面向小团队和 AI 客服的多语言客户支持手册

一份小团队本周就能用起来的多语言客户支持手册:按语言逐一决定,给 AI 客服设定语言规则,没人会说客户的语言时如实转人工,并每月用同样的 10 个问题测试每种语言。附完整示例,提供 Word 和 Excel 文件。

1. 语言覆盖矩阵:每种语言单独决定

先填写

这份多语言客户支持手册从一个决定开始:每种语言单独决定。AI 客服能用 95+ 种语言回复,所以每种语言都会得到回答。矩阵决定的是:哪些回答由您担保、由谁检查,以及回答出错时怎么办。

三个覆盖级别

级别客户得到什么需要什么
已支持:AI 加真人AI 回答;转人工时,由会说该语言的同事接手。一位能熟练读写该语言的同事、一位审核人、一次通过的测试、一个兜底方案。
仅 AIAI 回答。转人工后,同事借助翻译工具回复,速度较慢。一位每月投入约 1 小时的审核人、经批准的政策文本、一次通过的测试、一个兜底方案。
不支持AI 回答简单问题。具有约束力的条款用主要语言提供,并如实说明原因。一条如实说明的消息,以及用主要语言回复的时限。

矩阵中的一行(每种语言一行)语言:语言,必要时注明地区
聊天占比:上月 %
AI 回答:是 / 否
会说该语言的人:姓名,或无
审核人:母语者或流利使用者
兜底方案:质量不达标或无人会说时怎么办
状态:已支持 / 仅 AI / 不支持
负责人和下一步:姓名,行动,日期前完成

确定级别

  1. 统计真实聊天上个月各语言的占比。再读 20 段聊天:要看的是客户实际用哪种语言书写。
  2. 超过聊天的 3%至少设为“仅 AI”:找一位审核人,并写好兜底方案。
  3. 有人会说这种语言设为“已支持”,前提是此人能覆盖您的客服时间,或者有人替补。
  4. 低于 3%,没有审核人暂时设为“不支持”。每 3 个月重新评估一次。

完成检查一种语言只有在本月测试中经审核人检查并通过、且有可用的兜底方案时,才算得到支持(“仅 AI”或 AI 加真人)。在此之前,按“不支持”处理。

面向小型销售和客服团队

用 95+ 种语言回答,并检查您承诺的每一种语言。

在 CRMsoftware.pro 中,AI 客服根据您的知识库用访客的语言回复,并在“实时支持”中把聊天转给您的团队。使用 Growth 版时,“自动翻译”让同事可以用自己不会的语言回复。给回答打分靠的是您的月度测试,而不是应用的功能。

  • 所有套餐的 AI 都能用 95+ 种语言回复,答案来自您的知识库
  • Launch 版起支持在“实时支持”中转人工,Growth 版提供“自动翻译”
  • Growth 版按年付费每月 $49,支持 20 位用户,增加多语言小部件

免费版:3 位用户,含 AI 聊天和基础知识库,无需信用卡。

完整示例

一家使用 5 种语言的网店:语言覆盖和 10 月测试

Sagebrush Leather 是圣迭戈一家虚构的网店,向美国、墨西哥、加拿大和巴西销售皮包。店主 Daniela 会说英语和西班牙语;负责客服的 Tom 会说英语。9 月的 610 段聊天中,41% 不是英语。下面是一位巴西客户用葡萄牙语要求找真人。

Sagebrush Leather虚构的聊天,译自葡萄牙语
客户您好!我 6 天前订了 Ranger Tote,到现在还没送到圣保罗。可以找真人吗?
AI 客服Marina,很抱歉让您久等了。寄往巴西的配送需要 8 到 15 个工作日,所以您的订单仍在正常时间内。我们的团队使用英语和西班牙语,会借助翻译工具在 1 个工作日内回复葡萄牙语消息。需要我帮您转给他们吗?请发送您的订单号。
客户好的,麻烦了。订单号 SL-4821。我需要交进口税吗?
AI 客服谢谢您。寄往巴西的订单,进口关税和税费在收货时支付,金额由海关确定,所以我无法告诉您具体数额。我们团队的 Tom 会在这里回复您。
已在“实时支持”中转给 Tom,“自动翻译”已开启
Tom(客服)Marina 您好,我是 Tom。订单 SL-4821 已于 10 月 1 日从我们的仓库发出,目前在巴西海关。物流跟踪链接在发货邮件里。我会在 10 月 12 日再查一次,并发邮件告诉您最新状态。

