Script per le richieste di prenotazione di hotel, location, tour e yacht
Uno script per le richieste di prenotazione in chat, su WhatsApp e al telefono, con le domande indispensabili per un soggiorno in hotel, una location per eventi, un tour e un noleggio yacht. Copre date al completo, dati mancanti e cambi di lingua. La tua IA raccoglie una richiesta e una persona conferma disponibilità e prezzo. File Word ed Excel gratuiti.
A cura di Anatolii Ulitovskyi 
Verificato da RH Fardin Aggiornato il 1. Soggiorno in hotel: camere per ospiti singoli, coppie e famiglie
Per un ospite, una coppia o una famiglia, fino a 4 camere. Fai una domanda per messaggio e salta tutto ciò che l’ospite ha già detto.
Campi indispensabili, in quest’ordine
- Date di arrivo e di partenza
- Adulti e bambini, con le età
- Numero di camere e tipologia
- Budget a notte, come fascia
- Richieste particolari
- Nome ed email o telefono
1.1Date e notti
PerchéTariffe e disponibilità cambiano da una notte all’altra.
Se dice “verso maggio”Proponi due possibilità, per esempio da venerdì 7 a domenica 9 maggio o da venerdì 14 a domenica 16 maggio.
ChiediIn che date vorresti arrivare e ripartire?
1.2Adulti, bambini ed età
PerchéL’età decide i letti e spesso il prezzo.
Se dice “siamo una famiglia”Chiedi i numeri, non un’etichetta.
ChiediQuanti adulti e quanti bambini siete? Quanti anni hanno i bambini?
1.3Camere e tipologia
PerchéL’ospite sceglie la soluzione. Una persona la conferma.
Se chiede cosa aveteIndica 2 o 3 tipologie di camera con le tariffe di partenza. Mai un totale.
ChiediPreferisci tipologia A o tipologia B? Le tariffe partono da prezzo a notte.
1.4Budget a notte
PerchéPochi ospiti rispondono a una domanda aperta sul budget, ma quasi tutti scelgono una fascia.
Se preferisce non dirloScrivi “non indicato” e prosegui.
ChiediIl budget a notte che hai in mente è sotto i 150 $, da 150 a 250 $ o sopra i 250 $?
1.5Richieste particolari
PerchéUna sola domanda aperta fa emergere ciò che conta.
Se chiede il check-in anticipatoAnnotalo come richiesta. Risponde una persona.
ChiediC’è qualcosa che dovremmo sapere, come esigenze di accessibilità, una culla, il parcheggio o un arrivo in tarda serata?
1.6Recapiti
PerchéSenza recapito, niente offerta.
Se esitaSpiega che l’offerta arriva via email o per telefono e lascia scegliere all’ospite.
ChiediA quale email o numero di telefono collega può inviarti l’offerta?
Chiudi conGrazie, nome. La tua richiesta: dal arrivo al partenza, adulti adulti e bambini bambini, tipologia di camera, circa budget a notte. È una richiesta, non una prenotazione. Collega verificherà la disponibilità e ti invierà un’offerta entro le ora.
Riepilogo di passaggioRichiesta di soggiorno in hotel per operatore. Stato: richiesta, non confermata. Date: dal arrivo al partenza, notti notti. Ospiti: adulti adulti, bambini bambini (età età). Camere: camere x tipologia di camera. Budget: fascia a notte. Richieste: richieste. Mancanti: campi o nessuno. Lingua: lingua. Contatto: email o telefono.
ConsiglioNon scrivere mai che una camera è libera o prenotata. Un’azienda è responsabile di ciò che il suo chatbot dice ai clienti1.
2. Gruppi e location per eventi: matrimoni, riunioni e blocchi di camere
Per matrimoni, feste, riunioni, ritiri e soggiorni da 10 camere in su.
Campi indispensabili, in quest’ordine
- Tipo di evento, data e una data alternativa
- Ospiti, e camere a notte se pernottano
- Orari e allestimento
- Cibo, bevande ed extra
- Budget totale o a persona
- Chi decide, ed entro quando
- Nome, azienda ed email o telefono
2.1Evento e data
PerchéLe location vendono date. Una data alternativa è una seconda possibilità.
Se la data non è ancora fissataChiedi il mese e il giorno della settimana preferito.
ChiediChe cosa stai organizzando, e per quale data? Hai una data alternativa?
2.2Ospiti e camere
PerchéIl numero di persone decide lo spazio. Chi pernotta aggiunge un blocco di camere.
