Sequência de emails de follow-up de vendas depois de uma proposta

Uma sequência de emails de follow-up de vendas para os 14 dias depois de enviar uma proposta ou um orçamento: cinco emails com dois assuntos cada, o dia de envio, regras de paragem e a tarefa no CRM que mantém cada contacto em dia. Inclui ainda respostas a objeções, um resumo de reunião, um ficheiro Word e um registo em Excel grátis, sem criar conta.

1. Dia 0: o email da proposta, com um resumo e um próximo passo

Enviar com a proposta

Antes de enviar

  • O âmbito foi acordado numa chamada ou numa visita.
  • A proposta indica o preço, o que está incluído, a data de início e uma data de validade.
  • Sabe quem decide e quando quer decidir.

AssuntoA sua proposta para projeto, com o próximo passo

OuProposta da Empresa: resultado principal a partir de data de início

EmailOlá, nome,

Obrigado pela conversa de dia. Segue em anexo a sua proposta para projeto.

Em resumo: o que está incluído, com início a data de início, por preço. O preço é válido até data de validade.

O próximo passo é uma chamada de 15 minutos para revermos a proposta juntos e eu responder às suas perguntas. Dá-lhe jeito dia às hora ou dia às hora? Se quiser que decisor também participe, é só dizer.

Com os melhores cumprimentos,
o seu nome
telefone

DicaColoque o próximo passo no próprio email, com dois horários concretos. Uma proposta sem próxima data é a que fica sem resposta.

Tarefa no CRM, associada ao negócio

CampoO que escrever
Título da tarefaEnviar proposta: negócio
Responsável e prazoResponsável pelo negócio, 1 dia útil depois da chamada ou da visita
Quando concluirResumo do status: enviada a data, valor, válida até data. Criar a tarefa do Dia 2.

Para pequenas equipas de vendas e apoio

Garanta que cada follow-up de proposta tem responsável e sai a horas.

No CRMsoftware.pro, cada proposta é um negócio com um responsável e cada follow-up é uma tarefa com responsável, prazo e o negócio associado. Os emails continuam a sair da sua própria caixa de correio.

  • Negócios num quadro Kanban, com tarefas associadas a cada negócio
  • Orçamentos, assinatura eletrónica e ligações de pagamento para fechar o negócio
  • Plano Free com 1 pipeline e tarefas básicas. Orçamentos e assinatura eletrónica desde o Launch, 19 $ por mês, com faturação anual

Plano Free: 3 utilizadores, sem cartão de crédito.

Exemplo preenchido

Uma proposta, dois follow-ups, assinada no dia 13

A Brightway Office Cleaning, uma empresa fictícia, apresenta um orçamento para a limpeza noturna de duas clínicas dentárias e usa esta sequência de emails de follow-up de vendas. A cliente responde ao email do Dia 5 com duas objeções, segue-se uma chamada e o negócio é assinado 13 dias depois da proposta. Os emails do Dia 9 e do Dia 14 nunca foram necessários.

Brightway Office CleaningEmpresa e cliente fictícios
ClienteOlá, precisamos de um orçamento para a limpeza noturna das nossas duas clínicas dentárias, cerca de 6500 pés quadrados no total.
Agente de IAObrigado, Elena. A Kim, da nossa equipa, vai enviar-lhe hoje um email para marcar uma visita às duas clínicas.
Visita a 21 de setembro · proposta enviada por email a 22 de setembro
Kim (vendas)Dia 0, terça, 22 de setembro: Obrigada por me ter mostrado as duas clínicas. Segue em anexo a sua proposta: 5 noites por semana a partir de 2 de novembro, 2150 $ por mês, válida até 22 de outubro. Dá-lhe jeito quinta-feira às 10:00 ou sexta-feira às 14:00 para uma chamada de 15 minutos?
Kim (vendas)Dia 2, quinta, 24 de setembro: Olá, Elena, queria confirmar que recebeu a proposta. Podemos falar 15 minutos na sexta-feira às 14:00 ou na segunda-feira às 10:00?
Kim (vendas)Dia 5, segunda, 28 de setembro (o domingo passou para segunda): Aqui está a lista de verificação de uma página que usamos para clínicas dentárias. Se alguma parte da proposta não se adequar, diga-me qual.
ClienteObrigada, isto ajuda. Está acima da nossa verba e o Dr. Patel tem de aprovar tudo o que passe de 2000 $ por mês.
Kim (vendas)Faz sentido. Uma opção: 5 noites na clínica principal e 3 na mais pequena, por 1890 $ por mês. Podemos falar 20 minutos com o Dr. Patel na quarta-feira às 12:30?
ClienteQuarta-feira às 12:30 dá jeito aos dois.
Kim (vendas)Resumo, quarta, 30 de setembro: Como combinado, 5 noites na clínica principal e 3 na segunda, 1890 $ por mês a partir de 2 de novembro. Segue em anexo a proposta atualizada para assinatura eletrónica. O Dr. Patel decide até sexta-feira, 9 de outubro.
ClienteSegunda, 5 de outubro: Assinado. Até dia 2 de novembro.

