In CRMsoftware.pro antwortet der KI-Agent auf Ihrer Website aus Ihren „Anweisungen“ und Ihrer „Wissensdatenbank“ in über 95 Sprachen und übergibt Chats im „Live-Support“ an Ihr Team. Speichern Sie Antworten, die Ihre Prüfungen bestehen, als „Gespeicherte Antworten“.

KI-Chat rund um die Uhr aus Ihren „Anweisungen“ und Ihrer „Wissensdatenbank“
Übergabe an Menschen im „Live-Support“ ab Launch
Gespeicherte Antworten und automatische Übersetzung im Posteingang mit Growth, 49 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung

Kostenlos starten →Preise ansehen

Free-Plan: 3 Nutzer, keine Kreditkarte.

Ausgefülltes Beispiel

Eine beschädigte Bestellung: der Prompt, die 5 Prüfungen, die gesendete Antwort

Quillfeather Stationery, ein fiktiver Onlineshop für Notizbücher und Stifte, verwaltet seine Prompts in der Excel-Bibliothek. Am Montag, dem 12. Oktober 2026, schrieb Rohan Desai im Website-Chat zur Bestellung QF-20417. Noelle Kapoor, die Support-Leiterin, übernahm, entwarf ihre Antwort mit Prompt 2.1, führte die 5 Prüfungen durch und sendete sie.

Quillfeather Stationery, Website-ChatFiktiver Shop, fiktiver Kunde

KundeHallo, meine Bestellung QF-20417 kam am Samstag an, und der Füller ist ausgelaufen: Eines der Notizbücher ist voller Tinte. Ich brauche die Sachen für eine Reise am Freitag.

KI-AgentDas tut mir leid, so sollte ein neues Notizbuch nicht ankommen. Ich bin der KI-Assistent von Quillfeather und kann keine Bestellungen sehen oder Ersatz schicken, deshalb gebe ich das an Noelle aus unserem Team weiter. Können Sie ein Foto anhängen? Noelle antwortet hier innerhalb von 30 Minuten, werktags von 9:00 bis 17:00 Uhr.

KundeFoto ist geschickt. Bekomme ich vor Freitag neue?

„Wartet auf Agent“ um 9:44, von Noelle um 9:58 übernommen

Noelle (Support-Leiterin)Hallo Rohan, hier ist Noelle. Es tut mir leid, dass der Füller ausgelaufen ist und Tintenflecken auf Ihrem Notizbuch hinterlassen hat, und danke für das Foto. Ich habe Ihnen heute per Expressversand einen neuen Füller und ein neues gepunktetes A5-Notizbuch geschickt, kostenlos. Der Paketdienst erwartet die Zustellung am Mittwoch, 14. Oktober, also vor Ihrer Reise. Sie müssen nichts zurückschicken. Den Link zur Sendungsverfolgung bekommen Sie heute bis 18:00 Uhr per E-Mail.

KundeSuper, danke. Gleiche Adresse wie bei der Bestellung.

Noelle (Support-Leiterin)Perfekt, genau dorthin geht das Paket. Ich prüfe am Mittwochmorgen die Sendungsverfolgung und melde mich hier, falls sich etwas ändert.

Prompt 2.1, so wie Noelle ihn ausgefüllt hat

Prompt	2.1 Antwort aus den Fakten, Version 2
KI-Assistent	Das Arbeitskonto des Shops
Eingefügt	Rohans Nachricht (nur Vorname), der Inhalt der Bestellung, die Zeile aus der Regelung, Noelles Entscheidung, das Datum des Paketdiensts
Weggelassen	Nachname, E-Mail-Adresse, Anschrift, Bestellnummer, das Foto
Entscheidung (Noelle)	Neuer Füller und neues Notizbuch per Express, kostenlos, ohne Rücksendung (Regelung: Schaden innerhalb von 30 Tagen gemeldet)

Die 5 Prüfungen vor dem Senden

Fakten	Füller und Notizbuch, Express, kostenlos: wie entschieden
Zahlen	Mittwoch, 14. Oktober: passt zur Prognose des Paketdiensts
Zusagen	„Wir haben Ihnen außerdem die Versandkosten erstattet“ gelöscht: nicht entschieden. Als Nicht bestanden protokolliert, in Version 3 behoben
Ton	71 Wörter, eine Entschuldigung, keine Schuldzuweisung, ein nächster Schritt
Datenschutz	Kein anderer Kunde, keine internen Notizen