Se dice “tra 60 e 80”Annota entrambi i numeri. Il team pianifica sul più alto.
ChiediQuanti ospiti prevedi, e qualcuno si fermerà a dormire? Più o meno quante camere a notte?
2.3Orari e allestimento
PerchéUna cena seduta per 80 persone richiede uno spazio diverso da un ricevimento in piedi per 80.
Se non è sicuroProponi i 2 allestimenti che usi di più.
ChiediA che ora inizierebbe e finirebbe? Immagini un pranzo o una cena seduti, un ricevimento in piedi o sedie a platea?
2.4Cibo, bevande ed extra
PerchéIl catering cambia molto il prezzo.
Se porta un catering esternoAnnotalo. Decide il team eventi.
ChiediDobbiamo occuparci noi di cibo e bevande? Ti serve altro, come uno schermo o dei microfoni?
2.5Budget
PerchéUna sola fascia significa un’offerta invece di tre.
Se non vuole dirloIndica prima la tua fascia: “Eventi come questo costano di solito fascia. È in linea?”
ChiediHai in mente un budget totale o un budget a persona? Va benissimo una cifra indicativa.
2.6Decisione e tempi
PerchéSpesso chi scrive non è chi firma.
Se decide qualcun altroChiedi se inviare l’offerta anche a quella persona.
ChiediChi altro partecipa alla decisione, ed entro quando devi scegliere la location?
Chiudi conGrazie, nome. La tua richiesta: evento il data, data alternativa data, ospiti ospiti, allestimento, budget fascia. È una richiesta e la data non è ancora bloccata. Collega, il nostro responsabile eventi, ti invierà la disponibilità e una prima offerta entro le ora. Qual è l’email o il numero di telefono migliore per contattarti?
Proponi una visitaVuoi vedere prima lo spazio? Scegli un orario con collega qui: link di prenotazione.
Riepilogo di passaggioRichiesta di evento per operatore. Stato: richiesta, non confermata. Evento: tipo il data, data alternativa data. Ospiti: numero. Camere: camere a notte, notti notti. Orari e allestimento: orari, allestimento. Cibo ed extra: dettagli. Budget: fascia. Decide: chi, entro il data. Mancanti: campi o nessuno. Lingua: lingua. Contatto: recapiti.
3. Tour o attività: escursioni in giornata, gite in barca e corsi
Per tour, gite in barca e corsi con un orario di partenza fisso. Qui contano età, punto di ritiro e sicurezza, non le camere.
Campi indispensabili, in quest’ordine
- Tour, data e orario di partenza
- Persone, ed età degli eventuali bambini
- Punto di ritiro o di ritrovo
- Di gruppo o privato
- Note sulla sicurezza
- Nome e un cellulare per il giorno del tour
3.1Tour, data e orario
PerchéI tour partono a orari fissi e con posti limitati.
Se dice “questo fine settimana”Ripetilo come data completa: “Sabato 10 ottobre, alle 10:00 o alle 16:00?”
ChiediQuale tour ti interessa, e per quale data? Partiamo alle orari.
3.2Persone ed età
PerchéMolte attività hanno un’età minima o un prezzo per i bambini.
Se un bambino è sotto il tuo limite di etàDillo e proponi un tour adatto a tutte le età: altro tour.
ChiediQuante persone partecipano, e quanti anni hanno gli eventuali bambini?
3.3Punto di ritiro o di ritrovo
PerchéSenza questo dato, la guida chiama la mattina del tour e la partenza slitta.
Se non sa ancora in che hotel alloggiaIndica il punto di ritrovo e chiedi il nome dell’hotel più avanti.
ChiediDove passiamo a prenderti? Puoi anche raggiungerci a punto di ritrovo.
3.4Di gruppo o privato
PerchéPer i tour, è questa la domanda sul budget.
Se chiede il prezzoIndica il prezzo a persona del tour di gruppo. Il preventivo per i tour privati lo fa il team.
ChiediPreferisci unirti a un tour di gruppo o fare un tour privato solo per voi?
3.5Note sulla sicurezza
PerchéDifficoltà di movimento, allergie o chi non sa nuotare cambiano quale tour è sicuro.
Se parla di un problema di saluteNon dare consigli. Annotalo e lascia decidere l’operatore.
ChiediC’è qualcosa che la guida dovrebbe sapere, come difficoltà di movimento, allergie o qualcuno che non sa nuotare?
3.6Cellulare
PerchéIl giorno del tour i programmi cambiano in fretta.
Se lascia solo l’emailChiedi ancora una volta, poi accetta l’email.