语言覆盖矩阵,2026 年 10 月

英语,占聊天的 59%已支持。审核人:Tom。兜底方案:Tom 在“实时支持”中处理,2 个工作小时内。
西班牙语,24%已支持。审核人:Daniela。兜底方案:Daniela,或 Tom 借助“自动翻译”。
葡萄牙语(巴西),9%仅 AI。审核人:Lucas Almeida,自由职业者。兜底方案:Tom 借助“自动翻译”,1 个工作日内。
法语(加拿大),6%仅 AI。审核人:Amélie Roy,自由职业者。兜底方案:Tom 借助“自动翻译”,1 个工作日内。
德语,2%不支持。没有审核人。兜底方案:如实说明,1 个工作日内用英语发邮件回复。

每月回答评估,2026 年 10 月 5 日

语言得分结果
英语30/30(100%)通过
西班牙语29/30(97%)通过
葡萄牙语28/30(93%)通过
法语27/30(90%)未通过:1 处政策错误
德语未测试没有审核人

未通过项、修正和完成检查

法语,问题 3政策错误:承诺向加拿大提供免费退货标签。修正:法语的地区政策说明,由 Amélie 批准。
法语,问题 1 和 8自行把 USD 189 换算成约 CAD 259;使用了“tu”。修正:规则 5 和规则 7。
西班牙语和葡萄牙语翻译了 Ranger Tote 这个名称;寄往巴西的配送时间有误;使用了欧洲葡萄牙语的措辞。已于 10 月 6 日修正。
完成检查英语和西班牙语算作“已支持”,葡萄牙语算作“仅 AI”。法语在 10 月 12 日重新测试之前算作“不支持”。

为何重要

为什么多语言回答需要在每种语言中测试

在美国 5 岁及以上的人口中,超过五分之一(22%)在 2017 至 2021 年间在家说英语以外的语言;其中约 61% 说西班牙语1。无论团队里有没有人能检查答案,AI 客服都会回答这些聊天。

流利不等于正确,而且质量在不同语言之间并不一样。OpenAI 把同一套选择题考试机器翻译成其他语言后,GPT-4 的英语得分为 85.5%,西班牙语为 84.0%,泰卢固语为 62.0%2。2021 年一项研究考察了用 Google Translate 翻译急诊科出院指导的效果:400 份译文中有 82.5% 保留了原意,从西班牙语的 94% 到亚美尼亚语的 55% 不等,作者认为不同语言之间的结果并不一致3。

这些数字来自 2021 年和 2023 年的工具,今后会变化。方法不会变:每种语言问同样的问题,由读得懂的人检查,并为未通过的语言准备兜底方案。

22%

的美国 5 岁及以上居民在 2017 至 2021 年间在家说英语以外的语言

85.5% 对 62.0%

GPT-4 在同一考试中的英语得分,以及译成泰卢固语后的得分

94% 对 55%

2021 年研究中,Google Translate 在西班牙语和亚美尼亚语中保留原意的比例

Excel 评估表

Excel 多语言回答评估模板

三个工作表:“覆盖矩阵”(每种语言一行)、“评估”(示例店铺的 10 月测试:4 种语言,每种 10 个问题)和“汇总”。带底色的列会自动填写。文件可在 Excel、LibreOffice 和 Google 表格中打开。

列作用
覆盖:语言、聊天占比、AI 回答、会说该语言的人每种语言一行。占比来自“聊天记录”或“分析”。
审核人、兜底方案、兜底方案本月已试、状态谁负责审核,质量不达标时怎么办,本月试过后填“是”,以及从列表中选择的级别。
测试结果、检查、算作 自动本月的结果、缺少什么,以及按完成检查这种语言实际算作哪个级别。
负责人、下一步、截止日期这种语言接下来由谁做什么,在何时之前完成。
评估:语言、问题、预期事实、三项检查每种语言的每个问题一行,填写审核人给出的“是”或“否”,每个“否”都附备注。
得分 自动每个“是”得 1 分,0 到 3 分。三项检查和审核人都填好之前保持空白。
汇总:得分率、政策错误、结果 自动按您选择的月份逐一统计每种语言:得分率达到 90% 或以上且没有政策错误即为通过。阈值可以修改。

“汇总”工作表显示每种语言当月的得分率、对照阈值得出的“通过”或“未通过”,以及缺少审核人或可用兜底方案的语言。在示例中,法语得分率为 90%,但因 1 处政策错误未通过;德语没有审核人。