Was in der App und im CRM landet

Live-Support	„Wartet auf Agent“ 9:44, von Noelle übernommen 9:58, gelöst 10:12
Anmerkungen	Bei Rohans Kontakt: QF-20417, Füller ausgelaufen, Notizbuch voller Tinte; Ersatz per Express am 12. Oktober, ohne Rücksendung
Aufgaben	„QF-20417 Sendungsverfolgung prüfen“; „Abtretungsinhaber“ (zuständige Person): Noelle; „Deadline“: Mittwoch, 14. Oktober
Gespeicherte Antworten	/damaged-item: die geprüfte Antwort mit Klammern, mit dem Team geteilt

Testprotokoll, Prompt 2.1

Version	Letzter Test	Ergebnis
Version 3	13. Oktober	3 von 3 bestanden

Warum es wichtig ist

Warum KI-Prompts für den Kundensupport eine menschliche Prüfung brauchen

In einer Studie mit 5.179 Kundensupport-Mitarbeitern erhöhte der Zugang zu einem KI-Assistenten die Zahl der pro Stunde gelösten Anliegen im Schnitt um 14 % und bei unerfahrenen und gering qualifizierten Beschäftigten um 34 %, mit minimaler Wirkung bei den erfahrensten und qualifiziertesten⁴.

Das Risiko ist derselbe Text, ungeprüft gesendet. OpenAI sagt, dass ChatGPT falsche oder irreführende Ergebnisse liefern kann und dabei manchmal selbstsicher klingt, auch wenn es falschliegt². Und das Unternehmen ist für das verantwortlich, was es sendet: Ein kanadisches Gericht hat eine Fluggesellschaft für alle Informationen auf ihrer Website verantwortlich gemacht, einschließlich dessen, was ihr Chatbot einem Kunden gesagt hat³.

Deshalb gibt jeder Prompt hier der KI nur die Fakten, lässt die Entscheidung bei Ihnen und endet mit dem, was Sie vor dem Senden prüfen.

14 %

mehr gelöste Anliegen pro Stunde mit einem KI-Assistenten, in einer Studie mit 5.179 Support-Mitarbeitern

34 %

bei unerfahrenen und gering qualifizierten Mitarbeitern in derselben Studie

5 Prüfungen

bevor ein KI-Entwurf einen Kunden erreicht (Regel dieser Vorlage)

Daten je Tool

Kundendaten in ChatGPT, Claude, Gemini und Copilot

Bevor jemand eine Kundennachricht einfügt: Prüfen Sie, welches Konto genutzt wird und was dessen Dateneinstellungen sagen.

KI-Assistent	Privates Konto	Arbeitskonto
ChatGPT	Einstellungen > Datenkontrollen: Ist „Das Modell für alle verbessern“ ausgeschaltet, werden neue Chats nicht zum Training von Modellen verwendet. „Temporärer Chat“ wird ebenfalls nicht verwendet⁵.	OpenAI verwendet Inhalte aus ChatGPT Business, Enterprise oder Edu standardmäßig nicht zum Training seiner Modelle⁵.
Claude	Datenschutzeinstellungen: Die Einstellung „Model Improvement“ entscheidet, ob Ihre Chats helfen, Claude zu verbessern. Inkognito-Chats werden nicht verwendet⁶.	Anthropic verwendet Eingaben und Ausgaben aus Claude for Work oder seiner API standardmäßig nicht zum Training⁷.
Gemini	Ist „Aktivitäten speichern“ ausgeschaltet, werden künftige Chats nicht zum Training der Modelle von Google verwendet, aber 72 Stunden lang gespeichert. Google bittet, keine vertraulichen Informationen einzugeben, die ein Prüfer nicht sehen soll⁸.	Für Arbeits- oder Schulkonten können andere Datenbedingungen gelten: Fragen Sie Ihren Administrator⁸.
Microsoft Copilot	Nutzen Sie für Kundennachrichten das Arbeitskonto, das Ihr Unternehmen Ihnen gibt, kein privates.	Prompts, Antworten und Daten, auf die über Microsoft Graph zugegriffen wird, werden nicht zum Training von Basismodellen verwendet⁹.

Einstellungen ändern sich: geprüft am 14. Oktober 2026. Prüfen Sie sie erneut, bevor Sie Kundennachrichten einfügen, und folgen Sie der KI-Richtlinie Ihres Unternehmens.