ChiediA quale cellulare può contattarti la guida durante il tour? Va bene anche WhatsApp.
Chiudi conGrazie, nome. La tua richiesta: tour il data alle ora, adulti adulti e bambini bambini (età età), ritiro a luogo. È una richiesta, non un posto confermato. Collega confermerà posti e prezzo entro le ora.
Tour oggi o domaniPer un tour con così poco preavviso, chiama il telefono. Ho comunque inviato la tua richiesta a collega.
Riepilogo di passaggioRichiesta di tour per operatore. Stato: richiesta, non confermata. Urgente: sì o no. Tour: tour, di gruppo o privato, data, ora. Persone: adulti adulti, bambini bambini (età età). Ritiro: luogo. Note sulla sicurezza: note o nessuna. Mancanti: campi o nessuno. Lingua: lingua. Cellulare: numero.
4. Noleggio yacht: giornata o settimana, con o senza equipaggio
Per noleggi giornalieri o settimanali, con o senza equipaggio. Per un noleggio servono il porto, gli ospiti a bordo e chi conduce la barca.
Campi indispensabili, in quest’ordine
- Date, e se in giornata o con pernottamento
- Porto di partenza, e porto di arrivo se è solo andata
- Ospiti a bordo: adulti e bambini
- Con o senza equipaggio, e la patente nautica dello skipper
- Yacht o tipo
- Budget per la tariffa di noleggio
- Nome ed email o telefono
4.1Date e tipo di noleggio
PerchéI noleggi settimanali vanno spesso da sabato a sabato. Quelli giornalieri hanno prezzi diversi.
Se vuole una settimana più cortaAnnotalo. Decide il responsabile noleggi.
ChiediA quali date stai pensando? È un’uscita in giornata o dormirete a bordo?
4.2Porti
PerchéCon la sola andata lo yacht deve poi rientrare, e questo può cambiare il prezzo.
Se indica un porto che non serviteProponi il tuo porto più vicino: porto.
ChiediVuoi partire e rientrare a porto base o finire altrove?
4.3Ospiti a bordo
PerchéOgni yacht ha un limite certificato di ospiti, spesso più basso per la notte.
Se il gruppo supera il limiteNon promettere nulla. Proponi due yacht o un noleggio giornaliero e lascia verificare a una persona.
ChiediQuanti ospiti saranno a bordo, e quanti di loro sono bambini?
4.4Con o senza equipaggio
PerchéChi noleggia senza equipaggio conduce lo yacht da solo, quindi prima si verifica lo skipper.
Se sceglie senza equipaggioChiedi la patente nautica e l’esperienza dello skipper. Decide il responsabile noleggi.
ChiediPreferisci un noleggio con skipper ed equipaggio, o senza equipaggio, con il tuo gruppo al timone?
4.5Yacht o tipo
PerchéPer una prima offerta basta uno yacht preciso o un tipo.
Se indica uno yacht precisoAnnotalo come “o simile”, nel caso sia già occupato.
ChiediHai in mente uno yacht in particolare o un tipo che preferisci: barca a vela, catamarano o yacht a motore?
4.6Tariffa di noleggio
PerchéLe tariffe variano per yacht e stagione, e gli extra sono indicati nell’offerta.
Se è sotto la tua tariffa più bassaProponi uno yacht più piccolo, meno giorni o un’uscita in giornata.
ChiediChe budget hai in mente per la tariffa di noleggio? Gli extra, come cibo, carburante e tasse portuali, sono indicati a parte nell’offerta.
Chiudi conGrazie, nome. La tua richiesta: yacht o tipo, con o senza equipaggio, dal data di inizio al data di fine, partenza da porto, adulti adulti e bambini bambini, tariffa di noleggio di circa budget. È una richiesta, non una prenotazione. Collega verificherà la disponibilità e ti invierà un’offerta con prezzo e condizioni entro le ora.
Riepilogo di passaggioRichiesta di noleggio per operatore. Stato: richiesta, non confermata. Yacht: yacht o tipo, con o senza equipaggio. Date: dal inizio al fine, notti notti. Porti: da porto di partenza a porto di arrivo. Ospiti: adulti adulti, bambini bambini (età età). Patente dello skipper: patente o non necessaria. Tariffa di noleggio: fascia. Mancanti: campi o nessuno. Lingua: lingua. Contatto: email o telefono.
