Calculadora de ahorro en costes SaaS
Encuentra el dinero escondido en tu conjunto de software: licencias sin usar, aplicaciones duplicadas, facturación mensual y renovaciones a punto de renovarse automáticamente. Audita aplicación por aplicación o compara tus herramientas de soporte y CRM con una sola plataforma. Gratis, sin registro y sin que ningún dato salga de tu navegador.
Creado por Anatolii Ulitovskyi 
Verificado por RH Fardin Actualizado el Una herramienta en lugar de cinco
Sustituye el chat en vivo, el help desk, el chatbot de IA, el CRM y la agenda de citas por un único precio mensual fijo.
CRMsoftware.pro responde a los clientes con IA en tu sitio web, WhatsApp, Telegram y correo electrónico, transfiere las conversaciones a tu equipo en una sola bandeja de entrada y convierte cada conversación en un contacto y una oportunidad.
- Sin cargos por licencia ni por resolución
- Chat con IA, bandeja de entrada del equipo, CRM, reservas y presupuestos en un solo lugar
- Plan gratuito, cancela cuando quieras
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito. Planes de pago desde 19 $/mes con facturación anual.
El método
Cómo se calcula el ahorro
El ahorro procede de tres fuentes, aplicadas en orden para no contar nada dos veces.
Primero, la calculadora toma el porcentaje del gasto en licencias que nadie usa y conserva solo la parte que puedes cancelar de forma realista. Después aplica tu descuento de renovación al gasto restante y, por último, el recorte por eliminar aplicaciones duplicadas. Cada paso se aplica sobre lo que queda tras el anterior.
En los años siguientes, el ahorro crece con tu gasto. Con un crecimiento anual del 8 %, un ahorro de 100 en el primer año equivale a 108 en el segundo y a 116,64 en el tercero.
54.000 $ desperdiciados
$180,000 × 30% × 70% = $37,800
Una empresa de 50 personas que recorta el 70 % de sus licencias sin usar.
Un 10 % sobre el resto
$142,200 × 10% = $14,220
Un descuento sobre el gasto que conservas después de los recortes.
58.419 $ al año
+ 127.980 $ × 5 % = 6399 $ por duplicados
El 32,5 % del presupuesto. Unos 189.651 $ en tres años con un crecimiento del 8 %.
Referencias
Gasto y despilfarro en SaaS en 2026
Úsalos como punto de partida y después sustitúyelos por tus propias cifras.
$9,455
Mediana del gasto en SaaS por empleado según el Zylo 2026 SaaS Management Index. Sus datos proceden sobre todo de empresas medianas y grandes.
El 36 % de las licencias
El porcentaje medio de licencias SaaS que quedan sin usar, según el mismo índice.
El 79 % sufrió subidas de precio
Porcentaje de responsables de TI que se enfrentaron a una subida de precio en la renovación en los últimos 12 meses. El gasto subió un 8 % mientras la cartera de aplicaciones se mantuvo estable.
Paso a paso
Cómo auditar tus aplicaciones SaaS
Puedes hacer una primera auditoría en una tarde con una hoja de cálculo y acceso de administrador.
- Haz una lista de todas las aplicaciones de pago. Exporta los informes de tarjetas y gastos y los asientos contables de los últimos 12 meses. Muchas aplicaciones se compran con tarjetas personales o de equipo, no a través de TI.
- Anota las licencias pagadas y el precio. Tómalos de la última factura, incluidos el periodo de facturación y la fecha de renovación.
- Cuenta los usuarios activos. Usa el panel de administración o los registros del inicio de sesión único (SSO). Una regla habitual es que sin inicio de sesión en 90 días se considera sin usar.
- Agrupa las aplicaciones por función. Dos herramientas de vídeo o dos de gestión de proyectos son candidatas a la consolidación.
- Actúa antes de la renovación. Elimina licencias, cambia a facturación anual donde estés seguro y negocia entre 60 y 90 días antes de la fecha de renovación.