Negócio no CRM a 5 de outubro

NegócioLimpeza noturna · Harbor Dental
Contacto principalElena Ruiz, gestora da clínica
ResponsávelKim
Proposta enviadaTer., 22 set., 2150 $ por mês
Respondeu apósEmail do Dia 5: preço, decisor
Valor final22 680 $ por ano (1890 $ por mês)
EstadoGanho a 5 out., dia 13

Tarefas de follow-up

PrazoTarefaResultado
Qui., 24 set.Dia 2, confirmar receçãoEnviado, sem resposta
Seg., 28 set.Dia 5, email útilEnviado, resposta no mesmo dia
Seg., 28 set.Responder à objeçãoChamada marcada
Qua., 30 set.Enviar resumo da reuniãoEnviado, nova proposta
Sex., 9 out.Verificar decisãoAssinado a 5 out.

Porque fazer follow-up

Porque resulta uma sequência curta: as respostas chegam depressa ou depois de um novo contacto

O silêncio depois de uma proposta raramente é uma decisão. Num estudo com utilizadores do Yahoo Mail que trocam emails com regularidade, 2 milhões de pessoas e 187 milhões de emails, mais de 90% das respostas chegaram no prazo de um dia após a receção da mensagem e metade em 47 minutos1. Se o cliente não respondeu em dois dias, a proposta provavelmente ficou perdida na caixa de entrada, e um email curto de confirmação volta a pô-la à vista.

Os follow-ups também trazem uma grande parte das respostas. Nos dados da Belkins de 2025 sobre 7,5 milhões de emails B2B a frio, os passos 2 a 6 de cada sequência trouxeram 58,6% de todas as respostas, e o estudo situa o intervalo prático entre 3 e 5 passos2. O cliente pediu a proposta, por isso quatro follow-ups curtos em 14 dias são persistência, não pressão, desde que cada email tenha uma função e a sequência pare à primeira resposta.

O difícil é lembrar-se do email seguinte. É por isso que cada um aqui vem com uma tarefa no CRM, um responsável e um prazo.

+90%

das respostas a emails chegaram no prazo de um dia

58,6%

das respostas a emails B2B a frio vieram de follow-ups

4

follow-ups em 14 dias, cada um com responsável e prazo

Calendário de envio

Quantos emails de follow-up enviar e quando

Cinco emails em 14 dias: a proposta e quatro follow-ups, cada um com uma função diferente. Conte os dias a partir da data da proposta; um dia de fim de semana passa para segunda-feira. As respostas a objeções e o resumo da reunião são enviados sempre que for preciso.

DiaEmailFunçãoPare ou mude se
Dia 0Proposta enviadaResumir a oferta e pedir uma chamada de 15 minutosO cliente marca a chamada: envie o resumo depois dela
Dia 2Confirmar receçãoConfirmar que chegou e voltar a propor a chamadaQualquer resposta, uma chamada marcada ou um não
Dia 5Acrescentar valorEnviar um elemento que ajude a decidirQualquer resposta, uma chamada marcada ou um não
Dia 9Sem respostaPropor quatro respostas fáceis, incluindo um nãoQualquer resposta, incluindo «agora não»
Dia 14EncerramentoEncerrar com cordialidade e deixar a porta abertaSem resposta em 3 dias úteis: Perdido

Porquê só quatro follow-ups? Mais emails acrescentam pressão, mas raramente informação nova. Nos dados de emails a frio da Belkins, o intervalo prático foi de 3 a 5 passos2, e o seu cliente já o conhece. Depois do Dia 14, feche o negócio ou, se o cliente se adequava bem, marque um novo contacto daqui a 3 a 6 meses.

Regras de paragem

Quando parar a sequência e o que fazer em vez disso

Os emails da sequência servem apenas para o silêncio. Assim que o cliente fizer alguma coisa, pare a sequência e trate o assunto como uma conversa. Feche a tarefa em aberto com um resumo do status, para que o negócio mostre o que aconteceu.

O cliente responde com uma pergunta

Pare os emails da sequência. Responda no prazo de um dia útil e termine com um próximo passo. Substitua a tarefa em aberto por uma tarefa para esse passo.