ConsiglioGli yacht commerciali di 24 metri e oltre che rientrano nel Red Ensign Group Yacht Code trasportano al massimo 12 passeggeri2, e chi noleggia all’estero deve in genere dimostrare la propria competenza3. Indica il limite di ogni yacht nella tua knowledge base.
5. Quando date, camera, tour o yacht non sono disponibili
La tua IA non vede la disponibilità in tempo reale. Sa solo quello che dice la tua knowledge base: periodi di chiusura, limiti di ospiti e date che hai segnato come al completo. Il resto lo verifica una persona. Non scrivere mai “probabilmente è libero”.
Cosa proporre, in quest’ordine
- Altre dateLe date libere più vicine, o una settimana prima o dopo.
- Un’altra soluzioneUn’altra camera, un altro spazio, un altro orario del tour o un altro yacht a un prezzo simile.
- Lista d’attesaSolo con una data entro cui risponderai, mai come prenotazione.
- Indirizza altroveA un partner di cui ti fidi, se non puoi aiutare tu.
IA: data segnata come chiusa o al completoStruttura è chiusa o al completo nelle date date. Le date libere più vicine sono date. Vuoi che invii a collega una richiesta per quelle date?
IA: oltre il limite di ospitiSoluzione accoglie fino a 12 ospiti. Per 14, collega può verificare alternativa. Vuoi che lo aggiunga alla tua richiesta?
IA: chiede se è liberoNon vedo la disponibilità in tempo reale, ma posso inviare subito la tua richiesta a collega, che ti risponderà entro le ora.
Operatore: due alternativeGrazie per l’attesa, nome. Soluzione non è disponibile nelle date date. Posso proporti alternativa 1 o alternativa 2. Vuoi un’offerta per una delle due?
Operatore: lista d’attesaSei in lista d’attesa per soluzione nelle date date. Non è una prenotazione. Se si libera, ti scrivo subito. Altrimenti, ti aggiorno entro il data.
Se rifiuta tuttoGrazie per averci considerato. Se i tuoi programmi cambiano, scrivici qui. Partner potrebbe avere disponibilità nelle tue date: link.
6. Dati mancanti e cambio di lingua
Spesso gli ospiti mandano metà dei dati in un solo messaggio. Tieni quello che c’è e chiedi solo il primo campo mancante.
Quando mancano dei dati
- Tieni quello che haiNon chiedere mai di nuovo un campo che l’ospite ha già dato.
- Chiedi un dato alla voltaUn campo mancante per domanda. Adulti e bambini possono stare nella stessa domanda.
- Riformula le risposte vagheTrasforma “il prossimo fine settimana” in “da venerdì 16 a domenica 18 ottobre” e chiedi all’ospite di confermare.
- Fermati dopo due tentativiPoi passa la richiesta con Mancanti: campo e lo stato Dati mancanti. Solo i recapiti non si possono saltare.
IA: solo una parte dei datiGrazie, nome. Ho date per ospiti ospiti. Ancora una cosa, così collega può preparare la tua offerta: domanda per il campo mancante
IA: budget non indicatoNessun problema. È più vicino a fascia A, fascia B o fascia C? Se preferisci non dirlo, lo lascio in sospeso.
IA: mancano ancora i recapitiPer inviare la tua richiesta a collega, mi serve un’email o un numero di telefono. Cosa preferisci?
Quando l’ospite cambia lingua
- Rispondi nella lingua dell’ultimo messaggio dell’ospite. Se cambia lingua, cambiala anche tu, senza chiedere.
- Scrivi le date con il nome del mese: 07/10 significa 10 luglio negli Stati Uniti e 7 ottobre in gran parte d’Europa.
- Scrivi i prezzi con il codice della valuta, per esempio 180 USD.
- Riporta nomi e indirizzi esattamente come li ha scritti l’ospite.
- Scrivi il riepilogo nella lingua del tuo team, con Lingua: lingua.
ConsiglioIn un sondaggio su 8.709 consumatori, il 76% preferiva acquistare con informazioni nella propria lingua4. Dal piano Growth, la casella di CRMsoftware.pro traduce in automatico per l’operatore.
7. Richiesta o conferma: cosa può e cosa non può dire l’IA
Vale per tutte le schedeSolo una persona può confermare una prenotazione, dopo aver verificato disponibilità, prezzo e condizioni. Fino ad allora, l’IA raccoglie una richiesta. Un tribunale ha ritenuto Air Canada responsabile di ciò che il chatbot del suo sito aveva detto a un cliente1.