La pestaña Auditar mis aplicaciones hace los cálculos de cada paso. Descarga el resultado en un archivo CSV para compartirlo con finanzas.
Consolidación
Cómo se cuentan las aplicaciones duplicadas
Cuando dos aplicaciones comparten categoría, la calculadora conserva la que tiene más usuarios activos y traslada el resto.
Muchas personas ya usan ambas herramientas, así que no todo el mundo necesita una licencia nueva. Indica ese porcentaje en el campo situado bajo la lista de aplicaciones. Con un 50 %, la mitad de los usuarios de la segunda aplicación ya está cubierta por la principal.
Si la aplicación principal es mucho más cara por licencia, el ahorro puede ser cero. La calculadora nunca cuenta un ahorro negativo.
Calendario
Renovaciones y facturación anual
La mayor parte del ahorro solo es posible en la renovación, así que el calendario importa tanto como el importe.
Próximas renovaciones
Añade el mes de renovación a cada aplicación. El resultado enumera las aplicaciones que se renuevan en los próximos tres meses para que las revises primero.
Entre un 15 y un 20 % más barata
Muchos proveedores cobran menos al mes en los planes anuales. Cambia solo en las aplicaciones que sin duda vas a conservar, porque te comprometes por todo el año.
Lleva datos de uso
Muestra al proveedor tus usuarios activos. Pedir que se eliminen licencias sin usar o que se mantenga el precio del año pasado es más fácil con cifras.
Herramientas de soporte y ventas
El coste de un conjunto de herramientas de soporte y CRM
Los equipos pequeños suelen pagar por separado el chat en vivo, un help desk, un chatbot de IA, un CRM y una herramienta de agenda, cada uno por licencia.
Los chatbots de IA añaden un segundo contador: muchos cobran por cada conversación que resuelven, así que la factura crece con tu tráfico. La pestaña Herramientas de soporte y CRM suma licencias y cargos de IA y los compara con un único plan de CRMsoftware.pro, elegido según el tamaño de tu equipo y tu volumen de mensajes de IA.
Elige Conservar para las herramientas que aún necesitas. Se mantienen en ambos totales, así que el ahorro solo cuenta lo que realmente sustituyes.
Cambiar también tiene costes únicos: las horas que tu equipo dedica a la configuración, la importación de datos y la formación, y los pagos que aún debes por los contratos que dejas antes de tiempo. La pestaña los resta del ahorro del primer año y muestra en cuántos meses se recupera el cambio.
| Categoría | Precio predeterminado | Precios de lista de ejemplo, con facturación anual |
|---|---|---|
| Chat en vivo | 19 $ por licencia | LiveChat Starter 19 $, Intercom Essential 29 $ |
| Help desk y gestión de tickets | 55 $ por licencia | Zendesk Suite Team 55 $ |
| Chatbot de IA | 0,99 $ por resolución | Intercom Fin 0,99 $ por resultado |
| CRM y embudo de ventas | 15 $ por licencia | HubSpot Starter 20 $ (promociones desde 7 $), Pipedrive Lite 14 € |
| Agenda de citas | 10 $ por licencia | Calendly Standard 10 $ |
| Presupuestos y firma electrónica | 19 $ por licencia | PandaDoc Starter 19 $ |
| Proyectos y tareas | 10,99 $ por licencia | Asana Starter 10,99 $ |
| Chat de equipo | 7,25 $ por licencia | Slack Pro 7,25 $ |
| Telefonía | 30 $ por licencia | Aircall Essentials 30 $ (mínimo 3 licencias) |
Hojas de cálculo
Fórmulas de ahorro en SaaS para Excel y Google Sheets
A1 = gasto anual en SaaS, B1 = porcentaje sin usar, C1 = porcentaje que puedes recortar, D1 = descuento de renovación, E1 = recorte por duplicados.
Licencias sin usar que recortas
Ahorro anual total
Coste de las licencias sin usar de una aplicación (F = licencias pagadas, G = licencias usadas, H = precio por licencia al mes)
Ahorro en 3 años con un crecimiento del 8 %
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre costes SaaS
¿Cómo se calcula el ahorro en costes SaaS?