O cliente marca uma chamada

Marque a tarefa de follow-up como concluída e crie uma tarefa para enviar o resumo da reunião no dia da chamada. Anexe a proposta ao convite do calendário.

O cliente diz «agora não»

Pergunte o que tem de acontecer primeiro e quando deve voltar a contactar. Crie uma tarefa para essa data. O negócio continua em aberto.

RespostaObrigado por me dizer. Posso voltar a contactar a data?

O cliente diz que não

Agradeça, faça uma pergunta sobre o motivo e feche o negócio como Perdido, com o motivo nas notas. Nunca discuta.

RespostaObrigado por me informar. Posso perguntar o que fez a diferença? Ajuda-nos a melhorar e espero que possamos trabalhar juntos noutra ocasião.

Uma resposta automática de ausência

Não é uma resposta. Passe a tarefa em aberto para o dia a seguir ao regresso da pessoa e continue a partir daí.

Responde outra pessoa

Adicione a nova pessoa ao negócio como contacto, envie-lhe a proposta com uma apresentação de duas linhas e recomece no Dia 2.

Nunca envie um prazo falso, nunca adicione um cliente a uma newsletter só porque não respondeu e nunca escreva «só para fazer follow-up» sem nada de novo.

Registo em Excel

O que inclui o registo de follow-up em Excel

Três folhas: Registo, com uma linha por proposta, Resumo, com os totais, e Listas, com os seus responsáveis, os valores das listas pendentes e o calendário de envio. As colunas marcadas como Auto preenchem-se sozinhas.

ColunaO que faz
Negócio, contacto, responsável, valorUma linha por proposta. Escolha o responsável na lista pendente.
Proposta enviadaA data em que enviou a proposta por email. Introduza-a uma vez.
Prazos dos Dias 2, 5, 9 e 14 AutoData da proposta mais 2, 5, 9 e 14 dias. As datas ao fim de semana passam para segunda-feira.
EnviadoA data em que enviou cada follow-up.
Data da resposta e RespostaRespondeu, Chamada marcada, Agora não ou Disse que não. Qualquer resposta interrompe os emails da sequência.
Respondeu após AutoO último email enviado antes da resposta.
Resultado e próxima açãoEm aberto, Ganho ou Perdido, e o que acontece a seguir.
Próximo email e próximo prazo AutoO próximo follow-up a enviar e a respetiva data.
Estado AutoEm atraso, Vence hoje, No prazo, Parado (o cliente respondeu) ou Concluído (ganho, perdido ou todos os emails enviados).

Os dados de exemplo incluem o negócio do exemplo preenchido e mais 7 propostas: 3 respostas, 1 ganho, 2 perdidos e, num dia útil, 1 follow-up que vence hoje e 1 em atraso. A folha Resumo mostra os negócios em aberto, as respostas, os negócios ganhos e perdidos, os follow-ups em atraso, as respostas por email e os totais por responsável. O ficheiro abre no Excel, no LibreOffice e no Google Sheets (Ficheiro, depois Importar).

Como configurar

Configure o follow-up de propostas em 5 passos

  1. 1

    Escreva as suas versões uma vez

    Preencha os parênteses retos e guarde cada email como rascunho ou modelo na sua caixa de correio.

  2. 2

    Defina um responsável por proposta

    Quem envia a proposta envia todos os follow-ups. Um substituto definido cobre as ausências.

  3. 3

    Crie uma tarefa de cada vez

    Envie, marque a tarefa como concluída, escreva o que aconteceu e crie a seguinte.

  4. 4

    Pare à primeira resposta

    Uma resposta, uma chamada marcada ou um não terminam os emails da sequência.

  5. 5

    Registe o resultado

    Ganho ou Perdido no dia em que souber, com o motivo.

Configure no CRMsoftware.pro

  1. Abra «Negócios» no menu à esquerda. Abra o negócio ou clique em «Novo Acordo» e preencha o título, o valor, a etapa, a data de fecho prevista, o contacto principal e «Designado para».
  2. No plano Launch, crie o orçamento com «Nova Citação» em «Citações», associe-o ao negócio e defina «válido até». Mude o «Status» para «Enviado» quando o enviar por email.
  3. Abra «Tarefas» no menu à esquerda e clique em «Nova Tarefa». Introduza o «Título da tarefa», escolha o responsável em «Cessionário», defina o «Prazo» e escolha o «Acordo vinculado». A página do negócio mostra a tarefa em «Tarefas vinculadas».
  4. Envie o email a partir da sua própria caixa de correio. Depois, escreva o que aconteceu no «Resumo do status» da tarefa, clique em «Marca concluída» e crie a tarefa seguinte.
  5. Todas as manhãs, abra «Minhas Tarefas» e trate primeiro de «Prazo para hoje» e «Atraso».
  6. Quando o cliente disser que sim, use «Peça assinatura» na página do negócio e «Criar Link de Pagamento» na fatura. Depois, mude o «Status» do negócio para «Venceu» ou para «Perdido», com o motivo em «Notas».