Cosa non dire mai, e cosa dire invece
| Non dire mai | Di’ invece |
|---|---|
| La tua camera è prenotata. | La tua richiesta è registrata. Collega confermerà la disponibilità entro le ora. |
| Sì, è disponibile. | Non vedo la disponibilità in tempo reale. La verificherà collega. |
| Il totale è 2.400 $. | Le tariffe partono da prezzo a notte. Il prezzo esatto arriva con l’offerta. |
| Te la tengo bloccata. | Collega può dirti se è possibile tenerla bloccata. |
| Cancellazione gratuita, nessun problema. | Le condizioni di cancellazione sono nell’offerta e su pagina delle condizioni. |
Da incollare nelle istruzioni dell’IARaccogli richieste di prenotazione per struttura. Non puoi vedere la disponibilità né confermare prenotazioni, prezzi, blocchi, sconti o rimborsi. Non dire mai che qualcosa è prenotato, confermato, riservato, garantito o bloccato. Chiamala richiesta, indica la persona che la confermerà ed entro quando. Cita solo i prezzi di partenza presenti nella knowledge base.
Chi conferma, e quando
- L’operatore verificaDisponibilità, prezzo e condizioni, nel tuo gestionale o nel tuo calendario.
- L’operatore invia l’offertaPrezzo, condizioni e modalità di pagamento. Stato: Offerta inviata.
- L’ospite accettaAcconto, pagamento o contratto firmato, come prevedono le tue condizioni.
- L’operatore confermaSolo ora: “La tua prenotazione è confermata.” Stato: Confermata dall’operatore.
8. Riepilogo di passaggio: invia ogni richiesta all’operatore giusto
Il riepilogo è la prima cosa che legge l’operatore. Deve permettergli di verificare la disponibilità e inviare un’offerta senza dover fare altre domande all’ospite.
Chi riceve quale richiesta
| Richiesta | Operatore | Rispondi entro |
|---|---|---|
| Soggiorno in hotel | Ufficio prenotazioni | 2 ore lavorative |
| Gruppo o evento | Responsabile eventi | Fine giornata lavorativa |
| Tour o attività | Ufficio tour | 2 ore, 15 minuti se è per oggi |
| Noleggio yacht | Responsabile noleggi | 24 ore |
| Non chiaro | Reception o titolare | 2 ore lavorative |
Formato del riepilogoRichiesta di tipo per operatore. Stato: richiesta, non confermata. Date: date, notti notti. Ospiti: adulti adulti, bambini bambini (età età). Soluzione: camera, spazio, tour o yacht. Luogo: ritiro o porto. Budget: fascia. Richieste: note. Mancanti: campi o nessuno. Lingua: lingua. Contatto: email o telefono. Risposta promessa: entro le ora.
L’IA dice all’ospiteGrazie. Ho inviato la tua richiesta a collega, che si occupa di soggiorni, eventi, tour o noleggi e ti risponderà entro le ora. Fino ad allora, è una richiesta, non una prenotazione.
Se non c’è nessuno onlineIn questo momento il nostro team non è online. La tua richiesta è salvata e collega ti risponderà domani entro le ora. Se è urgente, chiama il telefono.
ConsiglioNomina un sostituto per ogni operatore. Una richiesta che aspetta in una casella vuota è una prenotazione persa.
Per piccoli team di vendita e assistenza
Raccogli richieste di prenotazione 24 ore su 24 e passale alla persona giusta.
L’agente IA di CRMsoftware.pro fa le tue domande indispensabili nella lingua dell’ospite, salva le risposte e passa la richiesta al tuo team, che conferma la prenotazione.
- L’IA risponde in oltre 95 lingue, giorno e notte
- Casella dei lead e 1 pipeline nel piano Free
- Passaggio a una persona con avvisi via email e push da 19 $ al mese, con fatturazione annuale
Piano Free: 3 utenti, senza carta di credito.
Esempio compilato
Una richiesta di noleggio passata all’operatore giusto in 4 minuti
Lo script per le richieste di prenotazione di Tidewell Harbor, un hotel fittizio sul porto con una terrazza per eventi, gite in barca e tre yacht a noleggio. L’ospite invia metà dei dati alle 21:14; l’IA chiede solo ciò che manca e passa una richiesta completa a Marta, la responsabile noleggi.