如何使用

如何使用这份多语言客户支持手册

  1. 1

    填写覆盖矩阵

    为每种语言填写聊天占比、会说该语言的人、审核人、兜底方案和级别(选项卡 1)。

  2. 2

    设置问候语和规则

    首次消息取自选项卡 2,语言规则取自选项卡 8,批准文本和术语表放进知识库。

  3. 3

    约定转人工方式

    谁用哪种语言回复、何时回复(选项卡 3)。每种语言试一次转人工。

  4. 4

    执行月度测试

    每种语言问同样的 10 个问题,由审核人在 Excel 文件中打分。

  5. 5

    修正并决定

    修正原文,7 天内重新测试未通过项,并更新每种语言的级别。

在 CRMsoftware.pro 中设置

  1. 找出您的语言:在“聊天记录”中,每段聊天的“访客信息”下都会显示“语言”;如果您的套餐包含“分析”,可以在“人口统计与流量”下查看“语言分布”。
  2. “我的机器人”>选择机器人>“基础知识”选项卡:把语言规则粘贴到“说明”(“共享”选项卡),把批准文本和术语表添加到“知识库”,写好“首次消息”。点击“保存更改”。
  3. 设置“小部件语言”来决定按钮和标签的语言,或者开启“自动检测网站语言”;您选择的语言作为后备语言。
  4. 用“尝试机器人”以每种语言运行这 10 个问题,由审核人输入。
  5. 转人工的聊天会以“等待客服”状态进入“实时支持”。使用 Growth 版时,开启“自动翻译”,即可用您的语言阅读客户消息,并用客户的语言回复;“显示原文”可查看客户的原话。
  6. 按语言给聊天加标签:“设置”>“对话标签”>“新标签”,例如 lang-fr。使用 Growth 版时,保存本地化回复:“设置”>“已保存回复”>“新建回复”,“快捷键”填 /refund-fr。

CRMsoftware.pro 不会给回答打分,也不会按语言分配聊天:矩阵和测试是您自己的文档。AI 聊天和知识库:免费版,3 位用户。转人工:Launch 版,按年付费每月 $19,支持 8 位用户。自动翻译、已保存回复和 17 种语言的小部件:Growth 版,每月 $49。

每月语言复查,30 分钟

  • 每种标为“已支持”或“仅 AI”的语言都通过了本月测试,并有指定的审核人。
  • 每个兜底方案本月都试过一次。
  • 测试中的每个“否”都有修正、负责人和重新测试日期。

常见问题

关于多语言客户支持的常见问题

什么是多语言客户支持手册?

它是一份简短的运营计划,用于以多种语言服务客户:您支持哪些语言、以什么方式支持,AI 客服和团队在每种语言中说什么,以及如何检查质量。这份手册还增加了每月测试:每种语言问同样的 10 个问题。

小团队有哪些多语言客服最佳实践?

按语言逐一决定,而不是笼统地承诺“支持多语言”。政策和价格使用经批准的译文,产品名称不翻译,如实说明真人会用哪种语言回复,并每月测试每种语言,由母语者或流利使用者审核。

如何评估多语言聊天机器人的回答?

在每种语言中提出同样的问题,并根据原文事先写下预期事实。由母语者或流利使用者从事实、语气和政策三方面给每个回答打分。在这份模板中,一种语言得分达到 90% 或以上且没有政策错误即为通过;每月测试一次,价格或政策有任何变化后也要测试。

有 Excel 版的多语言回答评估模板吗?

有。免费的 Excel 文件包含覆盖矩阵、按语言和问题计算得分的评估表,以及“汇总”表:显示每种语言“通过”或“未通过”,并列出缺少审核人或可用兜底方案的语言。

退款政策和条款可以用机器翻译吗?

只能作为草稿。由流利的审核人对照原文检查,负责人批准后,AI 客服才能引用。在 2021 年的一项研究中,Google Translate 翻译急诊指导时,西班牙语译文有 94% 保留了原意,而亚美尼亚语译文只有 55%3。

没人会说客户的语言时,聊天机器人该说什么?

在转人工之前,说明团队使用的语言、回复所用的语言和回复时间,例如:“我们的团队使用英语和西班牙语,所以同事会在 1 个工作日内用英语回复您。”绝不承诺会有说客户语言的真人。

小企业应该支持哪些语言?

按语言统计一个月的聊天。占比超过约 3% 的语言至少设为“仅 AI”,并配备审核人和兜底方案。团队中有人会说的语言可以设为“已支持”。其余语言保持“不支持”,并如实说明。

CRMsoftware.pro 会用客户的语言回答吗?

会。在所有套餐中,AI 客服都会用访客书写的语言回复,支持 95+ 种语言。小部件的按钮方面,“自动检测网站语言”会匹配您网站的语言,并以“小部件语言”作为后备;17 种语言的小部件随 Growth 版提供。

在 CRMsoftware.pro 中,团队能用自己不会的语言回复吗?

可以,需要 Growth 版,按年付费每月 $49:在“实时支持”中开启“自动翻译”,即可阅读翻译后的客户消息,并用客户的语言回复;“显示原文”可查看客户的原话。涉及退款和法律条款时,仍要粘贴经批准的译文。

每种语言都回答,只承诺经过测试的语言。

免费开始,含 3 位用户:95+ 种语言的 AI 聊天和基础知识库。Launch 版按年付费每月 $19,支持 8 位用户,增加转人工。Growth 版每月 $49,增加自动翻译、已保存回复和 17 种语言的小部件。