Nie einfügen

Was nie in einen Support-Prompt gehört, und der Hinweis auf KI

Sechs Regeln für das ganze Team.

Zahlungs- und Zugangsdaten

Kartennummern, Bankdaten, Passwörter und Einmalcodes gehören nie in ein KI-Tool. Keine Antwort braucht sie.

Stattdessen einfügenAm Datum mit Karte bezahlt

Namen mit Kontaktdaten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare lebende Person, etwa ein Name, eine Wohnadresse oder eine E-Mail-Adresse¹⁰. Nehmen Sie den Vornamen oder „Kunde A“.

Stattdessen einfügenVorname schreibt: Nachricht

Nur, was die Antwort braucht

Nach der DSGVO müssen personenbezogene Daten auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt sein¹¹. Fügen Sie die Fakten für diese Antwort ein, nicht die Kontohistorie.

Daten anderer Personen

Keine Nachrichten anderer Kunden, keine internen Notizen über einen Kunden und keine Beschwerden über Mitarbeiter: Eine Zusammenfassung wiederholt alles, was Sie einfügen.

KI-Hinweis bei Chatbots

Nach der EU-KI-Verordnung (AI Act) müssen KI-Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, etwa ein KI-Agent auf der Website, so gestaltet sein, dass die Menschen erfahren, dass sie mit einer KI interagieren, außer wenn das offensichtlich ist, und zwar spätestens bei der ersten Interaktion¹². Das gilt ab dem 2. August 2026¹³.

KI-Hinweis bei Entwürfen, die ein Mensch sendet

Artikel 50 nennt keine Antworten, die ein Mensch mit KI-Hilfe schreibt, prüft und sendet. Seine Regel für KI-generierte Texte erfasst Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, mit einer Ausnahme bei menschlicher Prüfung und redaktioneller Verantwortung¹². Folgen Sie Ihrer eigenen Richtlinie.

Dies ist keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die Regeln für Ihr Land und Ihre Branche sowie die KI-Richtlinie Ihres Unternehmens.

Excel-Bibliothek

Prompt-Bibliothek für den Kundenservice und Testprotokoll in Excel

Vier Tabellenblätter: Bibliothek, Testprotokoll, Übersicht und Einstellungen. Auto-Spalten füllen sich selbst. Die Datei öffnet sich in Excel, LibreOffice und Google Tabellen.

Spalte	Inhalt
Bibliothek: #, Prompt, Aufgabengruppe, Version, Verantwortlich	Alle 20 Prompts aus den Tabs. Erhöhen Sie die Version bei jeder Änderung an einem Prompt.
Prompt-Text, Einfügen, Vor dem Senden prüfen	Der Prompt mit seinen Klammern, was eingefügt und was geprüft wird.
Tests, Bestanden, Nicht bestanden, Zuletzt getestet Auto	Aus dem Testprotokoll gezählt, nur für die aktuelle Version.
Neu testen bis Auto	Letzter Test plus 90 Tage (Einstellungen); rot, wenn das Datum vorbei ist.
Status Auto	Bereit (3-mal Bestanden, kein Nicht bestanden), Weiter testen, Beheben und neu testen oder Nicht getestet.
Testprotokoll: Datum, Prompt, Version, Testeingabe	Eine Zeile pro Test, an einem echten Fall ohne Kundendaten.
Kundendaten entfernt, Erwartet, Ergebnis, Geprüft von	Ja oder Nein, woran man ein Bestehen erkennt, Bestanden oder Nicht bestanden, wer geprüft hat.
Zählt für Auto	Aktuelle Version, Alte Version oder Nicht in der Bibliothek.
Übersicht Auto	Prompts nach Status, bestandene und nicht bestandene Tests, die Bestehensquote, Tests mit verbliebenen Kundendaten.

Im Beispiel hat Quillfeather 5 der 20 Prompts getestet: 2 haben den Status Bereit, 2 brauchen weitere Tests, 1 muss behoben werden. 11 von 15 Tests wurden bestanden (73 %). Prompt 2.1 brauchte 3 Versionen: Version 1 erfand einen Rabattcode, Version 2 eine Erstattung der Versandkosten.