Riepilogo di passaggio inviato a Marta
| Richiesta | Noleggio yacht, per Marta (noleggi) |
| Stato | Richiesta, non confermata |
| Yacht | Aurora, con equipaggio |
| Date | Da sab 10 a sab 17 luglio 2027, 7 notti |
| Porti | Tidewell Harbor, andata e ritorno |
| Ospiti | 8 adulti, 2 bambini (9 e 12 anni) |
| Budget | Tariffa di noleggio da 20.000 a 25.000 $ |
| Mancanti | Nessuno |
| Lingua | Inglese |
| Contatto | Anna W., email anna.w@example.com |
| Risposta promessa | Entro mezzogiorno di mercoledì 7 ottobre |
Dalla richiesta alla prenotazione
| Quando | Fase | Stato |
|---|---|---|
| Mar 21:14 | Primo messaggio nella chat del sito | Nuova |
| Mar 21:18 | Riepilogo inviato a Marta | Inviata all’operatore |
| Mer 9:05 | Disponibilità verificata, offerta inviata via email | Offerta inviata |
| Entro ven 16 ott | Contratto firmato e acconto | Confermata dall’operatore |
Perché funziona
Perché l’IA raccoglie una richiesta e una persona la conferma
Nel febbraio 2024 un tribunale canadese ha condannato Air Canada a pagare a un cliente circa 650 C$ di risarcimento, più interessi e spese, dopo che il chatbot del suo sito aveva descritto uno sconto per lutto in un modo che la pagina delle condizioni della compagnia non consentiva. Il tribunale ha ritenuto la compagnia responsabile di tutte le informazioni presenti sul suo sito, sia che provenissero da una pagina statica sia da un chatbot1. Per questo lo script raccoglie una richiesta e una persona conferma disponibilità e prezzo.
Ogni tipo di prenotazione richiede dati diversi: notti e camere per un hotel, età e punto di ritiro per un tour, porto, equipaggio e ospiti a bordo per un noleggio. Gli yacht commerciali di 24 metri e oltre che rientrano nel Red Ensign Group Yacht Code trasportano al massimo 12 passeggeri2, e chi noleggia all’estero deve in genere dimostrare la propria competenza3. Nemmeno le classiche domande BANT si adattano a chi viaggia per piacere: il budget funziona meglio come fascia, e chi decide è chi viaggia o chi paga.
Conta anche la lingua. In un sondaggio di CSA Research su 8.709 consumatori in 29 paesi, il 76% preferiva acquistare prodotti con informazioni nella propria lingua e il 40% non acquista mai da siti in altre lingue4. Per questo lo script risponde nella lingua dell’ospite e tiene il riepilogo nella tua.
650 C$
di risarcimento che Air Canada ha dovuto pagare per la risposta del suo chatbot, più interessi e spese
76%
degli acquirenti online preferisce acquistare con informazioni nella propria lingua
0
volte in cui l’IA può scrivere prenotato o confermato
Campi per tipo
Campi indispensabili per richieste di hotel, location, tour e noleggio yacht
Gli stessi argomenti, chiesti in modo diverso per ogni tipo di prenotazione. Usa la tabella per impostare le istruzioni dell’IA e il registro Excel.
| Campo | Soggiorno in hotel | Gruppo o evento | Tour o attività | Noleggio yacht |
|---|---|---|---|---|
| Date | Arrivo e partenza | Data dell’evento e una data alternativa | Data e orario di partenza | Data di inizio e di fine, in giornata o con pernottamento |
| Persone | Adulti, bambini ed età | Ospiti, e camere a notte | Persone ed età dei bambini | Ospiti a bordo, entro il limite dello yacht |
| Soluzione | Camere e tipologia | Allestimento, catering ed extra | Di gruppo o privato | Yacht o tipo, con o senza equipaggio |
| Luogo | Non serve | Non serve | Punto di ritiro o di ritrovo | Porto di partenza e di arrivo |
| Budget | A notte, come fascia | Totale o a persona | Listino prezzi, preventivo per i tour privati | Tariffa di noleggio, extra a parte |
| Controllo in più | Richieste particolari | Chi decide, ed entro quando | Note sulla sicurezza | Patente dello skipper se senza equipaggio |
Il budget non è mai un motivo per fermarsi: se l’ospite non lo dice, scrivi “non indicato” e passa la richiesta. I recapiti sono l’unico campo che non puoi saltare.
Casi particolari
Richieste di prenotazione che richiedono una risposta diversa
Situazioni che mettono in crisi uno script semplice, con quello che dice l’IA.
L’ospite vuole subito il prezzo
Non rifiutare e non tirare a indovinare un totale. Indica il prezzo di partenza e cosa lo fa cambiare.
L’IA diceLe camere partono da prezzo a notte. Il prezzo esatto dipende dalle tue date: dammi due dettagli e collega te lo invierà.