O CRMsoftware.pro não envia estes emails por si: envia-os a partir da sua própria caixa de correio e as tarefas tratam dos prazos. Os negócios com 1 pipeline e as tarefas básicas são grátis. Orçamentos, faturas, assinatura eletrónica e ligações de pagamento vêm com o Launch, 19 $ por mês, com faturação anual.

Revisão semanal dos follow-ups, 10 minutos

  • Cada proposta em aberto tem uma tarefa de follow-up em aberto.
  • Tarefas em atraso: envie hoje ou mude a data com um motivo.
  • Sem resposta 3 dias úteis depois do Dia 14: feche o negócio como Perdido.
  • Os negócios parados têm uma próxima ação e uma data.
  • Os negócios fechados têm um resultado e um motivo.

Perguntas frequentes

Perguntas sobre a sequência de emails de follow-up de vendas

O que é uma sequência de emails de follow-up de vendas?

É um conjunto planeado de emails que envia depois de uma proposta, de um orçamento ou de uma reunião, até o cliente responder. Esta tem cinco, nos Dias 0, 2, 5, 9 e 14, e qualquer resposta, uma chamada marcada ou um não fazem parar a sequência.

Quantos emails de follow-up se devem enviar depois de uma proposta?

Quatro depois do email da proposta, ao longo de cerca de duas semanas, sendo o último o de encerramento. Num grande estudo de emails a frio, os follow-ups trouxeram 58,6% de todas as respostas e o intervalo prático foi de 3 a 5 passos2.

Quanto tempo esperar para fazer follow-up de uma proposta?

Dois dias para o primeiro contacto e depois 5, 9 e 14 dias após a proposta. Num estudo do Yahoo Mail, mais de 90% das respostas chegaram no prazo de um dia após a mensagem1, por isso dois dias de silêncio normalmente significam que o email ficou perdido, não que foi rejeitado. Se um dia calhar num fim de semana, envie na segunda-feira.

O que deve dizer um email de follow-up quando não há resposta?

Dê ao cliente uma forma fácil de responder. O email do Dia 9 propõe quatro opções numeradas: continua interessado, precisa de alterações, agora não ou decidiu não avançar. Uma resposta de uma só palavra chega.

Como escrever um email de follow-up de um orçamento?

Refira o orçamento e o projeto, repita o preço e a data de validade e peça um próximo passo, como uma chamada de 15 minutos em dois horários concretos. Responda na mesma conversa de email para que o orçamento volte a ficar anexado.

O que é um email de encerramento?

É o último email da sequência: encerra a proposta por agora, diz ao cliente como retomar o assunto e agradece, sem culpabilizar e sem descontos de última hora. Sem resposta em 3 dias úteis, o negócio passa a Perdido, motivo: sem resposta.

É verdade que 80% das vendas precisam de cinco follow-ups?

Não encontrámos nenhum estudo que o comprove. A SMEI, a associação de vendas a que o número costuma ser atribuído, diz que vem de um inquérito de 1942 feito pela sua secção de Long Island, com menos de 40 membros3. Em vez disso, acompanhe as suas próprias respostas: o registo em Excel mostra depois de que email chegou cada resposta.

O CRMsoftware.pro pode enviar estes emails de follow-up automaticamente?

Não. Envia cada email a partir da sua própria caixa de correio. O CRMsoftware.pro trata dos prazos: cada follow-up é uma tarefa com responsável, prazo e o negócio associado, e «Minhas Tarefas» mostra o que vence hoje e o que está em atraso.

Como acompanho os follow-ups de propostas no CRMsoftware.pro?

Crie uma tarefa em «Tarefas» com um título, «Cessionário», «Prazo» e «Acordo vinculado». Quando enviar o email, escreva o resultado no «Resumo do status», marque a tarefa como concluída e crie a seguinte. Os negócios e as tarefas básicas são grátis; os orçamentos, a assinatura eletrónica e as ligações de pagamento vêm com o Launch.

Dê a cada proposta um responsável e uma próxima data.

Comece grátis com 3 utilizadores, 1 pipeline e tarefas básicas. O Launch, a 19 $ por mês, com faturação anual, para 8 utilizadores, acrescenta orçamentos, faturas, assinatura eletrónica e ligações de pagamento. O Growth, para 20 utilizadores, acrescenta pipelines ilimitados, e o Scale abrange 50 utilizadores.