Multiplica tu gasto anual en SaaS por el porcentaje que se va en licencias sin usar y por el porcentaje que puedes cancelar. Suma el descuento de renovación sobre el gasto que conservas y el recorte por eliminar aplicaciones duplicadas. Con 180.000 $, un 30 % sin usar, un 70 % cancelable, un descuento del 10 % y un recorte por duplicados del 5 %, el ahorro es de 58.419 $ al año.
¿Cuánto gastan las empresas en SaaS por empleado?
El Zylo 2026 SaaS Management Index indica una mediana de 9455 $ por empleado. Sus datos proceden sobre todo de empresas medianas y grandes, así que los equipos pequeños suelen gastar menos. Divide tu propio gasto anual en SaaS entre tu plantilla para obtener la cifra real.
¿Qué porcentaje de las licencias SaaS queda sin usar?
El índice de Zylo de 2026 concluye que las organizaciones dejan sin usar de media el 36 % de sus licencias SaaS. Tu porcentaje depende de la frecuencia con la que revises las licencias; consulta el panel de administración de cada aplicación para ver los usuarios sin inicio de sesión en 90 días.
¿Cómo encuentro licencias SaaS sin usar?
Compara las licencias pagadas de la factura con los usuarios activos del panel de administración de cada aplicación o con los registros del inicio de sesión único (SSO). Los usuarios sin inicio de sesión en los últimos 90 días son los candidatos habituales a eliminar. Introduce ambas cifras en la pestaña Auditar mis aplicaciones para ver el coste.
¿Merece la pena la facturación anual?
Normalmente sí, en las herramientas que vas a conservar: muchos proveedores cobran entre un 15 y un 20 % menos al mes en los planes anuales. Te comprometes por todo el año, así que mantén la facturación mensual en las aplicaciones que aún estás probando o que podrías sustituir.
¿Cuándo debo negociar la renovación de un SaaS?
Empieza entre 60 y 90 días antes de la fecha de renovación y comprueba el plazo de preaviso del contrato, porque muchos planes se renuevan automáticamente. Lleva tus cifras de usuarios activos y pide eliminar las licencias sin usar o mantener el precio del año pasado.
¿Puedo sustituir varias herramientas de soporte por una sola plataforma?
A menudo, sí. CRMsoftware.pro combina chat con IA, bandeja de entrada del equipo, CRM y embudo de ventas, reservas, presupuestos y tareas por un único precio mensual fijo. Usa la pestaña Herramientas de soporte y CRM para comparar tus herramientas actuales con el plan que se ajusta a tu equipo y a tu volumen de IA.
¿Qué costes de cambio debo contar?
Cuenta el tiempo de configuración e importación de datos, la formación y los pagos que aún debes por los contratos que cancelas antes de tiempo. No cuentes una herramienta dos veces: si sigues pagándola durante el contrato, introduce esos pagos como coste de salida y marca la herramienta como sustituida, o mantenla en los totales mensuales con Conservar.
¿Puedo descargar los resultados a Excel?
Sí. Haz clic en Descargar para Excel y obtendrás un archivo CSV con tus datos, cada aplicación y el ahorro. Se abre en Excel y Google Sheets. La sección de fórmulas de Excel de más arriba muestra cómo reproducir los cálculos en una hoja de cálculo.
¿La calculadora guarda mis datos?
No. Todo se ejecuta en tu navegador. El enlace para compartir guarda tus cifras en la dirección, después del signo #, que no se envía a nuestro servidor.
Referencias
Fuentes
- Gasto por empleado, licencias sin usar y gasto en IA: Zylo, 2026 SaaS Management Index
- Crecimiento del gasto, subidas de precio en la renovación y uso de licencias: Zylo, estadísticas de SaaS
- Precios de lista revisados el 4 de octubre de 2026 en las páginas de precios de los proveedores: Intercom, Zendesk, LiveChat, HubSpot, Calendly, PandaDoc, Asana, Slack, Aircall
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