L’ospite vuole pagare subito
Il pagamento arriva dopo la conferma di una persona. Dal piano Launch, l’operatore può inviare da CRMsoftware.pro un preventivo, un contratto con firma elettronica o un link di pagamento.
L’IA diceGrazie. Collega ti invierà l’offerta con un metodo di pagamento sicuro appena le tue date saranno confermate.
Scrive un organizzatore o un’agenzia per un cliente
Chi scrive potrebbe non essere chi viaggia o chi paga.
L’IA diceLa prenotazione è a nome tuo o del tuo cliente, e chi deve ricevere l’offerta?
La richiesta arriva di notte
Raccogli subito tutto e prometti un orario di risposta. L’ospite non deve scrivere di nuovo.
L’IA diceIl nostro team torna alle 9:00. La tua richiesta è salvata e collega ti risponderà entro le 11:00.
Dal piano Launch, le prenotazioni con sincronizzazione del calendario permettono agli ospiti di scegliere un orario per una chiamata o un sopralluogo. Camere, posti e yacht li conferma comunque il tuo team.
Registro Excel
Cosa c’è nel registro Excel delle richieste
Tre fogli: Registro richieste per ogni richiesta, Regole per i campi obbligatori e l’operatore di ogni tipo di prenotazione, e Riepilogo per i totali. Le colonne contrassegnate con Auto si compilano da sole. Il file si apre in Excel, LibreOffice e Fogli Google.
| Colonna | Cosa fa |
|---|---|
| Tipo | Soggiorno in hotel, Gruppo o evento, Tour o attività oppure Noleggio yacht, da un elenco a discesa. |
| Date, ospiti, soluzione, luogo, budget, contatto | Quello che ha detto l’ospite. Lascia la cella vuota se non l’ha detto. |
| Notti e ospiti Auto | Data di fine meno data di inizio, e adulti più bambini. |
| Campi mancanti e Completa Auto | Conta i campi obbligatori vuoti per questo tipo, poi mostra Completa o Dati mancanti. |
| Stato e responsabile | Nuova, Dati mancanti, Inviata all’operatore, Offerta inviata, Confermata dall’operatore o Persa, e chi l’ha presa in carico. |
| Operatore giusto Auto | Sì quando il responsabile è l’operatore indicato nel foglio Regole per questo tipo. |
| Minuti al passaggio Auto | Dal primo messaggio al riepilogo di passaggio. |
Il registro di esempio contiene 8 richieste: 6 complete, e 5 di queste passate all’operatore giusto (63%), la misura di successo di questo script. Una richiesta di matrimonio è finita all’ufficio prenotazioni invece che al responsabile eventi. Tempo medio di passaggio: 6,9 minuti.
Come impostarlo
Imposta il tuo script per le richieste di prenotazione in 4 passi
- 1
Scegli i tuoi tipi di prenotazione
Tieni le schede di ciò che vendi, più le schede da 5 a 8.
- 2
Compila le parentesi
Camere e tariffe, spazi, orari dei tour e limiti di età, yacht, porti e il nome di ogni operatore. Date di chiusura e limiti di ospiti vanno nella knowledge base.
- 3
Aggiungi la regola della richiesta
Incolla il testo della scheda 7 nelle istruzioni dell’IA.
- 4
Prova, poi controlla ogni settimana
Invia cinque richieste di prova, tra cui una con dati mancanti e una in un’altra lingua. Controlla il registro ogni settimana.
Impostalo in CRMsoftware.pro
- Apri “My Bots”, scegli il tuo bot e, nella scheda “Basics”, incolla in “Instructions” le tue domande, la regola della richiesta e i tuoi operatori. Aggiungi tariffe, date di chiusura e limiti di ospiti alla “Knowledge Base”.
- Nella scheda “Behavior”, attiva “Collect User Data” per chiedere nome e contatto prima che inizi la chat.
- Nella scheda “Connect”, attiva “Send email notifications” e aggiungi i tuoi operatori in “Assigned users”. Attiva anche le notifiche push.
- Fai clic su “Save Bot” e invia una richiesta di prova con “Try Bot”. Prendila in carico in “Live Support”, dove lo stato passa da “Awaiting agent” a “Completed”.
- Nella casella dei lead, converti una richiesta di evento o di noleggio in contatto, azienda e trattativa con un clic.