Excel-Bibliothek und Testprotokoll (.xlsx) Word-Vorlage (.docx)

Anleitung

So nutzen Sie diese KI-Prompt-Vorlagen für den Kundenservice

1
Prompt auswählen
Suchen Sie die Aufgabe in den Tabs 2 bis 8 oder beginnen Sie mit 2.1.
2
Klammern ausfüllen
Unternehmen, Ton und Wortgrenze einmal; frische Fakten jedes Mal.
3
Erst entscheiden, dann einfügen
Sie entscheiden über Erstattungen, Termine und Ausnahmen. Die KI formuliert nur.
4
Erst prüfen, dann senden
Führen Sie die 5 Prüfungen aus Tab 1 durch. Jede Antwort sendet ein Mensch.
5
Protokollieren und versionieren
Tragen Sie jeden Test in Excel ein. Jede Änderung an einem Prompt ist eine neue Version, die 3-mal getestet wird.

Einrichtung in CRMsoftware.pro

Wählen Sie unter „Meine Bots“ den Bot. Der KI-Agent auf Ihrer Website antwortet aus den „Anweisungen“ und der „Wissensdatenbank“ auf dem Tab „Grundlagen“; schreiben Sie beides mit dem Persona-Leitfaden für KI-Agenten.
Fügen Sie Hilfeartikel und FAQ-Einträge aus Tab 5 zur „Wissensdatenbank“ hinzu, klicken Sie auf „Änderungen speichern“ und stellen Sie die Frage in „Versuchen Sie es mit Bot“ (der Bot-Vorschau).
Steht ein Chat im „Live-Support“ auf „Wartet auf Agent“, klicken Sie auf „Beanspruchen“ (Chat übernehmen). Entwerfen Sie mit einem Prompt, führen Sie die 5 Prüfungen durch, senden Sie und klicken Sie dann auf „Lösen“ (Chat abschließen).
Mit Growth: „Einstellungen“ > „Gespeicherte Antworten“ > „Neue Antwort“. Tragen Sie „Titel“, ein „Kürzel“ wie /damaged-item und den „Antworttext“ ein und aktivieren Sie „Mit Team teilen“. Tippen Sie das Kürzel ins Chat-Antwortfeld, um die Antwort einzufügen.
Halten Sie die Fakten und Ihre Entscheidung in den „Anmerkungen“ des Kontakts fest und jede Nachfassaufgabe unter „Aufgaben“ > „Neue Aufgabe“ mit „Abtretungsinhaber“ (zuständige Person) und „Deadline“.

KI-Chat rund um die Uhr und eine einfache Wissensdatenbank gibt es im Free-Plan: 3 Nutzer, keine Kreditkarte. Die Übergabe an Menschen im „Live-Support“ kommt mit Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung; gespeicherte Antworten und automatische Übersetzung im Posteingang mit Growth, 49 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung.

Ein Prompt ist „Bereit“, wenn

er 3 bestandene Tests in der aktuellen Version hat.
jede Klammer sagt, was eingefügt wird.
seine Prüfung in der Bibliothek steht.
niemand Kartennummern oder vollständige Kontaktdaten einfügt.

Häufige Fragen

KI-Prompts für den Kundenservice: häufige Fragen

Was sind die besten KI-Prompts für den Kundenservice?

Die, die Fakten und Ihre Entscheidung mitgeben, Regeln setzen und sagen, was zu prüfen ist. Beginnen Sie mit Prompt 2.1, „Antwort aus den Fakten“: Er fügt keine Datumsangaben, Erstattungen oder Rabatte hinzu, die nicht in den Fakten stehen. Für den Vertrieb: siehe die KI-Prompts für den Vertrieb.

Wie schreibe ich Prompts für den Kundenservice in ChatGPT, Claude oder Gemini?

Mit 5 Teilen: Rolle, Aufgabe, Fakten, Regeln und Format. Der Prompt-Leitfaden von Google nennt Persona, Aufgabe, Kontext und Format¹; der Teil Regeln verhindert erfundene Zusagen. Füllen Sie Unternehmen, Ton und Wortgrenze einmal aus und fügen Sie jedes Mal frische Fakten ein.

Darf ich Kundendaten in einen KI-Assistenten einfügen?

Nur, was die Antwort braucht, und nie Kartennummern, Passwörter oder vollständige Kontaktdaten: Ein Name mit E-Mail- oder Wohnadresse zählt zu den personenbezogenen Daten¹⁰. Prüfen Sie zuerst die Dateneinstellungen Ihres Kontos, etwa Einstellungen > Datenkontrollen in ChatGPT⁵; für Arbeitskonten gelten eigene Bedingungen.

Muss ich Kunden sagen, dass KI beim Schreiben einer Antwort geholfen hat?

Bei einem Chatbot in der EU ja: KI-Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, müssen ihnen das sagen, außer wenn es offensichtlich ist¹², und zwar ab dem 2. August 2026¹³. Artikel 50 nennt keine Antwort, die ein Mensch prüft und sendet; folgen Sie also der Richtlinie Ihres Unternehmens. Dies ist keine Rechtsberatung.

Kann KI ein Support-Ticket für die Übergabe zusammenfassen?

Ja. Prompt 4.1 macht aus einem Verlauf 5 Zeilen: Anliegen, Fakten, bisher erledigt, offen, als Nächstes. Ersetzen Sie zuerst die Namen und prüfen Sie, ob jede Zusage in der Zusammenfassung auch im Verlauf steht.

Welche KI-Prompts eignen sich für den Kundenservice im E-Commerce?

Tab 7 enthält Antworten zum Bestellstatus und zu Retoure oder Erstattung; die Tabs 2 und 3 passen zu jedem Shop. Fügen Sie den Status des Paketdiensts und die freigegebene Erstattung genau ein; lassen Sie die KI nie ein Lieferdatum raten.

Welche KI-Prompts helfen bei SaaS-Support, Onboarding und Kundenbindung?

Für SaaS: 7.3 für Fehlerberichte, 5.1 für Hilfeartikel. Für Onboarding und Kundenbindung: 8.1 Willkommensnachricht, 8.2 Nachfassen bei Stillstand, 8.3 Antwort auf Kündigungswunsch. Ein Ziel pro Nachricht und kein Angebot, das Sie nicht freigegeben haben.

Wie teste und versioniere ich Prompts für den Kundenservice?

Testen Sie jeden Prompt an 3 echten Fällen ohne Kundendaten und tragen Sie die Tests in das Excel-Testprotokoll ein. Jede Änderung ergibt eine neue Version, und nur Tests der aktuellen Version zählen: „Bereit“ heißt 3-mal „Bestanden“ und kein „Nicht bestanden“.

Wie funktionieren diese Prompts mit CRMsoftware.pro?

Nutzen Sie sie in Ihrem eigenen KI-Assistenten. In CRMsoftware.pro antwortet der KI-Agent auf Ihrer Website Besuchern aus Ihren „Anweisungen“ und Ihrer „Wissensdatenbank“ in über 95 Sprachen und übergibt Chats ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung, an den „Live-Support“¹⁴. Mit Growth, 49 $, speichern Sie geprüfte Antworten als „Gespeicherte Antworten“¹⁴.

Kostenlose Tools

Kosten pro Ticket berechnenWas jede Kundenfrage Ihr Team kostet.CSAT berechnenZufriedenheit vor und nach einer Änderung messen.Churn-Rate-RechnerWie viele Kunden Sie jeden Monat halten.

Quellen

Aufbau eines Prompts, April 2024: Gemini for Google Workspace: Prompting guide 101
OpenAI-Hilfecenter: Does ChatGPT tell the truth?
Civil Resolution Tribunal von British Columbia, 14. Februar 2024: Moffatt v. Air Canada, 2024 BCCRT 149
Studie mit 5.179 Support-Mitarbeitern, NBER Working Paper 31161, veröffentlicht im Quarterly Journal of Economics, 2025: Brynjolfsson, Li and Raymond, Generative AI at Work
OpenAI-Hilfecenter, abgerufen am 14. Oktober 2026: Data controls in ChatGPT
Anthropic Privacy Center, Tarife für Privatkunden: Is my data used for model training? (Free, Pro and Max)
Anthropic Privacy Center, kommerzielle Produkte: Is my data used for model training? (Claude for Work and API)
Gemini-Apps-Hilfe, aktualisiert am 13. Oktober 2026: Gemini Apps Privacy Hub
Microsoft Learn, aktualisiert am 18. August 2026: Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot
Europäische Kommission, personenbezogene Daten: Data protection explained
Europäische Kommission, Datenminimierung: How much data can be collected?
EU-KI-Verordnung (AI Act), Artikel 50, Fassung vom 27. Juli 2026: AI Act Service Desk, Article 50: Transparency obligations for providers and deployers of certain AI systems
EU-KI-Verordnung, Geltungsbeginn: AI Act Service Desk, Article 113: Entry into force and application
Pläne und Preise, geprüft am 14. Oktober 2026: Preise von CRMsoftware.pro

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