Il piano Free include la chat IA, una knowledge base essenziale, una casella dei lead limitata e 1 pipeline. Il passaggio a una persona con avvisi via email e push parte da Launch, 19 $ al mese con fatturazione annuale per 8 utenti. CRMsoftware.pro non si collega ai sistemi di prenotazione degli hotel e non verifica la disponibilità: ogni prenotazione la conferma il tuo team.
Revisione settimanale delle richieste, 15 minuti
- Dati mancanti: quale domanda saltano gli ospiti?
- Operatore sbagliato: il riepilogo indica la persona giusta?
- Ogni chat in cui l’IA ha scritto prenotato o confermato: correggi le istruzioni il giorno stesso.
Domande frequenti
Domande sulle richieste di prenotazione e sulla loro qualificazione
Che cos’è uno script per le richieste di prenotazione?
È una breve serie ordinata di domande che il tuo team o la chat IA fa a chi invia una nuova richiesta di prenotazione, così una persona può verificare la disponibilità e inviare un’offerta senza dover chiedere di nuovo. Questo copre soggiorni in hotel, location per eventi, tour e noleggi di yacht, con un file Word e un registro Excel.
Cosa chiedere in una richiesta di prenotazione per un hotel?
Date di arrivo e di partenza, adulti e bambini con le età, camere e tipologia, un budget a notte come fascia e un’email o un numero di telefono. Chiudi con una domanda aperta sulle richieste particolari.
Come si qualifica una richiesta per un gruppo o una location per eventi?
Chiedi l’evento e la data con una data alternativa, ospiti e camere a notte, orari e allestimento, catering, una fascia di budget e chi decide ed entro quando. Passala al responsabile eventi entro la stessa giornata lavorativa.
Quali domande deve fare un tour operator prima di prenotare?
Quale tour e quale data, quante persone e l’età dei bambini, il punto di ritiro, di gruppo o privato, note sulla sicurezza come difficoltà di movimento o capacità di nuotare, e un cellulare per il giorno del tour.
Cosa deve contenere una richiesta di noleggio yacht?
Date, in giornata o con pernottamento, porto di partenza e di arrivo, numero di ospiti, con o senza equipaggio, lo yacht o il tipo, un budget per la tariffa di noleggio e i recapiti. Per il noleggio senza equipaggio, chiedi la patente nautica dello skipper: chi noleggia all’estero deve in genere dimostrare la propria competenza3.
Un chatbot può confermare una prenotazione di hotel o di yacht?
No, a meno che non sia collegato al tuo sistema di prenotazione in tempo reale e le tue condizioni lo consentano. Altrimenti raccoglie una richiesta e dice chi la confermerà ed entro quando. Un tribunale canadese ha ritenuto Air Canada responsabile di ciò che il chatbot del suo sito aveva detto a un cliente1.
Cosa devo dire quando le date non sono disponibili?
Dillo chiaramente e proponi al massimo due alternative: altre date o un’altra soluzione. Se l’ospite vuole aspettare, proponi una lista d’attesa con una data di risposta e specifica che non è una prenotazione.
Un’IA può gestire richieste di prenotazione in altre lingue?
Sì. Rispondi nella lingua dell’ultimo messaggio dell’ospite, scrivi le date con il nome del mese e tieni il riepilogo nella lingua del tuo team. CRMsoftware.pro risponde in oltre 95 lingue e, dal piano Growth, la casella traduce in automatico per la persona che prende in carico la chat.
CRMsoftware.pro può verificare la disponibilità o confermare prenotazioni?
No. Non si collega ai sistemi di prenotazione degli hotel né all’inventario delle camere. L’IA raccoglie la richiesta e la salva nella casella dei lead e, dal piano Launch, passa la chat al tuo team con avvisi via email e push. Le prenotazioni con sincronizzazione del calendario di Launch servono per fasce orarie, come una chiamata o un sopralluogo.
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Strumenti gratuiti
Fonti
- Moffatt v. Air Canada, 2024 BCCRT 149, decisione del 14 febbraio 2024: BC Tribunal Confirms Companies Remain Liable for Information Provided by AI Chatbot, Business Law Today, American Bar Association, February 29, 2024
- Ambito della Parte A, yacht commerciali di 24 metri e oltre: Maritime and Coastguard Agency, MSN 1895 (M): The Red Ensign Group (REG) Yacht Code Part A
- Noleggiare all’estero: Royal Yachting Association, Evidence of Competence Abroad
- Sondaggio su 8.709 consumatori in 29 paesi, 7 luglio 2020: CSA Research, Consumers Prefer their Own Language
- Piani, prezzi e funzioni, verificati il 7 ottobre 2026: Prezzi di CRMsoftware.pro
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